Формирование аудиторских групп

После решения о возможности проведения аудита необходимо сформировать аудиторскую группу с учетом компетентности, необходимой для достижения целей аудита. Если аудит проводит один аудитор, он должен выполнять все обязанности, возлагаемые на руководителя аудиторской группы.

При определении численности и состава аудиторской группы необходимо учитывать следующие факторы:

а) цели, область, критерии и продолжительность аудита;

б) вид аудита (комплексный или совместный);

в) общую компетентность группы по аудиту, необходимую для достижения целей аудита;

г) законодательные требования, требования регламентов, требования контрактов и требования органов по аккредитации/сертификации;

д) необходимость обеспечения независимости аудиторской группы от проверяемой деятельности и избегания конфликта интересов;

е) возможности членов аудиторской группы результативно сотрудничать с проверяемой организацией и совместно работать;

ж) язык аудита и понимание специфических социальных и культурных ценностей организации (с учетом собственного опыта аудиторов или при поддержке технического эксперта).

Процесс обеспечения общей компетентности аудиторской группы должен включать следующие этапы:

- определение знаний и навыков, необходимых для достижения целей аудита;

- выбор членов аудиторской группы таким образом, чтобы в группе по аудиту имелись все необходимые знания и опыт.

Если аудиторы в аудиторской группе не обладают необходимыми знаниями и опытом, в группу включают технических экспертов. Технические эксперты должны работать под руководством аудиторов.

В группу по аудиту можно включать стажеров, но они не должны заниматься аудитом без руководства или методической помощи со стороны аудиторов.

И заказчик, и проверяемая организация имеют право требовать замены членов аудиторской группы по объективным причинам (член аудиторской группы работал ранее в проверяемой организации или же оказывал ей услуги по консалтингу, предыдущее неэтичное поведение). Причины доводят до сведения руководителя аудиторской группы и ответственного за управление программой аудита, которые должны согласовать с заказчиком аудита и проверяемой организацией решение по замене членов аудиторской группы.

Ответственность за программу аудитов:

Руководство организации должно назначить лиц, ответственных за менеджмент программы аудита,и предоставить им полномочия необходимые для установления программы аудита, обеспечения необходимыми ресурсами, реализации, мониторинга, анализа и улучшения программы.

В ответственность лиц, осуществляющих менеджмент программы аудита, входит:

· определение целей и объема программы аудита, а также процедур, в соответствии с которыми должен осуществляться внутренний аудит;

· определение ответственности при проведении аудитов (руководителя аудиторской группы, аудиторов, стажёров и технических экспертов);

· обеспечение ресурсами, необходимыми для планирования, реали-зации, мониторинга и улучшения программы аудитов;

· обеспечение выполнения программы аудита и ведения соответст-вующих записей по программе аудита;

· мониторинг, анализ и улучшение программы аудита.

45. Организация проведения аудита: планирование аудита, разработка документации для проведения аудита на месте.

Планирование аудита:

Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита.

План аудита должен включать:

• цели и критерии аудита;

• объем аудита, включая указание должностных лиц, подразделений и процессов, подлежащих проверке;

• дату и место проведения аудита.

• время и место проведения мероприятий, связанных с аудитом, в том числе вступительного и заключительного совещаний.

План должен быть утверждён ответственным за менеджмент программы аудита и представлен проверяемому подразделению до начала проведения аудита на местах.

Любые возражения со стороны проверяемого подразделения должны быть разрешены совместно руководителем аудиторской группы, руководством проверяемого подразделения и ответственным за менеджмент программы аудита.

Разработка документации для проведения аудита на месте:

Члены аудиторской группы должны подготовить рабочие документы,включающие:

а) Чек - листы;

б) формы для регистрации информации, такой как свидетельства, на-блюдения аудита и протоколы совещаний.

Ключевой частью в подготовке проверки является составление чек-листа. Чек-листы составляются с целью определить, выполняются ли должным образом те виды деятельности, которые проверяет аудитор.

Чек-лист– это контрольный перечень вопросов, которые должен проверить аудитор. Он может быть составлен и в форме вопросов к со-трудникам проверяемого подразделения, или в форме памятки для аудитора с указанием всех пунктов, по которым он планирует провести проверку.

Чек-листы можно использовать и как блокнот для заметок и/или журнал хода проверки, указывающий все детали системы, подвергнутые проверке, даже если не выявлено никаких проблем.

Предпочтительно, чтобы в каждом чек-листе содержались ссылки на конкретный пункт применимого стандарта, общесистемного Руководства или другого документа, на соответствие которому проводится проверка, а также поле для отметок о соответствии, несоответствии и комментариев. Аудитор в ходе проверки делает свои пометки в чек-листе, что в дальнейшем облегчает работу по составлению заключений аудита.

Чек-лист, должен быть составлен таким образом, чтобы в проверку были включены

· Все, что является критической характеристикой в отношении объекта проверки. К критическим характеристикам может относиться то, что оказывает влияние на удовлетворённость потребителя, окружающую среду, безопасность, а так же те характеристики, которые составляют для организации серьезный экономический риск.

· Периодически повторяющиеся проблемы,

· Проблемы, выявленные в результате оценок системы менеджмента со стороны внешних организаций.

· Проблемы, выявленные в ходе предшествующих внутренних проверок, в том числе в других подразделениях.

Аудитор может заранее продумать формулировки вопросов, которые он собирается задать в проверяемом подразделении и зафиксировать их в чек-листе.

Необходимо помнить, что чек-лист является лишь памяткой для аудитора, помогающей ему полностью выполнить объём аудита, не забыть проверить, какой-нибудь важный аспект. Чек-лист не должен ограничивать действия аудитора, если собранная при аудите информация указывает на необходимость расширить проверку, задать дополнительные вопросы.

Аудиторы не должны ограничиваться рамками конкретного проверяемого участка, если вопрос касается соответствия всей системы. В этом смысле проверка системы контроля в цехе может привести к вопросам по системе контроля калибровки для измерительных приборов и оснастки.

Возможно, что аудитор сочтет возможным использовать отдельный блокнот или записную книжку для записи тех наблюдений, которые не вошли в состав чек-листа.

46. Проведение аудита на месте: предварительное совещание, сбор информации, верификация данных, заключительное совещание.

Предварительное совещание проводится, чтобы:

• познакомить команду аудиторов с представителями проверяемого подразделения,

• согласовать (подтвердить) план аудита,

• определить, что требуется от персонала подразделения во время проведения аудита,

• убедиться, что для аудиторов назначены сопровождающие лица,

• ответить на вопросы со стороны проверяемого подразделения.

Предварительное совещание проводится сразу после прибытия аудитор-ской группы в проверяемое подразделение и до начала аудита. На совещании присутствуют все члены аудиторской группы, руководитель и представители проверяемого подразделения. Ведёт совещание руководитель группы аудиторов. Он представляет участников совещания друг другу, объясняет цели аудита, подтверждает объём и критерии аудита.

Руководитель аудиторской группы может объяснить методы проведения аудита и представить процедуры, в соответствии с которыми проводится проверка.

Рекомендуется на предварительном совещании чётко определить роли сопровождающих, особенно если процедурой по внутреннему аудиту предусмотрена подпись сопровождающего на акте о несоответствии. В этом случае необходимо объяснить, что сопровождающий выступает только в роли свидетеля, и его подпись подтверждает, что тот или иной факт имел место, а не то, что ситуация является несоответствием установленным требованиям. Необходимо объяснить также, что сопровождающие не являются членами аудиторской группы и поэтому не должны влиять или вмешиваться в проведение аудита.

В ходе совещания руководитель аудиторской группы должен сообщить дату, время и место проведения заключительного совещания и дать возможность представителям проверяемого подразделения задать вопросы.

Перед тем как аудиторы приступят к выполнению своих обязанностей, руководитель группы должен убедиться, что аудиторы ознакомлены с правилами техники безопасности

При проведении аудита в небольшой организации нет нужды знакомить аудиторов с проверяемым персоналом и предоставлять им сопровождающих. В этом случае вступительное совещание может просто состоять из сообщения руководителя группы аудиторов о том, как будет проводиться аудит.

Сбор информации:

Аудитор, используя различные источники информации, осуществляет сбор информации, которая после проверки становится свидетельством аудита.

В результате оценки свидетельств аудита относительно критериев аудита образуются наблюдения аудита, указывающие на соответствие, несоответствие или возможность улучшения.

На основе анализа наблюдений аудита составляется заключение по результатам аудита, которое может указывать на необходимость корректирующих и предупреждающих действий или на области возможных улучшений.

Верификация данных:

проверка соответствия документов системы установленным требованиям, в

том числе:

• проверка правильности оформления документов системы,

• проверка возможности идентификации документов системы,

• проверка актуализации документов системы,

• проверка адекватнос ти содержания документов системы требованиям

стандарта ИСО 9001,

• проверка полноты изложения процедур в документах системы,

• проверка адресности документов системы;

проверка выполнения требований документов системы, в том числе:

• проверка соответствия деятельнос ти и ее результатов проверяемого

подразделения запланированным в системе мероприятиям,

• беседы с сотрудниками проверяемого подразделения,

• визуальное ознакомление с состоянием регистрируемых данных, обо-

рудования и средств измерений, рабочих мест, мест отдыха,

• проверка факта обучения персонала при внедрении новых документов

системы.

Заключительное совещание:

Заключительное совещание проводится в том же составе, что и всту-пительное совещание.

Руководитель аудиторской группы должен:

· представить заключения по результатам аудита, наблюдения аудита, в том числе рекомендации по улучшению;

· согласовать сроки представления и выполнения корректирующих действий по выявленным несоответствиям;

· ответить на вопросы;

Любые разногласия в отношении наблюдений аудита и/или заключений по результатам аудита должны быть обсуждены и, если возможно, разрешены. В противном случае все мнения должны быть отражены.

Заключительное совещание проводится под председательством руководителя группы для сообщения о результатах аудита руководству аудируемого участка, а также определения любых последующих действий. Аудиторы должны сообщать о результатах аудита полностью, а не ограничивать отчет несоответствиями. Все положительные наблюдения должны быть также сообщены.

В повестку собрания должно быть включено следующее:

1. Благодарность аудируемым за оказанную помощь.

2. Повторное представление группы аудиторов.

3. Краткое заключение по объему аудита.

4. Разъяснение причины и цели аудита и метода, который был использован.

5. Здесь должно быть сказано, что аудит был выборочным, и поэтому не все

несоответствия были выявлены.

6. Еще раз подтвердить конфиденциальность.

7. Просьба о том, что все вопросы и обсуждения следует перенести на конец собрания.

8. Сообщение каждого члена группы по его области аудита. Только факты.

9. Приглашение проверяемых принять участие в обсуждении любых специ-

фичных моментов.

10. Согласование сроков завершения корректирующих действий.

11. Объяснение, где это применимо, последующих действий.

12. Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итогового отчета. Если это рукописный вариант (что бывает необходимо), то за ним должна последовать идентичная напечатанная копия.