Унификация и стандартизация документов. Бланки документов
Для правильного понимания делопроизводства необходимы единообразные подходы к нему, которые позволят корректно трактовать информацию, готовить документы и организовывать процессы делопроизводства. Для этого Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь и иными государственными органами широко используются тесно связанные между собой процессы унификации и стандартизации.
Унификация – сокращение многообразия, приведение к единой форме или системе. Объекты унификации: системы документации; виды и разновидности документов; формы документов и состав включаемых в них реквизитов; тексты документов.
Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются государственными органами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их формы собственности. Министерство здравоохранения Республики Беларусь разрабатывает формы медицинских документов, Национальный статистический комитет – формы первичной учетной и отчетной документации, Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь – систему организационно-распорядительной документации и т. д. Назначение и состав таких унифицированных систем устанавливаются специальными стандартами.
Стандартизация документов является формой юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности, если на них есть ссылки в технических регламентах или кодексах. В ином случае, согласно статье 20 Закона Республики Беларусь от 5 января 2004 г. № 262-З «О техническом нормировании и стандартизации» с последующими изменениями и дополнениями, государственные стандарты являются добровольными для применения (носят рекомендательный характер).
Проведенная унификация и стандартизация обеспечили единообразие в подготовке и оформлении документов в организациях и на предприятиях разных форм собственности. В частности, закреплено следующее:
каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов;
реквизиты располагаются в документе двумя способами – продольным или угловым;
каждая организация (предприятие) должна разрабатывать и применять установленные стандартом виды бланков организационно-распорядительных документов – общий бланк и бланк для письма.
Бланк документа – это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной информации.
На основании общего бланка могут изготавливаться бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.). Это целесообразно, если их объем превышает 200 в год.
Государственные органы и иные государственные организации обязаны помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов (далее – гербовые бланки). Гербовые бланки должны изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.
Гербовые бланки подлежат обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости – серии этих номеров. Учет каждого вида гербовых бланков (общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов) ведется в организации раздельно.
Система организационно-распорядительной документации. Общая характеристика и особенности оформления
организационные – положения, уставы, инструкции, правила и др.;
распорядительные – приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.;
справочно-информационные – акты, докладные и объяснительные записки, письма и др.
Классификация организационно-распорядительных документов позволяет обеспечить оперативный поиск документов, контроль их исполнения, создает условия для унификации.Посредством организационных документов осуществляется регламентация и документационное оформление таких вопросов, как создание организации и установление ее структуры, штатной численности и состава, порядок функционирования, взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка и т.д.Распорядительные документы носят административный характер, они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам.Справочно-информационные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным документам, информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или быть принята к сведению.
При создании и оформлении организационно-распорядительных документов согласно СТБ 38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» используются 32 реквизита, каждый из них выполняет строго определенную функцию.
4. Организационные документы: особенности подготовки, оформление обязательных реквизитов
Организационные документы обязательны для исполнения и являются правовой основой деятельности организации. Они относятся к бессрочным, так как действуют до момента их отмены и утверждения новых. Данные документы в обязательном порядке проходят процедуры согласования и утверждения, выполняемые уполномоченным на это органом или руководителем. Текст организационно-распорядительных документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы, а также в виде соединения этих форм.
Устав (положение) – нормативный правовой акт, определяющий порядок деятельности государственного органа (организации), а также порядок деятельности государственных служащих и иных лиц в определенных сферах деятельности.
Уставы (положения) – это сложные документы, структура и содержание которых, как правило, определяются самими разработчиками. В их оформлении должны присутствовать следующие реквизиты: наименование организации; название вида документа; дата; гриф утверждения; место издания; текст; подписи.
Инструкция – нормативный правовой акт, детально определяющий содержание и методические вопросы регулирования в определенной области общественных отношений.
Текст инструкции носит характер указаний, рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т. д. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме. Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; название вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или визы.
Штатное расписание – документ, разрабатываемый согласно Уставу организации и закрепляющий организационную структуру, штатный состав и штатную численность организации. Его наличие необходимо для организаций любых организационно-правовых форм.
Штатное расписание утверждается руководителем организации (предприятия). Оформляется на общем бланке организации (предприятия) с указанием реквизитов: наименование организации; название вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; гриф согласования; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы.
Указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы. В грифе утверждения указывается общая штатная численность организации (предприятия) и месячный фонд заработной платы.
5. Распорядительные документы: особенности подготовки, оформление обязательных реквизитов
Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, решение важнейших вопросов управления. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, решения, постановления, указания.
Приказы и распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: 1) по основной деятельности; 2) по личному составу; 3) по административно-хозяйственным вопросам.
Постановления и решения, издаваемые в организациях, подразделяются на два вида: 1) по основной деятельности; 2) по личному составу.
Объединение в одном распорядительном документе вопросов по основной деятельности и личному составу не допускается.
Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.
В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.
Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ»; распоряжения, указания – «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ»; постановления – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ»; решения – «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».
Заканчивается распорядительная часть распорядительного документа указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан.
Проекты распорядительных документов подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами (визированию). В обязательном порядке распорядительные документы согласовываются с юридической службой организации. Согласованный проект документа представляется на подпись руководителю, от имени которого он издается.
Дата в приказе, распоряжении, указании проставляется лицом, его подписавшим. Датой приказа, распоряжения, указания является дата подписания. Датой постановления, решения является дата заседания коллегиального органа, принявшего решение. Дата в постановлениях, решениях печатается или проставляется от руки.
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией.
Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий. Внесение изменения, дополнения в приказ или его отмена производятся только путем издания приказа.
Распоряжение – локальный правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.
Издание распоряжений не допускается в случаях, когда необходимо документально оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим перед организацией. В этих случаях должны издаваться постановления, решения, приказы.
Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая.
Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.
Необходимо учитывать, например, что решения органов местного управления и самоуправления являются нормативными правовыми актами, принимаемыми местными Советами депутатов, исполнительными и распорядительными органами в пределах своей компетенции с целью решения вопросов местного значения, и имеют обязательную силу на соответствующей территории. Решения коллегиальных органов, имеющих совещательную силу, носят рекомендательный характер.
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа, они не вправе изменять содержание текста.
Постановление– правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления. Различают:
1) постановления, которыми решаются организационные вопросы деятельности комиссии, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами; утверждение плана) и постановления, адресуемые для исполнения другим органам, предприятиям, учреждениям, должностным лицам;
2) постановления обязательные для исполнения и постановления рекомендательного характера («Предложить», «Рекомендовать»...).
Указание – локальный правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.
Не допускается использовать указание в качестве утверждающего документа.
Информационно-справочные документы: особенности подготовки, оформление обязательных реквизитов
Информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения. Они носят вспомогательный характер, содержат информацию о фактическом положении дел, служат основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся: акты, докладные и объяснительные записки, протоколы, справки, доверенности, письма, телеграммы, телефонограммы и т. д.
Справка – информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера.
В зависимости от содержания и целевого назначения справки делятся на служебные и личные. В зависимости от адресата справки делятся на внутренние (адресуются руководителю организации) и внешние (адресуются, как правило, руководителю вышестоящей организации). Внешние справки подписываются руководителем организации, внутренние – их составителями. Справки, за содержание которых несут ответственность несколько лиц, подписываются всеми составителями. При необходимости служебная справка может заверяться печатью. В обязательном порядке печатью организации заверяются личные справки. Датой справки является дата ее подписания.
Докладная записка– информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки делятся на инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений) и отчетные (о ходе, состоянии, завершении работ, выполнении поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т. д.).
В зависимости от адресата докладные записки делятся на внутренние и внешние. Внутренние докладные записки адресуются руководителю организации, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 (с воспроизведением машинописным способом реквизитов документа) и подписываются их составителями. Внешние докладные записки адресуются руководителю вышестоящей организации, оформляются на общем бланке и подписываются руководителем организации.
Объяснительная записка –документ, 1) поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т. д.); 2) объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
Объяснительная записка, являющаяся приложением к основному документу, поясняющая и дополняющая его, оформляется на общем бланке. Подписывает такую записку руководитель.
Объяснительная записка, в которой объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляется отдельными работниками. Она может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписывается такая записка составителем, без ее получения на работника нельзя налагать дисциплинарные взыскания.
Акт – документ, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленные факты (акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи материальных ценностей и др.).
Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, подписавшим документ.
Текст акта состоит из вводной части (указывается основание для составления акта; перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом) и констатирующей (приводятся цели и задачи актирования; краткое описание проделанной работы (ее сущность, характер, методы, сроки), установленные факты; могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам; в том числе в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий). Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
Письмо–обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).
В зависимости от содержания различают следующие виды служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.
Письма оформляются на специальных бланках для писем и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложений, подпись, отметку об исполнителе.
Письмо оформляется в двух экземплярах (факс – в одном). Первый экземпляр – на бланке (отправляют адресату), второй – на обычном листе бумаги (подшивают в дело). К тексту письма могут прилагаться иные документы.
Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами, визы проставляются на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра письма, который остается в организации (на предприятии).
Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленных в локальных правовых актах организации.
Датой письма является дата его подписания.
Протокол–документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях. Когда в протоколе фиксируется и само принятое решение, он приобретает черты распорядительного документа.
По полноте освещения хода заседания различают: 1) протоколы полной формы; 2) протоколы краткой формы; 3) протоколы сокращенной формы.
В протоколах полной формы после указания присутствовавших и приглашенных следует повестка дня. В протоколе краткой формы повестка дня не оформляется. Датой протокола является дата проведения заседания.
Протокол составляется секретарем заседания (секретарем постоянно действующего коллегиального органа), подписывается председателем (председательствующим на заседании) и секретарем.
7. Документы по личному составу: виды и особенности оформления
Документы по личному составу – документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан.
К оформлению документов по личному составу (кроме требований, предъявляемых к оформлению организационно-распорядительных документов) предъявляются некоторые общие требования в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.
Так, например, в документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку. В текстах приказов по личному составу печатаются прописными буквами фамилии работников.
Не допускается объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.
В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания документа указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце текста.
В приказах и распоряжениях по личному составу распорядительная часть начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.
Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в определенной последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т. д.
Регистрационным индексом распорядительного документа (приказа, распоряжения) по личному составу является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года, дополненный литерой «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения).
Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.
Основным нормативным правовым актом, регламентирующим работу с личными делами, является Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденная постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 2 03.2004 № 2. Данный документ устанавливает единый порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, учреждениях, организациях Республики Беларусь всех форм собственности.
Исходя из норм законодательства, а также сложившейся делопроизводственной практики, не все документы по личному составу включаются в состав личного дела работника. При формировании личного дела в него включаются личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу; копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
В процессе ведения личного дела в него включаются документы, характеризующие деловые, общественно-политические, научные и личные качества работника, а для отдельных категорий работников дополнительно могут включаться и иные документы.
В личное дело не включаются копии документов о предоставлении отпусков, справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы, другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.