Комп'ютеризація кадрового діловодства

Комп'ютеризація кадрового діловодства єоднією з основних умов раціональної організації діловодних процесів у організації, засобом підвищення ефективності діяльності кадрових служб, фактором зростання продуктивності й оперативності праці менеджерів.

Упроваджувати комп'ютеризацію необхідно на всіх етапах діловодства, починаючи з підготовки документів, їхнього копіювання, оперативного розмноження, експедиційного оброблення, реєстрації та пошуку, швидкого транспортування, завершуючи контролем виконання та надійним зберіганням документації.

Деякі організації успішно використовують систему управління персоналом PersonPro.

Основні функціональні можливості цієї програми такі:

1) Розроблення організаційної структури організації.

2) Створення та редагування штатного розпису організації.

3) Облік, зберігання та оперативний пошук даних про персонал організації.

4) Створення електронного варіанта особових справ співробітників,карток персонального обліку працівників (типова форма № П-2).

5) Створення бази даних кандидатів на вакантні посади.

6) Формування стандартизованих типів документів (наказів з приймання на роботу, звільнення з роботи, відрядження, надання відпустки тощо).

7) Формування статистичної звітності з персоналу та кадрової роботи.

8) Організація обліку, зберігання та швидкого пошуку внутрішніх, вхідних та вихідних документів.

9) Організація розсилання документації за допомогою електронної пошти.

Упровадження комп'ютерних технологій у кадровому діловодстві дає змогу підвищити ефективність діяльності працівників кадрової служби, зекономити витрати часу на підготовку та пошук необхідних документів, посилити контроль за створенням, веденням та зберіганням документації зперсоналу організації.

sПитання до самоконтролю

1. Розкрити специфіку діяльності служб управління персоналом у ринкових умовах функціонування економіки України.

2. Дати характеристику кадровій службі як одному з провідних функціональних підрозділів підприємства.

3. Розкрити роль кадрової служби у формуванні конкурентоспроможного персоналу підприємства.

4. У чому полягають основні функції та завдання кадрової служби в сучасних умовах?

5. Визначити основні професійно-кваліфікаційні вимоги до керівника сучасної кадрової служби.

6. Схарактеризувати права, обов'язки й відповідальність керівника кадрової служби.

7. Пояснити необхідність співпраці кадрової служби з іншими структурними підрозділами підприємства для підвищення ефективності управління персоналом.

8. Якими, на вашу думку, повинні бути напрями вдосконалення діяльності кадрової служби в сучасних умовах?

9. Обґрунтувати необхідність ведення кадрового діловодства в загальній системі управління підприємством.

10. Дати характеристику номенклатурі справ з кадрового діловодства.

11. Схарактеризувати основні групи комплексу документів за функціями управління кадрами.

12. Розкрити механізм документаційного забезпечення обліку та руху кадрів.

13. Назвати основні вимоги до складу та ведення особових справ працівників підприємства.

14. Пояснити правила заповнення, ведення та зберігання трудових книжок працівників на підприємстві.

15. Розкрити сутність та призначення штатно-посадової та алфавітної книг у діяльності кадрової служби.

16. У чому, на вашу думку, полягає необхідність комп'ютеризації кадрового діловодства?

Тема 6. Планування й формування персоналу

План

1. Об’єктивні й суб’єктивні чинники зміни потреб організації в персоналі.

2. Аналіз наявної чисельності та структури персоналу.

3. Методи визначення потреб організації у персоналі.

4. Джерела поповнення й оновлення персоналу.

5. Методи професійного підбору кадрів.