Процессный подход. Функции менеджмента.
Стратегическое и оперативное управление.
| Характеристика | Оперативное управление | Стратегическое управление |
| Миссия, предназначение | Призводство товаров и услуг с целью получения дохода от их реализации. | Выживание организации в долгосрочной перспективе посредством установления динамичного баланса с окружением, позволяющего решать проблемы заинтересованных в деятельности организации лиц. |
| Объек концентрации внимания менеджмента | Взгляд внутрь организации, поиск путей более эффективного использования ресурсов. | Взгляд вовне организации, поиск новых возможностей в конкурентной борьбе, отслеживание и адаптация к изменениям в окружении. |
| Учет фактора времени | Ориентация на краткосрочную и среднесрочную перспективу. | Ориентация на долгосрочную перспективу. |
| Основа построения системы управления | Функции и организационные структуры, процедуры, техника и технология. | Люди, системы информационного обеспечения, рынок. |
| Подход к управлению персонвлом | Взгляд на работников как на ресурс организации, как на исполнителей отдельных работ и функций. | Взгляд на работников как на основу организации, ее главную ценность и источник ее благополучия. |
| Критерии эффективности управления | Прибыльность и рациональность использование производственного потенциала. | Своевременность и точность реакция организации на новые запросы рынка и изменения в зависимости от изменения окружения. |
Понятие, уровни и элементы организационной культуры.
Процессный подход. Функции менеджмента.
Возник в школе административного управления, только там функции описывались отдельно, а тут во взаимосвязи.
Функции менеджмента – конкретный вид управленческой деятельности, который осуществляется определенными приемами и способами, а также соответствующая организация работы и контроль деятельности.
Менеджмент – процесс, т.к. это не одно действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий, т.е. управленческих fий. Сумма всех этих fий – процесс управления. Вообще функций кто сколько хочет выделяет, Файоль – 5: прогноз и планирование, организовывание, командование, координация, контроль. Мескон объединил все в 4 группы: планирование, организация, мотивация и контроль.
Планирование. Организация – это группа людей, деятельность которых сознательно координируется во имя достижения общей цели или целей. Планирование как раз и занимается определением этих целей и того, с помощью чего эти цели могут быть достигнуты. Всё это можно выразить в форме трех вопросов:
а) Какого нынешнее положение организации?
б) Какого идеальное положение организации?
в) Как перейти от а) к б)
При этом менеджер должен выделять как общие направления развития организации, необходимые для достижения поставленных целей, так и конкретные шаги, разработанные для конкретных исполнителей либо отделов.
! Планирование – это не разовое действие, а постоянный процесс, т.к.:
1. Будущее неопределенно, и планы постоянно требуют изменений под влиянием меняющейся окружающей среды;
2. Организации обычно живут дольше своих целей, и при достижении поставленных ранее целей менеджер должен постановить новые.
Организация. В менеджменте слово «организация» встречается в трех значениях: 1. Само предприятие, фирма; 2. Структура этой фирмы, ее горизонтальные и вертикальные связи; 3. Организовывание – процесс создания организации как структуры, что и является второй функцией менеджера. Еще со времен промышленной революции менеджерам известно, что одна и та же группа людей, выполняющая одну и ту же работу, будет добиваться гораздо больших результатов, если будет работать организованно. В четкой структуре каждый человек осознает свои права и обязанности и выполняет ту работу, к которой наиболее способен. Создание четкой, ясной и функциональной структуры – важная задача менеджера. Не последнюю роль здесь играет делегирование полномочий – мощный инструмент, с помощью которого менеджеры могут удовлетворять потребности сразу трех элементов:
1. Потребности работника (вместо полного давления «сверху» он получает относительную свободу действий и принятия решений)
2. Потребности менеджера (он освобождается от излишней нагрузки и может передать часть своей работы другим членам организации)
3. Потребности организации (она получает удовлетворенного своим положением работника и незагруженного менеджера)
Мотивация («активизация» по Лафта). Самый перспективный план и самая удобная структура не помогут компании, ее не спасут даже самые талантливые работники, если они (или хотя бы их часть) не выполняют свои функции и фактическую работу. Именно здесь задействуется функция мотивации: менеджер должен сделать так, чтобы люди в организации работали.
Всю историю мотивации можно условно подразделить на три больших этапа:
1. До 18 века (основные способы осознанной или неосознанной мотивации – угрозы и наказания: «метод кнута»).
2. Конец 18 века – середина 20 века (основной способ осознанной мотивации – экономический: «метод пряника»).
3. От середины 20 века (удовлетворение индивидуальных потребностей человека благодаря хорошо выполненной работе).
Переход от п.2 к п.3 был сделан благодаря исследованиям бихевиористов, доказавших, что сознание внутреннего стимула к действиям является результатом сложной совокупности постоянно меняющихся потребностей. И если до этого считалось, что возможность повышения зарплаты при успешно выполненной работе обязательно будет мотивировать работника, то бихевиористы доказали, что для мотивирования работников менеджер должен определить их истинные потребности и обеспечить их возможностью удовлетворять эти потребности благодаря хорошей работе. Об этом же писал и мастер психологии Абрахам Маслоу в своей книге «Мотивация и личность». Так, говоря о результатах удовлетворения потребностей, Маслоу выделяет среди прочих те, которые напрямую связаны с трудовой деятельностью человека и важны для менеджера:
1. Ощущение принадлежности, включенности в группу, отождествление себя с целями и победами группы
2. Ощущение самоактуализации, полноты самореализации, всё более полного и плодотворного раскрытия ресурсов личности
3. Совершенствование интуитивных способностей
4. Большая креативность
5. Большая устойчивость к фрустрации
6. Меньшее напряжение
Контроль.Контроль – это процесс обеспечения фактического достижения организацией намеченных целей. Менеджер всё время ориентируется на будущее: как спланировать цели организации, как организовать работу наилучшим образом, как промотивировать работников. Но будущее изменчиво, и менеджер должен контролировать последствия своих решений на протяжении всего пути их исполнения. Выделяют три аспекта управленческого контроля:
1. Установление стандартов. Базируясь на планах, должны быть установлены точные цели на каждый период времени действия организации.
2. Оценка и сравнение. Менеджер должен оценить достигнутый уровень и сравнить его со спланированным.
3. Принятие мер. Выяснив источники проблем, повлиявших на расхождение реального и спланированного уровней в п.2, менеджер должен принять меры, необходимы для исправления отклонений от первоначального плана.
! Все вышеописанные fи связаны с принятием решений и требуют коммуникации. Это – связующие процессы
Принятие решений – основное направление управленческой деятельности; выбор одной из альтернатив дальнейшего развития.
Для принятия правильных решений нужна правильная информация, а единственный способ ее получить – коммуникация.
Коммуникация – процесс обмена информацией и смыслом между двумя и более людьми.
Отношения людей напрямую и в основном зависят от их коммуникаций, а т.к. организация – это структурированная модель человеческих отношений, то и в ней коммуникации важны. Без правильных коммуникаций менеджер не сможет донести до подчиненных свои планы, не сможет их мотивировать и не сможет проконтролировать → коммуникация важна во всех функциях менеджера.
20. Системный подход в менеджменте
В рамках системного подхода организация рассматривается как система, т.е. некая целостность, состоящая из взаимозависимых частей, каждая из которых вносит вклад в характеристики целого.
Термин "система" (от греческого слова systema) означает нечто целое, состоящее из взаимосвязанных частей (элементов). К примеру, машина, часы, человек, государство, общество и т.д.
Система - это совокупность взаимосвязанных элементов, объединенных в одно целое для достижения определенной цели. Под элементом понимается объект, который в рамках данной системы является неделимым. Под целью понимается некоторый результат (или их совокупность), ради достижения которого элементы связываются в единое целое, это то, что необходимо достичь.
Свойства системы отличаются от суммы свойств ее элементов (синергия).
Системе любой природы присущи следующие свойства.
Целостность - свойство системы, показывающее, что каждая часть системы так соотносится с каждой другой частью, что изменения в некоторой части системы вызывают изменения во всех остальных частях и в системе целом.
Коммуникативность - свойство систем, показывающее, что все системы функционируют не в изоляции, а связаны множеством связей с внешней средой.
Иерархичность - свойство системы, позволяющее рассматривать ее как элемент системы более высокого порядка, а каждый ее элемент может быть также рассмотрен как система.
Сложность - это одно из свойств системы, состоящее в том, что любая система отличается наличием большого числа элементов; сложным характером взаимодействия между ними; сложностью функций, выполняемых системой; наличием сложноорганизованного управления и др.
Подвижность- это свойство системы, предполагающее изменчивость параметров функционирования системы под воздействием факторов внешней среды, а также в результате решений, принимаемых участниками взаимодействия.
Адаптивность - свойство системы, которое состоит в способности системы изменять свою структуру и выбирать варианты поведения сообразно с постоянно меняющимися целями системы и под непосредственным воздействием факторов внешней среды.
Организационная система - это такая система, структурными элементами которой являются люди, осуществляющие преобразование ресурсов этой системы.
Как правило, организационные системы - это сложные многоуровневые системы, состоящие из множества взаимодействующих элементов и подсистем. Организационная система создается для наиболее сложных социально-экономических проблем, требующих скоординированных усилий многих людей, а также значительных затрат ресурсов и информации.
Различают два типа систем: закрытые и открытые.
Закрытая система в определенной степени автономна от окружающей среды и имеет зафиксированные границы. Пример такой системы – часы. Будучи заведенными, они работают слаженно и практически независимо от окружающей среды.
Открытая система тесно взаимодействует с окружающей средой, зависит от нее, имеет прозрачные границы. Большинство систем относятся именно к открытым, в том числе – все организации.
Таким образом, менеджеры должны учитывать в своей работе не только структуру своего предприятия, но и ее взаимосвязь с внешним миром.
Собственно, не существует абсолютно закрытых систем, речь может идти только о большей или меньшей степени открытости. Непонимание этого принципа было одной из ошибок ранних школ управления, так как они считали, по крайней мере косвенно, что организация – это закрытая система, по своим, независимыми, законами, принципами функционирования и т.п.
Важной частью системного подхода является выделение подсистем. Подсистемы – это компоненты системы, сами являющиеся системами. Подсистема может обладать в своей структуре другими подсистемами, и так до самого низшего уровня. Суть системного подхода в том, что даже самая мелкая из низших подсистем своей неверной работой может испортить результат труда всей большой системы. Легче всего это увидеть на примере компьютера: достаточно одного нерабочего провода, и исправная работа всей системы не приведет к требуемому результату.
То, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из взаимозависимых подсистем, помогает объяснить, почему все научные школы менеджмента имеют лишь ограниченное применение: они концентрируются только на одной подсистеме (бихевиористская – на социальной подсистеме и т.п.) и не рассматривают организацию в ее связи с окружающим миром. Однако именно внешние условия и внешние силы оказывают самое большое воздействие на организацию и ее работу.
При представлении любой организации как открытой системы, выделяют три основных компонента: вводимые ресурсы (информация, материалы, капитал, трудовые ресурсы), их преобразование (обработка) и выход (товары или услуги, прибыль, доля рынка, удовлетворенность работников и т.п.). При взгляде на такую структуру очевидно, что действия персонала предприятия начинаются лишь со стадии преобразования и напрямую зависят от того, что произошло в первую стадию, т.е. какие ресурсы поступили из внешнего мира. Следовательно, ни о какой закрытости предприятия не может быть и речи.
Системный подход пока новый и только начал влиять на развитие менеджмента, однако ему прочат такие классики менеджмента, как профессора Ф. Розенцвейг и Дж. Каста.
Преимущество системного подхода: он не выдвигает никаких конкретных правил или принципов, а лишь позволяет синтезировать и использовать вместе другие существующие концепции. И так как системный подход может легко включать в себя любые концепции (в том числе – самые современные и даже те, которые пока не разработаны), вероятно то, что он не потеряет своей популярности в последующее время, ведь всегда наиболее популярным было именно соединение проверенной временем классики с самыми современными новаторскими тенденциями.
Таким образом, можно заключить, что системный подход – это одна из самых перспективных теорий в менеджменте, которая имеет большие перспективы и которую ожидает славное будущее.
21. Возникновение ситуационного подхода в менеджменте. Использование новых системных информационных технологий.
Все ранние школы менеджмента стремились определить принципы управленческих fий. Этот комплекс теоретических знаний о менеджменте традиционно считается научным компонентом менеджмента, а применение этих принципов на практике – искусством, т.е. тем, чему можно научиться только путем проб и ошибок. А ситуативный подход расширяет научные принципы до прямого применения в конкретных ситуациях.
Ситуация – конкретный набор обстоятельств, наиболее влияющих на организацию в конкретный момент времени.
Ситуативный подход – подход, который пытается «привязать» конкретные методики и концепции менеджмента к конкретным ситуациям с целью максимально эффективного достижения целей организации
Смысл подхода: что лучше применить не вообще, а именно сейчас, в этой ситуации.
Возник в конце 1960-х. Не отрицает ранее существовавшие, а как системный: за их синтез, взаимодействие и интеграцию; подчеркивает тесную взаимосвязь между управленческими функциями.
! Еще в 20-е годы ХХ века Мари Паркер Фоллет говорила о «законе ситуаций». Смысл: если умеешь принимать решения только в одной ситуации, ты – лидер «на час»; настоящий менеджер должен уметь принимать решения в любой ситуации.
1948 г.: Р. Стогдилл (Университет штата Огайо) провел масштабное исследование характеристик лидера и тоже пришел к выводу, что они в значительной мере обусловлены конкретной ситуацией (т.е. тем менеджерам до идеальных).
Конец 1660-х: менеджмент, наконец, развился настолько, что стало возможным учитывать многочисленные переменные, влияющие на организацию и на эффективность управления в различных ситуациях.
Как и системный, ситуативный подход – это не набор предписаний, а способ мышления. Идея: синтезируем весь опыт и все подходы = самое лучшее, но оно разнится в разных организациях и в разных ситуациях → подход сосредоточен на ситуативных различиях. Цель: выявить наиболее важные переменные и их изменения до того, как они отразятся на эффективности организации.
Методологию этого подхода можно разделить на четыре этапа:
1. Менеджер должен уметь пользоваться классическими инструментами: понимать суть процесса управления и индивидуального\групового поведения, проводить системный анализ, применять методы планирования и контроля + количественные методы принятия решений.
2. Любая концепция\методика в любой ситуации имеет плюсы и минусы. Цель менеджера – определить, чего больше (+ или -) и использовать более «+» идею
3. Менеджер должен уметь правильно трактовать ситуацию: какие факторы сейчас решающие и как положение изменится в ближайшем будущем, в т.ч. – от действий самого менеджера.
4. Менеджер должен связывать удачно примененные методы с ситуациями, чтобы потом, в схожих ситуациях, применять их (а не выдумывать заново).
3 этап (см. выше) – самый главный, т.к. надо сначала верно всё увидеть, а уж потом принимать решение. (т.е. если неверные исходные данные, то не будет и верного решения).
Раньше было плохо, что всё субъективно, но новейшие исследования позволяют научно выявить основные переменные в сферах лидерства и поведенческих реакций, организационных структур и количественных оценок.
! Даже всегда нейтральный Мескон ↑ хвалит ситуационный подход.
Конечно, выделить все переменные, влияющие на организацию, невозможно, а вот самые существенные – вполне.
!!! Мескон: «Улучшить качество организационных коммуникаций помогают последние достижения в сфере информационных технологий. Компьютер уже (1988 год!) оказал огромное влияние на способ распространения и сбора информации».
E-mail быстрее, легче и проще телефонных переговоров + окончательно не важны расстояния и языковые барьеры: электронная почта моментально и бесплатно переведет входящие\исходящие письма.
+ видеоконференции: удобное общение с разных концов света;
+ локальная сеть (LAN) в офисе компании: в Кульке вот ее нет, а как бы с ней было удобнее работать!
+ корпоративные закупки мобильников-смартфонов с установленными специальными офисными программами – для работы в любом месте и связи с компанией (например, защищенный вход на корпоративный сервер – VPN; у МТС такая услуга есть);
+ дорогущие компьютерные программы по планированию и контролю логистики;
+ вебкамеры: можно контролировать в режиме реального времени любое место на планете. Так, Сергей Галицкий, владелец одной из крупнейших продуктовых розничных компаний России (сеть магазинов «Магнит») не ездит с инспекциями вообще и почти никогда не заходит даже в тот магазин, что расположен рядом с офисом – благодаря единой информационной системе он может в режиме реального времени контролировать любой из своих более чем 1500 магазинов;
Таким образом, IT играют огромную роль в жизни современных компаний и в их менеджменте.
22. Понятие организации. Внутренние переменные.
Понятие "организация" произошло от французского "organisation; organiser" - устраивать, создавать; объединить, сплотить; упорядочивать.
В менеджменте данное понятие можно рассматривать в трех аспектах: системном, функциональном, социальном.
С точки зрения системного подхода, организация рассматривается как важное свойство системы. В данном смысле "организация" означает внутреннюю упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленных его строением.
С точки зрения функционального подхода, организация - это одна из основных функций управления (совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого).
С точки зрения социального подхода, под организацией понимают социальную систему - объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур.
С позиции социального подхода, все организации обладают некоторыми общими элементами. Организации - это 1) социальные системы, т.е. люди, объединенные в группы; 2) их деятельность интегрирована (люди работают вместе, сообща) и 3) их действия целенаправленны (люди имеют цель, намерение).
Таким образом, организация - группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей.
Объединение людей в организации обусловлены следующими причинами:
- для достижения своих целей люди вынуждены объединяться,
- любая совместная деятельность будет более эффективной, если для каждого члена общности определено: во-первых, что он должен делать; во-вторых, за что он несет ответственность; в-третьих, кто контролирует его деятельность.
Для организаций характерен целый комплекс признаков, которые отличают их от других разновидностей групп и социальных образований.
Наличие совокупности целей. Организация функционирует до тех пор, пока у нее есть хотя бы одна объединяющая всех ее членов цель. Все организационные цели выстроены в определенной системе, которую называют "деревом целей" или "целевой иерархией".
Совместная деятельность. Эта деятельность в самом общем плане имеет целерациональную ориентацию, т.е. люди - члены организации - в основном действуют рационально по отношению к целям своей организации.
Особая система организационных отношений. Организационная деятельность в целом и деятельность входящих в нее людей в существенной степени структурирована и имеет определенную иерархию, существуют определенные регуляторы внутриорганизационных взаимодействий. Управление - сознательная координация усилий и организационной деятельности для достижения целей.
Технологичность. Деятельность людей в организации связана с преобразованием определенных ресурсов. При этом используются достаточно стабильные по содержанию и структуре алгоритмы и процедуры, которые вместе с инструментарием и знаниями составляют технологию деятельности.
Организационная культура. Закрепление и объективизация определенных действий и символики, формирование на этой основе организационной культуры - специфичного для организации набора норм и моделей поведения людей, ценностей, идеологии, который позволяет достаточно четко отделить организацию от других типов социальных групп и образований.
К внутренним факторам развития организации относятся:
Цели организации есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.
Структура организации отражает сложившееся в ней разделение труда, связи и отношения между подразделениями.
Технологии, используемые в организации, включают способы получения конечных продуктов, необходимые для этого сырье, материалы, технические средства
Информационные системы, обеспечивая быструю обработку информации, оказывают большое влияние на эффективность организации
Персонал - это совокупность работников различных профессионально-квалификационных групп, занятых в организации, входящих в ее списочный состав и состоящих с организацией в трудовых отношениях, регулируемых наймом и увольнением в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь.
Организационная культура - это система ценностей, убеждений, принципов, норм поведения, разделяемых членами организации, которые определяют как отношения внутри организации, так и взаимодействие с внешней средой.
Все составляющие внутренней среды организации тесно взаимосвязи. Управление с точки зрения внутренней среды означает воздействие на одну или несколько внутренних переменных, и контроль за реакцией других внутренних переменных на такое воздействие. В зависимости от направленности действия все факторы можно объединить в две группы: позитивные и негативные. Позитивные - это такие факторы, которые благотворно влияют на деятельность организации, а негативные - отрицательно.
23. Уровни управления организацией. Субъект и объект управления.
Разделение труда позволяет сотрудникам предприятия выполнять свои функции намного квалифицированнее прилагая меньше собственных усилий, способствует уменьшению расходов организации. Разделение труда может быть горизонтальным и вертикальным. Горизонтальное разделение труда предусматривает создание в организации подразделений, специализирующихся на различных видах деятельности. Вертикальное - отделяет непосредственное выполнение работы от работы по координации деятельности исполнителей; отражается в иерархии уровней менеджмента. Результатом вертикального разделения труда является образование различных уровней управления.
Чаще всего выделяют три уровня управления:
Технический уровень (нижний уровень управления) - менеджеры непосредственно контактируют с работниками-исполнителями, решают конкретные вопросы;
Управленческий уровень (средний) - менеджеры, несут ответственность за ход производственных процессов в подразделениях, состоящих из нескольких структурных единиц; менеджеры штабных и функциональных служб аппарата управления, руководители вспомогательных и обслуживающих производств, целевых программ и проектов;
Институциональный уровень (высший) - администрация предприятия, осуществляющая общее стратегическое руководство; решает вопросы стратегического менеджмента - управление финансами, выбора рынков сбыта, развитием предприятия, на этом уровне занято всего 3-7% от общего управленческого персонала.
Объектом управления - могут быть отрасли (промышленность, сельское хозяйство, транспорт), территориальные общности людей (область, район, город), отдельные стадии воспроизводства (производство, сбыт, снабжение, НИОКР), аспекты экономической деятельности (качество продукции, взаимодействие с потребителем, маркетинг), виды ресурсов (финансовые, человеческие и др.), а также характеристики производства (эффективность, отношение к работе, качество жизни, уровень занятости).
Субъекты управления - руководители различного уровня, занимающие постоянную должность и наделенные полномочиями в области принятия решения в определенных сферах деятельности (директор, менеджер, совет директоров, мэр города, городская дума, начальник отдела, группа качества, городская торгово-промышленная палата, а также любые другие люди или группы людей осуществляющие управленческое воздействие на объект управления).