II. Документирование операций по поступлению и расходу материалов.

Одним из условий, обеспечивающих правильную и рациональную организацию учета МПЗ, является разработка на предприятии четкой системы документооборота и строгого порядка документального оформления операций по движению материально-производственных запасов.

Жизненный цикл МПЗ

В соответствии с циклом выделяются группы учетных записей:

Согласно статье 9 Закона РФ "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996г. №129-ФЗ все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании первичных (оправдательных) документов.

Первичные документы могут быть приняты к учету в случае, если они составлены:

- по форме, содержащейся в Альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (унифицированные документы);

- по форме, разработанной министерствами (отраслевые формы);

- по форме, разработанной и утвержденной на предприятии, и содержащие обязательные реквизиты (перечень обязательных реквизитов первичных документов Вы изучали в теме № 4 "Первичное наблюдение и стоимостное измерение в бухгалтерском учете").

При этом требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации.

Порядок оформления движения материальных ценностей на предприятии утверждается в приказе "Об учетной политике предприятия" на отчетный период (год) исходя из требований действующего законодательства. На настоящий момент времени следует руководствоваться следующими нормативными документами:

- Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено приказом Минфином СССР от 29.07.1983г. №105);

- Постановлением Госкомстата РФ от 30.10.97г. за №71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, МБП, работ в капитальном строительстве"; Постановление Госкомстата РФ от 9.08.99г. № 66 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения».

Рассмотрим общие требования к документальному оформлению движения материальных ценностей: первичные документы надлежит выписывать в минимальном числе экземпляров; первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть заранее пронумерованы (на небольших предприятиях нумерацию целесообразно проводить в централизованном порядке, а на крупных - в децентрализованном (по цехам, складам и отделам)), первичные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации..

Все операции по документальному оформлению движения материальных ценностей на предприятии можно разбить на 4 группы:

- оформление поступления материалов;

- оформление отпуска материалов в производство;

- оформление операций по перемещению материалов внутри предприятия (например, между цехами, складами);

- оформление отпуска материалов на сторону (продажа).

Рассмотрим в последовательном порядке оформление первичных учетных документов по этапам движения материалов.

1.Документальное оформление поступления материалов.

Материалы могут поступать:

а) от поставщиков;

б) от учредителей в качестве взноса в уставный капитал и при безвозмездной передаче;

в) разборки и ликвидации основных средств;

г) от структурных подразделений предприятия (отходы, неизрасходованные в производстве материалы).

а)Приемка материалов, поступивших на склад предприятия от поставщиков, производится на основании сопроводительных документов (счета-фактуры, накладные, требования, товарно-транспортные накладные и т.д.). Сопроводительные документы регистрируются работниками отдела снабжения в журнале учета поступающих грузов (произвольной формы) и затем передаются соответствующему складу для руководства при приемке и оприходовании материалов.

В случае получения материалов со склада поставщика уполномоченному лицу (только работнику предприятия и сроком не более 15 дней) предприятия выдается доверенностьбухгалтериейна получение материалов (форма № М-2 и №М-2а). Форма № М-2а применяют предприятия, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер.

Выдача доверенностей регистрируется в пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей (М-3).

Сдача грузов, доставленных от поставщика на предприятие (стройку), осуществляется под расписку заведующего складом (кладовщика) на сопроводительных документах.

На основании сопроводительных документов поставщиков завскладом выписывает приходный ордер (форма №М-4) или делает отметку (штамп) на сопроводительных документах с реквизитами приходного ордера.

При установлении несоответствия данных о поступивших материалах с данными сопроводительных документов вместо приходного ордера составляется Акт о приемке материалов (форма №М-7). Данный акт составляется также в случае приемки груза без сопроводительных документов (неотфактурованные поставки). Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю (транспортной организации).

б)Приемка материалов, поступающих от учредителей в качестве вклада в уставный капитал и при безвозмездной передаче (дарение, спонсорская помощь) оформляется:

- актом о приемке материалов (может быть составлен по форме № М-7) без составления приходного ордера (ф. № М-4);

- выписывается приходный ордер на основании сопроводительных документов или на последних проставляется штамп с реквизитами приходного ордера.

в)Материалы, потупившие от разборки, ликвидации основных средств приходуются на основании акта на списание основных средств (форма № ОС-4, 4а), акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).

г) Сдача структурными подразделениями предприятия (цеха, строительные участки). Материальные ценности, изготовленные, переработанные на самом предприятии, и неизрасходованные, оформляются требованием-накладной (форма №М-11).

Приходные ордера, приемные акты, требования-накладные должны составляться в день поступления материалов на склад предприятия.

2. Документальное оформление отпуска материалов в производство.

Под отпуском материалов в производство понимается отпуск материалов непосредственно для изготовления продукции, а на стройках - для выполнения строительно-монтажных работ. Кроме того, сюда же относится и отпуск на ремонтные и хозяйственные нужды.

Порядок документального оформления отпуска материалов на производство зависит главным образом от 3-х факторов:

1) способа хранения материалов (в закрытых или открытых помещениях);

2) от наличия возможности определить количество отпускаемого материала путем взвешивания, обмера, подсчета;

3) от периодичности потребления в процессе производства ( материалы с периодической и систематической потребностью).

Отпуск материалов в производство, количество которых в момент отпуска можно определить путем подсчета, взвешивания, обмера.

Отпуск таких материалов, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов (предельных норм расхода материалов на производство), устанавливаемых отделом снабжения, планово-производственными отделами или другими отделами предприятия, по указанию руководителя предприятия.

А) Отпуск материалов потребность в которых возникает систематически.

Отпуск на производство вышеуказанных материалов оформляется лимитно-заборными картами (форма № М-8 ) и требованиями-накладными (форма №М-11).

В лимитно-заборной карте указывается:

- установленный лимит отпуска материалов на производство;

- фактическое количество отпущенных на производство материалов;

- количество неиспользованных и сданных на склад материалов.

Лимитно-заборные карты выписываются, как правило, в 2-х экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению-потребителю материалов, второй-складу.

Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных материалов, выводит остаток лимита по каждому наименованию материала. Отпуск материалов производится только с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте.

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Изменение лимита в лимитно-заборной карте допускается только с разрешения руководителя предприятия или уполномоченных им на это служб.

Б) отпуск материалов, потребность в которых возникает периодически.

Отпуск таких материалов рекомендуется оформлять требованиями-накладными (форма № М-11). Порядок выписки требования-накладной был рассмотрен выше (см. оформление операций по поступлению материалов).

Следует отметить, что и при использовании требований-накладных отпуск материалов должен осуществляться в пределах установленных лимитов на предприятии (если таковые устанавливаются).

Отпуск материалов, количество которых в момент отпуска не возможно определить по фактическому весу или обмеру.

Количество отпущенных в производство массовых однородных материалов (песок, щебень, гравий и др.) при невозможном отпуске их по фактическому весу или обмеру допускается определять на основе проведения комиссией периодических, не реже 1 раза в месяц, инвентаризаций этих материалов (их остатков). Результаты инвентаризации остатков материалов оформляются путем составления акта (форма №М–22а), на основании которого делаются записи о списании материалов в требовании - накладной.

Отпуск материалов на производство может оформляться согласно учетной политике без выписки первичных учетных документов (лимитно-заборных карт, требований-накладных) в регистре аналитического учета материалов - карточке учета материалов (форма № М-17). Перечень наименований материалов, отпускаемых указанным способом и порядок оформления такого отпуска устанавливает руководитель предприятия. При этой системе отпуска материалов карточка М-17 является одновременно регистром аналитического учета и выполняет функции первичного документа (с добавлением дополнительных граф).

3. Оформление операций по перемещению материалов внутри предприятия.

Для оформления перемещения материалов из одного склада (цеха, участка) на другой склад используется требование - накладная (форма № М-11). Внутреннее перемещение материалов допускается оформлять также в карточке учета материалов (форма № М-17). При этом получатель расписывается в карточке отпустившего материал, а отпустивший в карточке получателя.

4. Оформление отпуска материалов на сторону.

Отпуск материалов на сторону (продажа хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории) оформляется выпиской накладной на отпуск материалов на сторону (форма № М-15).

Накладную выписывает работник структурного подразделения (как правило, отдела снабжения) в 2-х экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов и при предъявлении получателем доверенности на получение ТМЦ. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй- получателю материалов.

На основании указанных выше первичных приходно-расходных документов в день совершения хозяйственной операции на складах организации производятся записи в карточку учета материалов формы № М-17 (карточка складского учета).Карточка учета материалов (ф. № М-17) является основным регистром аналитического учета материалов на складе.

Документальное оформление поступления и отпуска материалов представлено в таблице № 1.

Таблица № 1.

Поступление материалов	Отпуск материалов
- от поставщиков:   а) доверенность (ф. № М-2, М-2а) б) журнал учета выданных доверенностей (ф. № М-3) в) приходный ордер (ф. № М-4) г) акт о приемке (ф. № М-7) д) журнал учета поступающих грузов (ф. № МХ – 4) е) документы поставщика с отметкой реквизитов приходного ордера	- в производство: а) лимитно-заборная карта (ф. № М-8) б) требование-накладная (ф. № М-11) в) карточка учета материалов (ф.М-17) г) сигнальная справка
- от учредителей:   а) акт о приемке (ф. № М-7) б) приходный ордер (ф. № М-4)	- на сторону   а) накладная на отпуск материалов на сторону (ф. № М-15)
- от разборки основных средств   а) акт на списание (ф. № ОС-4, ОС-4а) б) акт об оприходовании МЦ полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (ф. М-35)	- структурным подразделениям (внутреннее перемещение)   а) требование-накладная (ф. № М-11) б) карточка учета материалов (ф.М-17)
- от структурных подразделений а) требование – накладная (ф. М-11)
Все приходные и расходные операции отражаются в карточке учета материалов (ф.М-17)

Вывод: Документальное оформление поступления, перемещения и отпуска материалов на предприятии производится в соответствии с правилами документооборота, определенными в учетной политике предприятия с учетом требований действующего законодательства. Первичные документы, используемые для оформления движения материалов должны составляться в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно по ее окончании. Соблюдение установленного в организации графика документооборота, правильное и четкое заполнение всех реквизитов первичных учетных документов, фиксирующих хозяйственные операции с материальными ценностями, обеспечивает достоверность учетных данных, сохранность материалов на местах их хранения и контроль за их расходованием. Ведение учета материалов на складах будет рассмотрен в третьем вопросе лекции.