Методы определения общей цели коллектива

Для определения общей цели коллектива (организации) могут быть использованы три группы методов:

- метод экстраполяции;

- методы экономико-математического моделирования;

- экспертные методы.

Методы, входящие в первые две группы, используют информацию, относящуюся к прошлому. Будущее в них представляется как простое продолжение настоящего. Метод экстраполяции применяется в тех случаях, когда состояние объекта управления можно считать нормальным, допустимым. Тогда цели, достигнутые в прошлом периоде, ставятся в качестве целей и на будущий период, иными словами, стремятся, чтобы система придерживалась существующей практики без особых изменений, не предвидят дополнительной потребности в ресурсах. Основное внимание уделяют ликвидации недостатков, имеющих место в прошлом.

Методы экономико-математического моделирования используют для определения численных значений показателей, характеризующих результат функционирования системы, для поиска наилучших вариантов достижения цели.

Экспертные методы – это исследование каких-либо вопросов лицами, обладающими специальными знаниями, опытом для получения выводов, мнений, рекомендаций, оценок. Задача эксперта в процессе управления состоит в том, чтобы, используя глубокие знания, прошлый опыт и интуицию, применить общие законы и частные закономерности для разработки конкретных управленческих действий или решений, причем в качестве эксперта может выступать не только отдельный человек, но и организация, которой доверено право проводить исследование и давать заключения по сложным спорным вопросам.

Экспертные методы могут быть разделены на две большие подгруппы: эвристические и комбинированные.

Эвристические методы опираются только на знания, опыт, творческие способности эксперта. К числу таких методов относятся метод совещаний и метод «мозговой атаки».

Метод совещаний

Совещание является одним из самых распространенных методов выработки цели и принятия решения. Здесь общее мнение вырабатывается путем открытого и всестороннего обсуждения поставленной проблемы. Правильно подготовленное и проведенное совещание дает возможность учесть коллективный опыт и знания, способствует правильному решению проблемы. Кроме того, участие в принятии решения является мощным социально-психологическим стимулом, который способствует повышению деловой активности и квалификации, позволяет лучше представить цели коллектива и свою роль в их достижении, а также успешной реализации совместно принятого решения.

Для успешной работы совещания в ходе его подготовки и проведения необходимо соблюдать ряд условий:

1. Выработать повестку дня. Для этого необходимо определить проблему, подлежащую обсуждению, и сформулировать ее в простых, всем понятных выражениях. Нецелесообразно в повестку дня одного совещания включать более одной крупной сложной проблемы, но допускается обсуждение ряда мелких оперативных вопросов.

2. Тщательно отобрать информационные материалы, позволяющие всесторонне и объективно обсудить проблему и заранее ознакомить с ними будущих участников совещания.

3. Выбрать участников совещания. Это должны быть специалисты, имеющие непосредственное отношение к решаемой проблеме. Число участников должно быть минимальным (не больше 30 человек) и определяется оно сложностью решаемой проблемы.

4. Установить дату и время проведения совещания. О времени проведения совещания необходимо заранее известить вех участников.

5. Четко определить функции, компетентность и ответственность совещания.

6. Правильно выбрать председателя совещания. Это должен быть специалист, который не только хорошо знаком с решаемой проблемой, но и умеет организовать работу совещания, то есть привлечь других людей к активному участию в обсуждении.

7. Установить регламент совещания. Он должен выбираться таким образом, чтобы все участники совещания сохраняли постоянно высокую работоспособность.

8. Результатом совещания должно быть решение, которое формулируется непосредственно на совещании и фиксируется в протоколе.

Совещание закончится успешно, если не будет слишком длительным, первым на обсуждении будет поставлен наиболее важный вопрос, все присутствующие смогут высказать свою точку зрения, регламент будет соответствовать намеченному, атмосфера будет свободной и непринужденной.

Однако метод совещаний имеет ряд недостатков. Прежде всего это субъективные черты отдельных участников совещания, чрезмерная осторожность высказываний отдельных участников из-за боязни критики, возможность влияния предвзятого мнения того, или иного авторитета, большие затраты времени на обсуждение и развитие решений и т.д. Эти недостатки, а нередко и плохая подготовленность снижают эффективность совещания.

Метод мозговой атаки в значительной степени снижает недостатки совещаний. Здесь разделены во времени этапы выработки идей и их критического обсуждения. Кроме того, сама критика идей, гипотез и предложений производится в форме, стимулирующей дальнейшее творческое обсуждение. Метод базируется на гипотезе, что среди множества идей всегда имеется несколько хороших. В качестве участников обсуждения приглашаются не только специалисты, но и работники, прямо не занимающиеся разработкой поднятых вопросов. Они должны обладать способностью к нестандартному мышлению, творческому подходу, быть широко образованными, иметь основательную подготовку в областях смежных с той, в которой лежит поставленная задача. От участников требуется как можно быстрее, не задумываясь долго, предлагать оригинальные решения поставленной проблемы. При этом приветствуется логическое и ассоциативное высказывание идей; категорически запрещается критика и любая форма оценки высказанных идей; исследуются все высказанные предложения, даже если их целесообразность в данной ситуации сомнительна.

Стадии проведения «мозговой атаки»:

1. Характеристика проблемы.

2. Выработка максимально возможного количества ее решений, даже самых, на первый взгляд, невероятных.

3. Обсуждение и выбор наиболее рациональных идей для дальнейшей проработки.

4. Выбор оптимальных решений проблемы или целей.

Метод эффективен на ранних стадиях обсуждения и постановки новых целей, в экстремальных аварийных ситуациях и т.п.

К недостаткам этого метода относятся его стихийный характер, большие затраты времени на высказывание и развитие неперспективных идей.

Комбинированные методы сочетают эвристические способы сбора информации и экономико-математические приемы ее обработки.