Принципы, обеспечивающие функционирование объекта управления

Принцип правовой защищенности управленческого решения.

Предпринимательская деятельность всегда сопряжена с определенным риском, а в России после ее вступления в конкурентные рыночные отношения и при не устоявшихся еще правовых нормах — особенно. Выполнять или хотя бы считаться с действующими законами необходимо, иначе неминуемы крупные штрафы или даже решения о полном прекращении работы предприятия.

Многие сферы бизнеса, сулящие несомненную и быструю прибыль, находятся или в противоречии с действующими законами (торговля оружием, наркотиками), или на грани с их нарушением (игорные заведения, многочисленные «массажные» кабинеты и другие фирмы по организации «элитного отдыха»). Решения о вложении капитала в подобные акции при всей их коммер­ческой заманчивости практически неминуемо приведут к краху как не имеющие правовой защищенности, не говоря уж о морально-этической стороне подобного бизнеса. Нельзя путать деловой риск с риском преступить закон.

С переходом России к открытой экономике, с резким возрастанием роли международных связей предприятиям стало необходимо знать и постоянно изучать законодательные акты стран — партнеров по бизнесу и в первую очередь учитывать действующие торговые ограничения этих стран — величины налогов на ввозимые товары, размеры квот, перечни запрещенных видов импорта, особенности валютного контроля, нетарифные барьеры. Что касается последних, то отдельные страны налагают жесткий запрет на ввоз товаров, не соответствующих принятым в стране стандартам, причем не только по критериям экологичности. Например, Голландия запрещает импорт тракторов, которые двигаются со скоростью более 10 миль в час.

Принцип правовой защищенности требует от руководителей предприятий знания действующего законодательства и умения принимать управленческие решения только с учетом их соответствия действующим правовым актам, нормам морали и этики.

Принцип оптимизации управления.

Этот основополагающий принцип управления дает ответы на важнейшие, принципиальные, имеющие большое практическое значение вопросы: какое решение должен принять руководитель — сконцентрировать полноту власти в своих руках или раздать большую ее часть своим коллегам? Чему отдать предпочтение — централизации или децентрализации? В каких случаях централизация необходима? Сколько сотрудников должно непосредственно подчиняться руководителю: трое, пятеро, а может быть десять или даже больше? Какая структура управления в конкретной производственной ситуации является оптимальной?

Централизация управления, как свидетельствует теория и подтверждает практика, имеет несомненные преимущества при решении глобальных, стратегических задач. Она позволяет оптимально распределять резервы и ресурсы, но одновременно неизбежно подавляется творческая инициатива исполнителей, не всегда оптимально решаются тактические задачи. Подтверждение этому — печальный опыт социалистического строительства в нашей стране, трагические эпизоды Великой Отечественной войны, изуродованные судьбы миллионов советских людей, особенно творческих профессий. Яркий пример всемирной истории — разгром непобедимой армии Наполеона в битве при Ватерлоо результат неоправданно жесткой централизации управления.

Но в некоторых, чаще всего экстремальных, ситуациях единоначалие совершенно незаменимо: война, пожар, стихийные бедствия.

Централизация управления имеет важное следствие: работник должен получать приказы только от одного непосредственного начальника. Это ясное и понятное всем правило нарушается постоянно, начальнику трудно преодолеть искушение самому вмешаться в производственный процесс и его указания кажутся ему самыми мудрыми.

Децентрализация управления освобождает членов коллектива от постоянной докучливой опеки, эффективно стимулирует инициативу, полнее раскрывает потенциальные возможности личности. Рядовой работник выполняет задание с удвоенной энергией, если ему предоставляется хотя бы минимальная возможность действительного контроля ситуации.

Однако децентрализация управления имеет опасную тенденцию к превращению управляемого процесса в анархию, хаос. Часто даже опытные руководители обоснованно опасаются потерять контроль над децентрализованной управляемой системой, а слабые боятся появления компетентного неформального лидера, который может подменить своего начальника, подорвать его авторитет. Нередко случается, что, делегировав свои полномочия исполнителям, руководитель оказывается не в состоянии ответить на конкретные вопросы как своего непосредственного начальства, так и сотрудников коллектива.

Итак, как разумнее должен распорядиться своей властью руководитель, первое лицо предприятия, особенно если это предприятие — частная фирма? Теория управления дает четкие, однозначные рекомендации: руководитель должен взять всю орга­низационно-распорядительную власть в свои руки, делегировав при этом значительную часть своих полномочий опытным заместителям, специалистам своего дела, не мешать их работе мелкой опекой, постоянным контролем, если они в основном успешно выполняют свои служебные обязанности. Лишь при явной угрозе срыва запланированных работ или очевидном несоответствии исполнителя занимаемой должности руководитель обязан активно вмешаться в работу отстающего структурного подразделения, применив всю полноту власти вплоть до подмены собой исполнителя.

Остается еще один весьма существенный вопрос: сколько можно и нужно иметь подчиненных, какова норма управляемо­сти руководителя?

Научные исследования и сотни экспериментов выявили критерии и показатели, характеризующие количество должностных связей между руководителем и подчиненными в процессе взаимодействия. Французский исследователь В.А. Грейкунас обосносвал следующую формулу, определяющую количество связей между руководителем и его подчиненными в зависимости от численности последних:

K = n [2^n-1+ (n − 1)],

где n — число подчиненных;

К — количество взаимосвязей.

Формула Грейкунаса показывает, что если руководителю непосредственно подчинено четыре исполнителя, то количество спорных вопросов, разногласий, а следовательно, и обращений за их решением к начальнику будет находиться на уровне 44 контактов за рабочий день. Перспективы лавинообразного нараста­ния количества контактов видны из табл. 15.1.

Таблица 15.1

Зависимость количества связей «руководитель — подчиненные» от количества подчиненных

Количество подчиненных	Количество связей

Выводы формулы показывают лишь общую тенденцию, поскольку в единицу времени все должностные связи осуществляться не могут, но бесспорно, что при большом количестве непосредственных исполнителей руководитель фактически не в состоянии полноценно управлять предприятием и может лишь тешить свое самолюбие иллюзией власти.

Норма управляемости руководителя зависит от таких факторов, как:

• тип производства (серийное, мелкосерийное, индивидуальное), его сложность и важность;

• оснащенность труда руководителя техническими средствами управления (персональный компьютер и созданная на его основе база информационных данных, действующие типы коммутационных связей и т.д.);

• знания и опыт руководителя (в том числе овладение искусством управления).

Обычная норма управляемости колеблется от трех до семи непосредственно подчиненных руководителю исполнителей. Любопытное подтверждение давней известности этой нормы дает история. Армия Древнего Рима, однородная по своему составу, строилась по принципу шестерки (6 манипул — центурия, 6 центурий — когорта, 6 когорт — легион). Наполеон Бонапарт, командуя более сложной по своей структуре армией (пехота, легкая и тяжелая кавалерия, минеры, артиллеристы и т.д.), заложил в ее основу принцип тройки, уменьшив норму управляемости (3 взвода — рота, 3 роты — батальон, 3 батальона — полк). Армия в Советском Союзе длительное время строилась по той же структурной формуле и только в последние годы, когда появились особо сложные и мобильные средства вооружения (ракетные войска, космическое оружие), эти структурные подразделения стали автономными с подчинением лишь одному командиру.

Принцип делегирования полномочий.

Рациональное управление предусматривает передачу руководителем части своих служебных функций подчиненным без активного вмешательства в их действия.

Принцип делегирования полномочий состоит в передаче руководителем части возложенных на него полномочий, прав и ответственности своим компетентным сотрудникам.

Главная практическая ценность принципа состоит в том, что руководитель освобождает свое время от менее сложных повседневных дел и может сконцентрировать усилия на решении задач более сложного управленческого уровня. При этом (что весьма важно для руководителя) обеспечивается соблюдение нормы управляемости.

Делегирование полномочий возможно и целесообразно в случае, если руководитель подготовил достойных исполнителей, доверяет им и может искусно руководить ими.

Иерархическая пирамида «руководство — подчинение» демонстрирует (рис. 15.1) подчиненность исполнителей руководителям вплоть до высшего, где Р — руководитель, З — заместители, НО — начальники отделов, РГ — руководители групп, 1И— 4И — исполнители.

Традиционный бюрократический путь прохождения информации от высшего руководителя до исполнителей и обратно бывает зачастую весьма сложным и длительным. Но нередко возникают ситуации, когда исполнителям необходимо принять оперативные решения на своем иерархическом уровне. Строго говоря, исполнитель 1И для получения санкции на взаимодействие с исполнителем 2И должен передать информацию по долгому пути от 1И до Р и ждать указаний по такому же обратному пути. Можно избежать губительной потери времени, если руководство делегирует часть своих полномочий непосредственным исполнителям, и необходимые контакты между 1И и 2И будут осуществляться ими напрямую по мостику 1И—2И.

Методы решения производственных и организационных задач всегда многовариантны, и если подчиненный применяет свою, самостоятельную, может быть, пока еще и не оптимальную тактику решений, то в этом проявляется еще одна положительная черта принципа делегирования полномочий: исполнитель проходит хорошую и совершенно необходимую ему школу управленче­ского развития, приучается к самостоятельности. Исполнитель самоутверждается, растут его уверенность в своих силах и инициатива. При этом важно помнить, что доверенный исполнитель имеет право на ошибку, и в этом случае руководитель обязан оказать ему всемерную помощь в самой тактичной форме. Ведь одна из основных задач руководителя — развивать способности и мастерство подчиненного.

Рис. 15.1. Иерархическая пирамида

«руководство — подчинение»

Особо деликатный аспект этого принципа — организация контроля за действиями подчиненных. Мелочная опека ничего кроме вреда не даст, а отсутствие контроля может привести к срыву работ и анархии. Решение проблемы контроля состоит в четко налаженной обратной связи, в свободном обмене информацией между коллегами и, конечно, в достаточно высоком авторитете и управленческом мастерстве руководителя. Кстати, опытный чиновник высокого уровня, желая составить объективное мнение о качестве работы руководителя, всегда интересуется, как работают его подчиненные (это очень точно характеризует руководителя).

Принцип делегирования полномочий будет эффективен, если:

• подчиненные действительно знают и понимают, какие новые обязанности им переданы;

• подчиненный не будет получать «ценных указаний» от другого начальника через голову своего непосредственного руководителя;

• исполнитель знает свои права и обязанности без каких-либо неопределенностей. Без выполнения этого условия исполнитель будет напоминать, по словам Н. Винера, «евнуха в гареме идей, с которыми обвенчан их султан»;

• исполнитель свободен в своих действиях. Чем менее заметно участие руководителя в выборе путей реализации по­ставленных задач, тем лучше;

• исполнитель уверен в своем праве идти на продуманный риск и в праве совершения ошибок. Это важный способ борьбы с рутиной и косностью в деятельности аппарата управления;

• будут установлены конкретные цели и сроки выполнения задания;

• подчиненный будет правильно понимать необходимость контроля за исполнением и давать объективную информацию об отклонения от плановых показателей.

Следует отметить, что этот принцип управления робко применяют лица, недавно получившими повышение в должности, поскольку им трудно отказаться от привычного стереотипа прошлой деятельности. Руководитель, сам сортирующий корреспонденцию и печатающий на машинке при скучающем секретаре, вызывает сожаление, но не сочувствие.

Важность принципа делегирования полномочий возрастает в условиях доминирования экономических методов управления, реализация которых практически невозможна без самостоятельности и творческой инициативы исполнителей. Этот принцип еще раз подтверждает справедливость известной формулы: «никогда не делай сам того, что могут сделать твои подчиненные, кроме тех случаев, когда под угрозой жизнь человека».

Принцип соответствия.

Основы этого важного принципа управления были заложены около ста лет назад.

Ф. Тейлор, наблюдая за погрузкой чугунных чушек в железнодорожные вагоны и за работой землекопов, обратил внимание на то, что рабочие по-разному относятся к труду, требующему только физической силы и несложных навыков. Одни, физически крепкие и имеющие средние интеллектуальные способности, работали с удовольствием; для других эта работа была в тягость. Тейлор предложил провести отбор рабочих на основе научно разработанных критериев и внедрить систему тренировки и обучения.

Основа принципа соответствия заключается в том, что выполняемая работа должна соответствовать интеллектуальным и физическим возможностям исполнителя. Производственный и жизненный опыт дает много примеров, когда благодаря случайностям конъюнктуры человек со средними интеллектуальными и организаторскими способностями был вознесен на верх служебной иерархической лестницы и, несмотря на все старания, на работу без отдыха с утра до глубокой ночи, так и не смог добиться каких-либо заметных результатов. Страдает не только работа, под угрозой находятся и здоровье такого человека, благополучие его семьи, дружеские контакты с другими людьми. Принцип соответствия необходимо применять каждому руководителю при подборе и расстановке управленческих кадров, и в первую очередь — при оценке собственных возможностей, своего соответствия выполняемой работе.

Четко применять принцип соответствия рекомендовал еще Сократ. Он учил, что главная задача и основное свидетельство искусства любого общественного деятеля, военачальника, торговца, строителя — умение дать человеку работу по его способностям добиться выполнения порученного задания.

Принцип автоматического замещения отсутствующего.

Очевидная важность принципа автоматического замещения отсутствующего ясна каждому опытному руководителю. Замещение отсутствующих (болезнь, отпуск, командировка) должно решаться автоматически, на основе действующих служебных должностных инструкций и регулироваться формально. Как часто в нашей производственной практике возникали ситуации, когда из-за болезни главного бухгалтера, например, была парализована работа всего предприятия — только у бухгалтера хранится печать или только его подпись признается банком!

Есть одно несколько неожиданное следствие этого принципа — важность служебных должностных инструкций. Мало найдется людей, имеющих опыт работы в органах управления, которые с симпатией относились бы к предписаниям, инструкциям, циркулярам. Их много, этих должностных документов, и не все из них составлены грамотно, четко и лаконично.

Кроме должностных инструкций, где должны быть четко определены права и обязанности исполнителя (в том числе и замещение им временно отсутствующего коллеги), есть один очень серьезный документ — инструкция по технике безопасности. Каждый новый работник обязан ознакомиться с ней, расписаться в специальном журнале, и лишь после проверки его знаний и инструктажа на рабочем месте он может быть допущен к работе. Невыполнение руководителем требований инструкции по технике безопасности может привести к самым печальным последствиям.