Унификация документов и технологий работы с документами. Цели унификации.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификациейпонимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. Функциональными системами документации являются те, которые в том или ином объеме присущи всем организациям, например бухгалтерская, отчетно-статистическая, организационная, внешнеторговая. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Однотипность решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили выделить ряд систем управленческой документации и сформулировать единый комплекс требований к ним.

С 1971 года в стране ведется планомерная работа по созданию классификаторов технико-экономической информации, входящих в Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации (ЕСККТЭСИ), как основы информационного обеспечения компьютерных технологий и Унифицированных систем документации (УСД) для оптимизации ввода и вывода информации из компьютерных информационных систем.

Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация их построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты.

Основными принципами унификации документов являются:

- унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д.;

- единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки технологий и условных сокращений;

- комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;

- информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, для поиска и подтверждения юридической силы документа;

- сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении повсеместного применения оргтехники;

- стабильность требований к документам (установлены государственными и отраслевыми стандартами);

- сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;

- экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему документации, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и т. д.

Существует 3 способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.

Трафарет– это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами для переменной информации. В форме трафарета создаются ряд приказов, заявлений.

Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В унифицированной системе документации на организационно- распорядительные документы анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки. Достоинства анкет: упрощается подготовка документа, облегчаются машинописные работы; создаются предпосылки для копирования информации.
Таблица – разорванный текст, расположенный по определенному принципу: постоянная информация расположена в заголовках граф и боковике, а переменная – на пересечении соответствующих граф и строк. Обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным (повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств) и прямым (снижение затрат труда (а следовательно и затрат на заработную плату) при работе с документами, расхода материалов на их изготовление, удельных капвложений на оргтехнику, затрат на амортизацию и ремонт оргтехники).

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

- безопасности продукции, работ и услуг; жизни и здоровья

- технической и информационной совместимости, а так же взаимозаменяемой продукцией

- экономии всех видов ресурсов.

Все ГОСТы, действующие на территории нашей страны обьединены в единую государственную систему стандартизацию – иерархически организованную систему классификации и самих ГОСТов.

Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

- государственные стандарты (ГОСТ).

- отраслевые стандарты (ОСТ);

- республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

- разработку унифицированных систем документации (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:

- внедрение разработанных ОКТЭИ;

- ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;

- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

- разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждения документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информации. Совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации (УСД). Определение и назначение УСД. Примеры УСД.

Унификация – приведение к единообразию, к единой форме или системе. Объекты унификации: системы документации; виды и разновидности документов; формы документов и состав включаемых в них реквизитов; тексты документов.

Унифицированные системы документации (далее – УСД) – системы документации, созданные по единым правилам и требованиям, содержащие информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД устанавливаются Общегосударственным классификатором Республики Беларусь 010-95 «Унифицированные документы» (далее – ОКУД).

Главной целью создания УСД является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных технико-экономических и социальных показателей. УСД способствует:

сокращению затрат ручного труда в информационных процессах

удобству применения при электронной обработке

упорядочению информационных потоков

сокращению количества документов

совершенствованию культуры документа и информационной культуры.

Ядром всей УСД являются унифицированные формы документов. В зависимости от уровня утверждения они подразделяются на общереспубликанские, отраслевые (ведомственные) и отдельных организаций.

В РБ действует Унифицированная система организационно-распорядительной документации (общереспубликанская). На предприятиях, в учреждениях и организациях составляется по итогам унификации Табель форм документов (это справочник где в упорядоченном виде содержаться формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документов. На основании Табеля создается Альбом форм документов (сборник эталонных унифицированных форм документов необходимых для документационного обеспечения управления конкретной организации) Табель и Альбом утверждаются руководителем организации.

Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются государственными органами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их формы собственности. Министерство здравоохранения Республики Беларусь разрабатывает формы медицинских документов, Национальный статистический комитет – формы первичной учетной и отчетной документации, Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь – систему организационно-распорядительной документации и т. д. Назначение и состав таких унифицированных систем устанавливаются специальными стандартами.

С точки зрения делопроизводства важно следующее:

1) в состав УСД входит Унифицированная система организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД), действующая редакция которой утверждена приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 мая 2007 г. № 25, включающая в себя организационные, распорядительные и справочно-информационные документы различных видов (положения, приказы, письма, протоколы и т. п.) и унифицированные формы этих документов (например, положение о структурном подразделении; приказ о приеме на работу). Документ, подготовленный на основе унифицированной формы, включенной в ОКУД, обозначается реквизитом «Код документа» в правом углу верхнего колонтитула первого листа документа (т. е. в правом верхнем углу первой страницы того же положения о структурном подразделении должно быть написано «Код по ОКУД 0212597002»);

2) УСОРД установлена Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – СТБ 6.38-2004), введенном в действие с 1 июля 2005 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. № 69;

3) с целью совершенствования документационного обеспечения управления путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 утверждена Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (далее – Инструкция по делопроизводству).

Проведенная унификация и стандартизация обеспечили единообразие в подготовке и оформлении документов в организациях и на предприятиях разных форм собственности. В частности, закреплено следующее:

‑ каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов;

‑ реквизиты располагаются в документе двумя способами – продольным или угловым;

‑ любая организация (предприятие) разрабатывает и использует бланки (т. е. стандартные листы бумаги с воспроизведенными на них реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной информации) следующих видов: бланк для письма на двух языках с продольным расположением реквизитов и общий бланк. На основе общего бланка можно изготовить бланк конкретного вида документа, что целесообразно в случае, если таких документов в организации проходит более 200 в год;

‑ Государственный стандарт СТБ 6.38-2004 закрепил лишь один вариант схемы расположения реквизитов – угловой, схема расположения реквизитов для бланка письма или общего бланка с продольным расположением реквизитов не приведена.