Анализ системы адаптации персонала КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»
Основными направлениями деятельности в области кадровой политики КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» в настоящее время являются:
- комплектование высококвалифицированными кадрами, имеющими необходимый уровень квалификации и образования;
- совершенствование подбора кадров на основе применения конкурсного отбора;
- повышение образовательного и квалификационного уровня персонала;
- омоложение коллектива;
- формирование и выполнение конкретных социальных программ коллектива, направленных на обеспечение наиболее важных потребностей персонала – охрану труда и оздоровление, создание условий для профессионального развития;
- оказание адресной помощи отдельным категориям работников.
Процесс подбора кадров КУ ВО «ЦЗН Вологодской области»отделениязанятости населения по городу Вологде и Вологодскому району осуществляется в несколько этапов:
- анализ потребности в кадрах,
- определение требований к кандидатам,
- поиск, отбор, согласование и утверждение трудового договора с кандидатом.
Приему на работу предшествует отбор кадров, включающий в себя следующие этапы:
- предварительную отборочную беседу (проводят начальник отдела управления персоналом и начальники структурных подразделений, отделов и служб);
- внесение сведений о претенденте в базу данных о желающих трудоустроиться в КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделение занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району или сменить работу (производит менеджер по управлению персоналом на основании заявления и автобиографической анкеты установленного образца, заполненных претендентом);
- отбор из базы данных (осуществляет менеджер по управлению персоналом совместно с начальником отдела управления персоналом и руководителем структурного подразделения, в штат которого производится отбор);
- беседа по найму (как правило, проводят начальник отдела управления персоналом и руководитель структурного подразделения, в штат которого подбирается работник);
- проверка рекомендаций и послужного списка;
- принятие решения о трудоустройстве конкретного кандидата (производит директор).
В соответствии с резолюцией директора отдел управления персоналом КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделение занятости населения по городу Вологде и Вологодскому районузнакомит сотрудника с условиями труда, менеджер по управлению персоналом готовит проект трудового договора. Срок трудового договора определяется директором компании.
Трудовой договор (контракт) заключается в КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»в письменной форме по установленному образцу, составляется в двух экземплярах и подписывается сторонами: один экземпляр передается работнику, другой хранится в отделе управления персоналом.
Оформление приема на работу (трудовой договор, приказ) в обязательном порядке согласовывается с начальником отдела управления персоналомКУ ВО «ЦЗН Вологодской области», начальником структурного подразделения, главным бухгалтером (при приеме на работу, предусматривающую материальную ответственность).
Ведение документации по приему и учету вновь принятых на работу сотрудников осуществляется менеджером отдела управления персоналомКУ ВО «ЦЗН Вологодской области».
В процессе социальной адаптации новые работники КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделения занятости населения по городу Вологде и Вологодскому районуполучают информацию о работе, о требованиях, предъявляемых к ее выполнению, о ценностях, принятых в ОЗН по городу Вологде и Вологодскому району, о системе материального и морального поощрения за труд (беседы проводят руководитель структурного подразделения и начальник отдела управления персоналом), знакомятся с условиями оплаты труда, правилами внутреннего трудового распорядка.
Процедура адаптации в КУ ВО «ЦЗН Вологодской области» отделения занятости населения по городу Вологде и Вологодскому району направлена на обеспечение более быстрого вхождения в должность нового сотрудника, уменьшение количества возможных ошибок, связанных с включением в работу, формированиепозитивного образа учреждения, уменьшение дискомфорта первых дней работы, а также на оценку уровня квалификации и потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока.
Общая часть предполагает формирование общего представления о КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», его основных направлениях деятельности, организационных особенностях, особенностях взаимоотношений КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» и работника (порядок приема и увольнения, заработная плата, льготы), условий труда и т.п. В зависимости от категории принимаемого специалиста, общая часть может быть более или менее полной. Проводится в течение первой недели работы сотрудника и состоит из 4-х этапов:
Вводное ориентационное собеседование.Основной задачей данной процедуры является сообщение новому сотруднику сведений о КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», оказываемых им услугах и особенностях трудовых отношений КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» и работника.
Ориентационное собеседование проводится после формирования окончательного предложения по приему на работу и согласования даты выхода. Возможно также его проведение в первый день работы. Проводит собеседование начальник отдела кадров или сотрудник отдела по его поручению. Для кандидатов, принимаемых на ключевые посты возможнопроведение данного собеседования с руководителем направления, КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района».
Основные вопросы, затрагиваемые на ориентационном собеседовании:
— КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» на рынке:
1. Основные виды услуг, оказываемые КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», ситуация на рынке труда.
2. Сильные стороны КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» в сравнении с конкурентами, основной круг клиентов.
3. Формы и методы работы.
4. Основные этапы консультационного процесса.
5. Общая оценка позиции КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»на рынкегосуслуг, ближайшие и долгосрочные цели развития.
— КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»изнутри:
6. История развития.
7. Основные подразделения и содержание их деятельности.
8. Руководство компании, разграничение полномочий, порядок выработки решений.
9. Внутренние связи компании.
2.1.2. Личное ознакомление сКУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»и его сотрудниками.
После оформления всех необходимых документов при приеме на работу проводится представление сотрудника персоналу КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»и показ основных помещений офиса. В зависимости от категории работника этот обход может совершить непосредственный руководитель сотрудника или другой человек по его поручению, а также сотрудник отдела персонала.
Ознакомление с рабочим местом.
— Общее ознакомление. Проводит непосредственный руководитель. Показывает рабочий стол, оснащение, места хранения документов, методической литературы и других рабочих материалов общего пользования.
— Инструктаж по использованию технических средств (АТС, персональный компьютер). Проводит руководитель отдела информационных технологий (или его заместитель). Регистрирует нового сотрудника как пользователя сети, объясняет особенности использования возможностей сети компании (диски и хранящаяся на них информация, директории общего пользования и т.д.) и дает вводные консультации по пользованию конкретными программными продуктами.
Ориентационное собеседование с непосредственным руководителем. Проводится непосредственным начальником сотрудника, возможно в присутствии Руководителя направления. Проводится в свободной форме в рабочем порядке в течение первой недели работы. Руководитель объясняет задачи и требования к работе, отвечает на вопросы и рассматривает пожелания нового сотрудника.
Индивидуальная программа адаптации определяется непосредственным руководителем, согласуется с руководителем направления и начальником отдела персонала. Она включает в себя более детальное ознакомление с деятельностью КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»и оказываемыми им услугами (для сотрудников, которые будут непосредственно взаимодействовать с клиентами или другими сторонними организациями), более детальное ознакомление с должностью и спецификой предстоящей работы, приобретение конкретных навыков, специфичных для данной должности (например, программные продукты, ведение внутренней документации и т.п.). На данном этапе используются видеоматериалы, презентации и различные документы, связанные с созданием и деятельностью КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района».
Индивидуальная программа адаптации рассчитана на период прохождения испытательного срока, фиксируется в Индивидуальном плане работы на испытательный срок и делится на две части:
— вхождение в должность;
— работа в должности.
План вхождения в должность. Рассчитан на первый месяц работы со дня приема. Он составляется по окончании первой недели работы сотрудника непосредственным руководителем, согласовывается с отделом персонала и доводится до сотрудника под роспись. Этот этап предполагает полное вхождение нового сотрудника в должность, т.е. полное освоение своих должностных обязанностей, хорошую ориентацию в компании, ее деятельности и структуре. План работы закрепляется в первой части Индивидуального плана работы на испытательный срок, где и фиксируется его выполнение. В этой части оценивается адаптивность и обучаемость сотрудника.
План оценки работы в должности. Рассчитан на оставшийся период испытательного срока. Сотрудник самостоятельно составляет ежемесячный план работы, согласовывает его с непосредственным руководителем и отделом персонала. Оценка выполнения плана фиксируется во второй части Индивидуального плана прохождения испытательного срока. В этой части оценивается соответствие сотрудника занимаемой должности, его профессиональные знания, уровень исполнительской дисциплины, потенциал и возможности дальнейшего роста.
За 10 рабочих дней до окончания испытательного срока в отдел персонала КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»подаются следующие документы:
— отчеты нового сотрудника о проделанной работе;
— Индивидуальный план работы (с оценкой наставником и/или непосредственным руководителем проделанной работы и отзывом с предложениями по дальнейшей работе сотрудника, завизированный Руководителем направления).
— Отзыв руководителя.
При успешном прохождении испытательного срока, непосредственный руководитель устно информирует сотрудника о продолжении трудовых отношений. Отдел персонала инициирует заполнение сотрудником Личного плана профессионального и служебного развития.
Таблица 2.3
Количество привлеченных работников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»по категориям за 2013 -2015 гг.
| Показатель | 2013 г. | 2014 г. | 2015 г. | Темп роста показателей 2014 г. и 2013 г.,% | Темп роста показателей 2015 г. и 2013 г.,% |
| Привлечены на вакантную должность всего, из них: | |||||
| Руководители, начальники отделов | |||||
| Главные специалисты | |||||
| Ведущие специалисты | |||||
| Старшие специалисты | |||||
| Специалисты | |||||
| Рабочие и младший обслуживающий персонал |
Из данной таблицы 2.3 видно, что количество привлекаемых сотрудников работников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»в 2015 году по сравнению с 2013 увеличилось на 29%, чтоговорит об увеличении численности персонала. Особенно сильно это проявляется в привлечении на руководящие должности и старших специалистов. Некий спад количествавакантных должностей объясняется наступающей в 2015 году кризисной ситуации.
Таким образом, сопоставив данные таблица 2.4 можно увидеть разницу в количествах нанятого на постоянную работу персонала и не прошедших испытательный срок и программу адаптации. Данная разница составляет 14,3%, 7,8% и 16,6% соответственно. По истечению срока адаптации с КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»за рассматриваемые 3 года ушли один специалист, 2 старших специалиста, 3 ведущих специалиста, один главный специалист и два руководителя / начальника отдела.
Таблица 2.4
Количество оставшихся на должностях работниковКУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», после проведения программы адаптации за 2013 - 2015гг (по категориям)
| Показатель | г. | 2014 г. | 2015 г. | Темп роста показателей 2014 г. и 2013 г.,% | Темп роста показателей 2015 г. и 2013 г.,% |
| Приняты на работу всего, из них: | |||||
| Руководители, начальники отделов | |||||
| Г лавные специалисты | - 2 | - | |||
| Ведущие специалисты | |||||
| Старшие специалисты | |||||
| Специалисты |
Причины выбытия после прохождения испытательного срока и программы адаптации представлены в таблице 2.5.
Таблица 2.5
Причины выбытия сотрудников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»по итогам адаптации
| Причина | Количество выбывших сотрудников |
| Несоответствие заявленным требованиям к должности | |
| Отказ от выполнения заданий, предусмотренных программой адаптации | |
| Конфликты в коллективе | |
| Нарушение трудовой дисциплины | |
| Выполнения заданий с задержкой сроков |
По данным табл. 2.5 можно сделать вывод, что основная часть сотрудников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»проходящих процесс адаптации не были приняты на работу по причине несоответствия, конфликтов в коллективе и выполнения заданий с задержкой сроков.
Таблица 2.6
Затраты на адаптацию сотрудников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»в 2015 году
| Наименование операции | Затраты, руб. в год | Удельный вес статьи затрат, % | |||
| Общая часть, всего в то числе: | 7 987 | 10,1 | |||
| Вводное ориентационное собеседование | 1 275 | 1,6 | |||
| Личное ознакомление с КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» в целом и его сотрудниками. | 2 250 | 2,8 | |||
| Ознакомление с рабочим местом. | 0,8 | ||||
| Ориентационное собеседование с непосредственным руководителем | 3 824 | 4,9 | |||
| Индивидуальная программа, всего: в том числе: | 71 133 | 89,9 | |||
| План вхождения в должность | 1 275 | 1,6 | |||
| Выполнение индивидуальной работы | 57 120 | 72,2 | |||
| План оценки работы в должности | 0,8 | ||||
| Выполнение разовых общественных поручений | 5 100 | 6,5 | |||
| Подготовка документов | 8,8 | ||||
| Итого | 79 120 | ||||
Данные таблицы 2.6показывают затраты на проведение процесса адаптации сотрудника в год. Таким образом, наибольшая сумма затрат приходится на выполнение индивидуальных заданий сотрудником (выплаты ему заработной платы).
Можно выделать следующие недостатки в системе адаптации сотрудников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»является следующее:
— отсутствуют методы представления различной не организационной информации, которые могут быть представлены как своеобразные путеводители по сотрудников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» для новых сотрудников;
— отсутствует должность, либо определенный постоянный человек, непосредственно связанный с организацией процесса адаптации. Например, в различных странах Европы должность с функциями по управлению адаптацией входят в состав подразделения по обучению персонала;
— нет различных краткосрочных курсы для руководителей, впервые вступающих в должность, но возможно уже работающих ранее в КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»;
— слабо развита корпоративная культура, которая способствовала бы более эффективной адаптации.
Отдел управления персоналом КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»осуществляет расстановку персонала на основе научных принципов (профессиональные и деловые качества, преемственность), обеспечивающих повышение эффективности и качества труда.
Перевод работников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»на другую постоянную работу производится только с согласия работника. Предложение о переводе на другую работу (должность) может исходить как от руководителя структурного подразделения, менеджера по персоналу, так и от самого работника.
Процедура подбора кандидатуры на замещение вакансиив КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»аналогична приему на работу в части проведения бесед по найму, тестирования, проверки рекомендаций и послужного списка. Перевод на другую работу оформляется приказом начальника КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» (на должности руководителей, специалистов и служащих) или заместителя директора (рабочих).
Перевод рабочих из одного участка на другой производится по согласованию руководителей структурных подразделенийКУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района», отдела управления персоналом и по разрешению директора.
Менеджер по управлению персоналом КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»производит в день перевода на другую работу выписку из приказа о переводе, с которой работник направляется на участок.
Увольнение по инициативе работника КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»производится по его письменному заявлению, поданному на имя директора.
При увольнении работников отдел управления персоналом КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района»издает приказ. При этом причина увольнения указывается в соответствии с формулировками трудового законодательства, делаются ссылки на соответствующую статью и пункт Трудового кодекса. В день увольнения работнику выдается трудовая книжка с записью об увольнении.
С целью обеспечения системы информации данными о персонале в КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» ведется статистика человеческих ресурсов. Она представлена данными о численном и качественном составе персонала, его производительности, затратах на рабочую силу, динамике рабочей силы, профессиональном обучении и др.
Из всего выше сказанного, можно сделать вывод, что система адаптации новых сотрудников КУ ВО «ЦЗН города Вологды и Вологодского района» построена последовательно, поэтапно.
Однако, в организации слабо развита система наставничества. Не многие сотрудники готовы взять на себя патронаж над только прибывшими, так как считают, что за счет этого увеличится нагрузка.
Обучение нового персонала не проработано в организации как следует. Обучение зачастую представляет собой ознакомление с должностной инструкцией и знакомство с рабочим местом.
Кроме того в организации очень редко организуются тренинги по адаптации персонала в новом коллективе. Новые сотрудники чувствую сильное давление как со стороны начальства, так и со стороны коллег. Все это стимулирует высокую текучесть кадров.