Информационное обеспечение анализа хозяйственной деятельности

Информационная база анализа и оценки результатов деятельности хозяйственных субъектов включает в себя совокупность входящей информации, результаты ее промежуточной обработки, выходные данные и конечные результаты анализа, поступающие в систему управления. Рационально организованный и соответствующим образом регулируемый информационный поток служит надежной базой для построения моделей в соответствии с задачами анализа. Формирование системы информационного обеспечения анализа результатов деятельности организации – это процесс целенаправленного подбора соответствующих информативных показателей для использования в процессе анализа, прогнозирования и принятия управленческих решений.

Информационной базой для анализа хозяйственной деятельности (АХД) являются:

1. Планово-нормативные источники анализа (данные планов, нормы расходов топлива, электроэнергии, материалов, сырья, обеспеченности и использования торговых и складских площадей, другие нормативные материалы, проектно-сметные документы, технические паспорта).

2. Данные бухгалтерского, статистического и оперативного учета и отчетности.

Наиболее подробные сведения приводятся в годовых отчетах, к которым обязательно прилагается обязательная записка. По данным первичных документов можно установить причины перерасходов, уплаты штрафов, виновных лиц, изучить законность и целесообразность совершаемых хозяйственных операций.

3. Данные документальных ревизий, проверок, приказов и распоряжений предприятий, вышестоящих органов, хозяйственно-правовые материалы (договоры, спецификации, наряды, заявки и заказы на поставку товаров, решения арбитража), протоколы заседаний балансовых комиссий, экономических советов, производственных совещаний и т. п.

4. Личные наблюдения, материалы хронометража, фотографирования рабочего дня.

К исходной информации в экономическом анализе предъявляются определенные требования.

Главное из них – удовлетворение потребностям широкого круга пользователей. Требования к учетной информации:

1. Аналитичность информации, т. е. поступающая информация должна быть именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая нужна аналитику.

2. Объективность информации необходима для того, чтобы выводы после проведения анализа соответствовали действительности.

3. Единство информации, т. е. сопоставление одних и тех же показателей из разных источников и т. п.

7. Оперативность информации (с помощью ПЭВМ).

8. Рациональность информации, т. е. минимум затрат на ее сбор, хранение и пользование.

5. Резервы повышения эффективности производства.

Для лучшего понимания сущности, более полного выявления и использования, хозяйственные резервы классифицируются по разным признакам.

По пространственному признаку выделяют внутрихозяйственные, отраслевые, региональные и общегосударственные резервы . К внутрихозяйственным принадлежат те резервы , которые выявляются и могут быть использованы только на исследуемом предприятии. Они связаны, в первую очередь, с ликвидацией потерь и непроизводительных затрат ресурсов. К ним относятся потери рабочего времени и материальных ресурсов из-за низкого уровня организации и технологии производства , бесхозяйственности и т.д. Отраслевые резервы - это те, которые могут быть выявлены только на уровне отрасли, например, выведение новых сортов культур, пород животных, разработка новых систем машин, новых технологий, улучшенных конструкций изделий и т.д. Поиск этих резервов является компетенцией отраслевых объединений, министерств, концернов. Региональные резервы могут быть выявлены и использованы в пределах географического района (использование местного сырья и топлива, энергетических ресурсов, централизация вспомогательных производств независимо от их ведомственного подчинения и т.д.). К общегосударственным резервам можно отнести ликвидацию диспропорций в развитии разных отраслей производства , изменение форм собственности, системы управления национальной экономикой и т.д. Использование таких резервов возможно только путем проведения мероприятий на общегосударственном уровне управления.

По признаку времени резервы делятся на неиспользованные, текущие и перспективные. Неиспользованные резервы - это упущенные возможности повышения эффективности производства относительно плана или достижений науки и передового опыта за прошедшие промежутки времени. Под текущими резервами понимают возможности улучшения результатов хозяйственной деятельности, которые могут быть реализованы на протяжении ближайшего времени (месяца, квартала,года).Перспективные резервы рассчитаны обычно на долгое время. Их использование связано со значительными инвестициями, внедрением новейших достижений НТП, структурной перестройкой производства , сменой технологии производства , специализации и т.д. Как правило, текущие резервы должны быть комплектными, т.е. сбалансированными по всем трем моментам труда. Например, найденный резерв увеличения производства продукции за счет расширения производственной мощности предприятия должен быть обеспечен резервами увеличения численности работников или ростом производительности труда. Необходимы дополнительные запасы сырья, материалов и т.д. Только при таком условии резервы могут быть освоены в текущем периоде. Если такой сбалансированности ресурсов нет, то резерв увеличения производства продукции за счет увеличения производственной мощности не может быть использован полностью. Часть его необходимо отнести к перспективным.

Большое значение для организации поиска резервов имеет их группировка по стадиям жизненного цикла изделия. По этому признаку резервы бывают на стадиях предпроизводственной, производственной, эксплуатации и утилизации изделия. На предпроизводственной стадии изучаются потребность в изделии, свойства, которыми оно обладает, разрабатываются конструкция изделия, технология его производства , проводится подготовка производства . Здесь могут быть выявлены резервы повышения эффективности производства за счет улучшения конструкции изделия, усовершенствования технологии его производства , применения более дешевого сырья и т.д. Именно на этой стадии объективно содержатся самые большие резервы снижения себестоимости продукции. И чем более полно они выявлены на этом этапе, тем выше эффективность этого изделия вообще. На производственной стадии происходит освоение новых изделий, новой технологии и затем осуществляется массовое производство продукции. На этом этапе величина резервов снижается за счет того, что уже проведены работы по созданию производственных мощностей, приобретению необходимого оборудования и инструментов, налаживанию производственного процесса. И коренное изменение этого процесса уже невозможно без больших потерь. Поэтому на этой стадии жизненного цикла изделия выявляются и используются в качестве резервов те излишние затраты ресурсов, которые не затрагивают производственного процесса. Эти резервы связаны с улучшением организации труда, повышением его интенсивности, сокращением простоев оборудования, экономией и рациональным использованием сырья и материалов.