Моделирование бизнес-процессов

С помощью моделирования различных областей деятельности ор ганизации можно достаточно эффективно анализировать «узкие мес­та» в управлении и оптимизировать общую схему бизнеса.

Для решения подобных задач моделирования сложных систем су­ществуют хорошо обкатанные методологии и стандарты. К таким стандартам относятся методологии семейства IDEF.С их помощью можно эффективно отображать и анализировать модели деятельности широкого спектра сложных систем в различных разрезах. При этом широта и глубина обследования процессов в системе определяются самим разработчиком, что позволяет не перегружать создаваемую мо дель излишними данными.

К семейству IDEF можно отнести следующие стандарты: ■ IDEF0 — методология функционального моделирования. С помощью наглядно-го графического языка IDEF0 изучаемая система предстает перед разработчиками и аналитиками в виде набора взаимосвязанных функций (функциональных бло-

Глава 6. Структуры и процессы эффективного менеджмента

ков — в терминах IDEFO). Как правило, моделирование средствами IDEFO явля­ется первым этапом изучения любой системы;

• IDEF1 — методология моделирования информационных потоков внутри сис­
темы, позволяющая отображать и анализировать их структуру и взаимосвязи;

■ IDEF1X (IDEF1 Extended) — методология построения реляционных струк­
тур. IDEF1X относится к типу методологий ■«сущность — взаимосвязь»
(ER — Entity-Relationship) и, как правило, используется для моделирования реля­
ционных баз данных, имеющих отношение к рассматриваемой системе;

• IDEF2 — методология динамического моделирования развития систем. В связи с весьма серьезными сложностями анализа динамических систем от этого стандарта практически отказались, и его развитие приостановилось на начальном этапе. Однако в настоящее время присутствуют алгоритмы и их компьютерные реализации, позволяющие превращать набор статических диаграмм IDEFO в дина­мические модели, построенные на базе -«раскрашенных сетей Петри» (CPN - Co­lor Petri Nets);

• IDEF3 — методология документирования процессов, происходящих в систе­ме, которая используется, например, при исследовании технологических процессов на предприятиях. С помощью IDEF3 описываются сценарий и последовательность операции для каждого процесса. IDEF3 имеет прямую взаимосвязь с методологией IDEFO — каждая функция (функциональный блок) может быть представлена в виде отдельного процесса средствами IDEF3;

■ IDEF4 — методология построения объектно-ориентированных систем. Сред­
ства IDEF4 позволяют наглядно отображать структуру объектов и заложенные
принципы их взаимодействия, тем самым позволяя анализировать и оптимизиро
вать сложные объектно-ориентированные системы;

• IDEF5 — методология онтологического исследования сложных систем. С по­
мощью методологии IDEF5 онтология системы может быть описана при помощи
определенного словаря терминов и правил, на основании которых могут быть
сформированы достоверные утверждения о состоянии рассматриваемой системы в
некоторый момент времени. На основе этих утверждений формируются выводы о
дальнейшем развитии системы и производится ее оптимизация.

IDEFO как стандарт был разработан в 1981 г. в рамках обширной программы автоматизации промышленных предприятий, которая носила обозначение ICAM (Integrated Computer Aided Manufacturing) и была предложена департаментом Во­енно-воздушных Сил США. Собственно семейство стандартов IDEF унаследовало свое обозначение от названия этой программы (IDEF—ICAM DEFinition). В про цессе практической реализации участники программы ICAM столкнулись с необхо­димостью разработки новых методов анализа процессов взаимодействия в про­мышленных системах. При этом кроме усовершенствованного набора функций для описания бизнес процессов одним из требований к новому стандарту было наличие эффективной методологии взаимодействия в рамках «аналитик — специалист». Другими словами, новый метод должен был обеспечить групповую работу над со зданием модели с непосредственным участием всех аналитиков и специалистов, занятых в рамках проекта.

Стандарты IDEFO являются основополагающими в семействе стан дартов и базируются на правилах графического представления биз­нес-процессов в виде функциональных блоков с входящими и выхо дящими стрелками.

Функциональный блок графически изображается в виде прямо угольника (см. рис. 6.2.1) и олицетворяет собой некоторую конкрет­ную функцию в рамках рассматриваемой системы. По требованиям стандарта название каждого функционального блока должно быть сформулировано в глагольной форме (например, «производить услу­ги», а не «производство услуг»).

Каждая из четырех сторон функционального блока имеет опреде ленное значение (роль), при этом:

И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, Н. Г. Ольдерогге. Эффективный менеджмент

— верхняя сторона имеет значение «Управление»;

— левая сторона имеет значение «Вход»;

— правая сторона имеет значение «Выход»;

— нижняя сторона имеет значение «Механизм».

Каждый функциональный блок в рамках единой рассматриваемой системы должен иметь свой уникальный идентификационный номер. Функциональные блоки соединяются линиями, стрелками, отражаю­щими связи между блоками.

Следующим основным понятием стандарта IDEF0 является деком­позиция.Принцип декомпозиции применяется при разбиении слож ного процесса на составляющие его функции. При этом уровень де­тализации процесса определяется непосредственно разработчиком мо­дели. Декомпозиция позволяет постепенно и структурированно пред­ставлять модель системы в виде иерархической структуры отдельных диаграмм, что делает ее менее перегруженной и легко усваиваемой.

Модель IDEF0 всегда начинается с представления организации (бизнеса) как единого целого — одного функционального блока с ин­терфейсными линиями, простирающимися за пределы рассматриваемой области. Такая диаграмма с одним функциональным блоком называет­ся контекстной диаграммой и обозначается идентификатором «АО».

В пояснительном тексте к контекстной диаграмме должна быть указана цель построения диаграммы в виде краткого описания.

В процессе декомпозиции функциональный блок, отображающий в контекстной диаграмме систему как единое целое, подвергается де­тализации на другой диаграмме. Получившаяся диаграмма второго уровня содержит функциональные блоки, отображающие главные подфункции функционального блока контекстной диаграммы и назы­вается дочерней по отношению к нему (каждый из функциональных блоков, принадлежащих дочерней диаграмме, называется дочерним блоком). В свою очередь, функциональный блок-предок называется родительским блоком по отношению к дочерней диаграмме, а диа­грамма, к которой он принадлежит, — родительской диаграммой. Каждая из подфункций дочерней диаграммы может быть далее дета­лизирована путем аналогичной декомпозиции соответствующего ей функционального блока.

При проведении сложных проектов обследования предприятий разработка моделей в стандарте IDEF0 позволяет наглядно и эффек­тивно отобразить весь механизм деятельности организации в нужном разрезе.

Конечным этапом моделирования бизнес-процессов является фор­мирование отдельных «рабочих мест», которые в дальнейшем форми руют организационно-штатную структуру организации.

Рассмотрим процесс моделирования на конкретном примере торго­вой фирмы [6].

Исходная (родительская) диаграмма на рис. 6.2.2 отражает цель модели бизнес-системы. Главная функция компании — «обеспечить клиента необходимым товаром».

Глава 6. Структуры и процессы эффективного менеджмента

Рис. 6.2.2. Исходная родительская диаграмма

Условные обозначения на этой и последующих диаграммах (рис. 6.2.2 — 6.2.6):

ОП — отдел продаж; ВЭД — сТтдел внешнеэкономической деятельности; ОМ — отдел маркетинга;

ФО — финансовый отдел; ОЛ — отдел логистики; ТП — торговый представитель;

РКЦ — расчетно-кассовый центр

Логично предположить, что на входе блока АО должен быть «нео­товаренный клиент», а на выходе — «отоваренный клиент».

Исполнительным механизмом реализации функции является весь персонал (все структурные единицы) фирмы, а управляет процессом ряд ограничений: заказы и спрос, деньги (их наличие) и бюджет (как инструмент распределения ресурсов).

Далее имеет место декомпозиция по функциональному признаку (рис. 6.2.3). Для того чтобы обеспечить клиента необходимым това ром, необходимо выполнение следующих условий:

— этот товар должен быть в наличии (блок А1);

— товар должен быть обработан (хранение, погрузка-разгрузка, сортировка — блок А2);

— была обеспечена система реализации товара клиенту (блок A3).

На рис 6.2.3 входной ресурс «деньги» (СЗ) преобразуется в бло­ке А1 в «закупленный товар» под действием управления «заказов и спроса» (С1), «бюджета закупок» (С2) блока АО с помощью испол­нительного механизма «персонал фирмы» (Ml).

Далее закупленный товар необходимо обработать и подготовить к продаже (блок А2). Управляют этим процессом «бюджет обработки товара» и «инструкции, правила доставки и обработки», а выполня ет — соответствующий персонал фирмы.

Конечным процессом (и главным, с точки зрения потребителя) является непосредственно «реализация товара» (блок A3), на выпол нение которого влияют бюджет продаж, правила, инструкции для торгового персонала.

И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, Н. Г. Ольдерогге. Эффективный менеджмент

Рис. 6.2.3. Декомпозиция главной (исходной) функции блока АО «Обеспечить клиента необходимым товаром»

По аналогии с предыдущей (родительской) диаграммой следую­щим шагом моделирования является декомпозиция блока А1.

Для того чтобы обеспечить наличие требуемого товара, необходимо:

• сформировать план закупок (блок АН);

• определить поставщика (блок А12);

• произвести закупку (блок А13).

Указанные процедуры развернуты в диаграммах на рис. 6.2.4 - 6.2.6.

Таким образом, результатом моделирования является упорядочен­ный набор диаграмм (см. рис. 6.2.2 — 6.2.6) с нумерацией блоков, соответствующей уровню их иерархии, что позволяет получить цело стную функционально-структурную модель фирмы, где функциональ ная модель — это иерархия блоков (функций или процессов), свя занных потоками данных, а структурная — совокупность оргструк-турных единиц (исполнительных механизмов).

Глава 6. Структуры и процессы эффективного менеджмента

Рис. 6.2.4. Декомпозиция блока «Сформировать план закупок»

Уровень детализации диаграмм соответствует поставленной цели, т. е. можно четко определить и разграничить функции между струк­турными звеньями компании.

Подводя итог, можно отметить, что функционально-структурная модель фирмы является очень эффективным инструментом для ре­шенияследующих практических задач менеджмента:

• разработка организационной структуры фирмы с четким распреде­лением функций между структурными единицами, исключающим дублирование одних и тех же функций различными исполнителя­ми^ «зависание» других функций, которые не имеют конкретного исполнителя;

• построение детального дерева функций организации для проведе­ния функционально-стоимостного анализа (ФСА) с целью оптими­зации затрат на функционирование компании (см. п. 6.2.3);

• проектирование системы внешнего и внутреннего документооборо­та фирмы;

• разработка взаимоувязанной и непротиворечивой внутрифирмен ной нормативной базы (положения, порядки, инструкции и т. д.);

• оптимизация бизнес-процессов по различным критериям и т. д.

И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, Н. Г. Ольдерогге. Эффективный менеджмент