Понятие и роль информации в управлении
Любые изменения, происходящие в природе, в обществе, производстве, являются источником каких-то сведений, знаний, отражающих количественную и качественную характеристики того или иного явления, процесса, события. Все эти сведения в любой форме и любого содержания представляют собой информацию.
Информация–это совокупность сведений (собранных, обработанных и накопленных), отражающая уровень наших знаний о процессах, явлениях, событиях, фактах и их взаимосвязи.
Понятие информации в социально-экономических дисциплинах связывают с отражением в сознании человека окружающего его мира. Информация характеризует одну из важнейших сторон деятельности человека – познание мира ( рис. 10.1.1.).
Рис. 10.1.1.
Примером процесса отражения реального мира являетсяхозяйственная инвентаризация, отображающая на данный момент времени ситуацию с материальными средствами (ресурсами) предприятия.
Информационные модели.Трансформация отдельных данных и событий в интегрированнуюкарту реального мира позволяет построить две последовательные модели:
1) информационно-разъясняющую;
2) информационно-управляющую.
Информационо-разъясняющая модель описывает происходящие процессы и позволяет принимать управленческие решения в соответствии с определёнными целевыми установками и критериями. Эта концепция находит применение в качестве представлений об эффективных комбинациях производственных факторов на входе, обеспечивающих достижение желаемых результатов навыходе (в натуральном и денежном выражении).
Информационно-управляющая модель отражает ситуацию накануне принятия решения и прогнозируетварианты её изменения на период после этого. Такая концепция находит применение в качестве управляющего процесса, охватывающего описание всех существующих взаимодействий производственной системы в целом и основана на статистической оценке параметров.
Информация в управлении производством. В социально-экономической системе информация являетсясредством коммуникации между людьми. Этим и определяется её роль в производстве, осуществление которого было бы невозможно без связей, коммуникаций.
Играя важную роль в деятельности человека, информация имеет большое значение в управлении производством. С точки зрения процесса управленияинформацию можно определить:
• какпредмет управленческого труда;
• как совокупность сведений о состоянии управляемой, управляющей систем и внешней среды;
• как продукт управленческого труда.
Напомним еще, что управление производством есть информационная (кибернетическая) система, которую схематично можно представить, как на рис. 10.1.2.
Рис. 10.1.1.
В соответствии с кибернетическим подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления (предприятие, его производство) и субъекта управления – управленческого аппарата (рис. 10.1.1). Последний объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение. В задачу же объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.
Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями. Прямая связь выражается потокомдирективной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчётной информации о выполнении принятых решений, направляемых в обратном направлении.
Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на нее внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи энергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т.д.).
Внешняя среда влияет не только на объект управления, она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояния рынка, наличия конкуренции, величины процентных ставок, уровня инфляции, налоговой и таможенной политики).
Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средств обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта.
Управление как воздействие субъекта на управляемый объект может быть осуществлено только путём передачи информации. Под этим углом зрения можно утверждать, что информация – этосредство воздействия субъекта управления на управляемый объект.
В любой организации, как мы уже знаем, протекает два вида процессов:
1) по производству благ и услуг (материальных и нематериальных);
2) информационный.
Первый имеет место в управляемой (производственной) системе с производственным процессом, второй – в управляющей системе с процессом управления.
В производственной системе между элементами имеется физическая (вещественная) связь (движение предметов и средств труда или вещный обмен), в то время как в управляющей системе элементы взаимодействуют на основе информационной связи: прямой – от субъекта к объекту и обратной -от объекта к субъекту.
Предмет управленческого труда. Им является то, на что направлены действия управленца, т.е. информация. Последнюю руководители, специалисты и технические исполнители собирают, передают, обрабатывают, хранят, используют в процессе управления.
Продукт управленческого труда. Им является информация, преобразованная служащими в качественно новые формы, диктуемые целью трудового процесса. Это может быть управленческое решение, справка, отчёт, приказ и т.д.
Все этапы и стадии процесса управления связаны с переработкой информации. Организационно-практическая деятельность руководителя и аппарата управления также во многом носит информационный характер. Без информации невозможно определить цели управления, оценить ситуацию, сформировать проблему, принять решение и проконтролировать его выполнение.
Носители информации. С момента возникновения информация имеет материальный носитель. Перечислим ряд носителей информации:
• документы;
• чертежи; схемы, фотографии, графики;
• газеты, журналы, книги;
• кинофильмы, диафильмы, слайды;
• записи на магнитной ленте и других запоминающих устройствах;
• сигналы, табло, стенды, условные знаки;
• память (мозг) человека.
Иногда роль информации в процессе управления абсолютизируют, а сам процесс управления рассматривают как процесс движения информации или же как процесс преобразования из исходной в командную, результирующую.
Процесс управления нельзя полностью сводить к преобразованию информации. Его содержание гораздо богаче.Воздействие на человека – не столько акт передачи ему информации, сколько сложнейший социально-психологический процесс взаимодействия людей, включающий такие факторы, которые не умещаются в понятие информации, – интересы, долг, дисциплина, воля, авторитет, мораль и др.
В осуществлении этих актов информация выступает каксредство воздействия. Создаётся видимость, что передача информации и есть воздействие. Но это лишь внешняя сторона процесса управления. Одна и та же информация по-разному действует на различных людей. Ведь не только информация оказывает действие в процессе управления, но и человек воздействует на человека, по-разному используя информацию: как основу и средство воздействия в зависимости от того, кто или что является объектом воздействия.
Классификация информации
Классификация информации необходима:
• для компетентного, системного подхода к управлению;
• для формирования и совершенствования информационной системы;
• для анализа информационного обеспечения процесса управления.
Похарактеру, сфере образования, назначению, формам закрепления (фиксации) применяемая в управлении информации делится на три крупных класса:
1) научно-техническая;
2) собственно управленческая;
3) учётно-статистическая.
1. Научно-техническая информация. Источником её образования являются результаты научных исследований учёных и специалистов в различных отраслях науки и практики. Они предназначены для применения в конкретно-прикладных работах проектных и производственных организаций. Подобные сведения содержатся:
• в научно-технической литературе;
• в патентах;
• в проектно-конструкторской документации;
• в технологической документации и т.п.
2. Собственно управленческая информация. Используется непосредственно в процессе управления. Это плановая, нормативная и другая технико-экономическая информация. Такая информация имеется:
• в хозяйственных договорах;
• в заказах на материальные ресурсы;
• в различных распорядительных документах и др.
3. Учётно-статистическая информация. Её источник – результаты деятельности любой административно-хозяйственной ячейки (школы, больницы, учреждения, предприятия и т.п.). Она слагается какобобщение сведений о совершившихся фактах и событиях в различных сферах хозяйственной жизни. Фиксируется информация в специально созданных документах (формах), носит периодический характер.
Учётно-статистическая информация предназначена для использования в качестве исходной для принятия решений, так как на её основе формируются представления о фактическом состоянии производственно-хозяйственных и социально-экономических процессов.
Другие классификационные признаки информации:
• содержательный;
• организационный;
• функциональный;
• уровневый.
По содержанию информация классифицируется:
1) по отражаемым объектам (трудовые, материальные ресурсы, средства производства, финансы);
2) по фазам и процессам воспроизводства (производство, распределение, обмен, потребление);
3) по отраслям народного хозяйства (промышленность, сельское хозяйство, транспорт, строительство и т.д.);
4) по типу отношений (организационные, экономические, социальные, политические).
По организационному признаку информация подразделяется:
1) на систематизированную (т.е. регламентированную по составу показателей, адресам, периодичности, срокам передачи, формам представления);
2) на несистематизированную.
По функциональному признаку различают информацию:
1) плановую;
2) координационную (по руководству);
3) учётную;
4) контрольную и т.д.
По уровням управления выделяется информация:
1) нисходящая (передаваемая от субъекта к объекту управления -командная или директивная);
2) восходящая (отчётная) направлена от объекта управления к субъекту;
3) горизонтальная(кооперативная) обеспечивает информационный обмен между равными по рангу партнёрами (подразделениями).
Продолжим классификацию информации по другим основаниям (признакам).
Разнообразие форм отражения информации имеет большое значение в информационном обеспечении управления.
Визуальная информация, особенно в виде графиков, таблиц, табло и т.д., характеризуется повышенной скоростью её восприятия, может одновременно сообщаться группе людей, способствует аналитическому характеру восприятия информации, показывая тенденции и зависимости и т.д. Использованиенаглядных форм отображения информации способствует совершенствованию информационного обеспечения управления.
Аудиоинформация –это информация, воспринимаемая на слух путём использования портативных магнитофонов и диктофонов.
Аудиовизуальная форма передачи информации совмещает в себе информацию в виде изображения и звука. Она отображается с помощью киноустановок, телевизионной аппаратуры, компьютерной техники, получающей в настоящее время большое распространение в процессе управления.
Цифровая информация, безусловно, играет важную роль в процессе управления. Считается, что цифры более ёмки в информационном отношении, они вносят точность в предоставляемую информацию. Но в процессе управления невозможно всё свести к цифровым формам предоставления информации.Буквенная информация помогает понять и оценить качественные тенденции развития управляемой системы, содержательные аспекты её состояния, что является неотъемлемой частью процесса управления.
Кодированная информация предназначена для использования современных технических средств управления, помогающих собирать, хранить, искать, передавать, обрабатывать информацию.
Условно-постоянная информация часто используется в форме нормативных и регламентационных актов, долгосрочных заданий и пр. Условно-переменная информация – это текущая, оперативная, используемая сравнительно небольшой промежуток времени (отражает свойства и количественные характеристики разовой производственной информации). Условно-постоянная информация остаётся неизменной или незначительно изменяется в течение длительного промежутка времени и многократно используется для решения задач управления (информация о составе основных фондов, технологии производства продукции, организационной структуре предприятия и т.д.).
Исходная информация используется как основа для проведения различного рода расчётов, логической обработки. В свою очередь исходная информация разделяется на первичную и промежуточную.Производнаяинформация получается в результате расчётов.
Первичную информацию получают в результате прямого наблюдения за ходом производственного процесса, выполнения хозяйственных операций.
Промежуточная информация может сразу не использоваться, а в течение некоторого периода накапливаться на каких-либо носителях. Производная информация включаетрезультативную информацию.