Общие правила ввода данных в ячейки

Основные операции, которые пользователь производит над данными, заклю-чаются в их вводе в таблицу, редактировании, копировании, перемещении и удалении. Правила их выполнения подробно рассматриваются в этом разделе.

По мере ввода данные одновременно отображаются в текущей ячейке и в области формул (рис.3.1). Сам по себе ввод также допустимо осуществлять как непосредственно в текущую ячейку, так и в область формул. Процесс ввода данных сопровождается появлением на экране курсора в виде вертикальной черты ( | ).

Рис. 3.1 – Основное окно EXCEL в режиме ввода.

При вводе и редактировании данных в строке формул появляются две дополнительные кнопки: отмена и ввод . Они позволяют зафиксировать изменение данных либо отказаться от него. К другим способам завершения ввода в ячейку относится активизация другой ячейки с помощью мыши или клавиш управления курсором, а также нажатие клавиш <Enter> или <Tab>.

Если при редактировании отдельной ячейки была нажата клавиша <Enter>, то указатель активной ячейки перемещается на следующую строку, после нажатия <Tab> активной становится ячейка, расположенная справа от исходной.

Пользователь может помещать в ячейки числа, текст, даты и т.д. Профессионалы при работе с данными используют более точные термины, например, “данные в формате числа” или “данные в текстовом формате”. Это позволяет подчеркнуть формат, то есть тип данных и форму их представления. Это очень важно, так как формат данных определяет правила их обработки.

Например, группа цифр может восприниматься как число или как текст. В первом случае к ней можно применить математические операции, вычислить процент от этого числа и многое другое. Во втором случае к ней можно применять операции, типичные для текстовых данных, например, подсчитать число знаков, переставить знаки местами.

В большинстве случаев EXCEL автоматически отслеживает формат данных и правила их обработки. Однако существуют типичные ошибки неопытных пользователей, которые автоматически исправлены быть не могут. Например, часто допускается следующая ошибка: формула, при вводе которой не были соблюдены правила EXCEL, воспринимается как текст и вычисления по ней не производятся (обычно это вызвано отсутствием перед текстом формулы знака “=”).

Пользователю программы EXCEL, особенно, начинающему настоятельно рекомендуется контролировать форматы своих данных. Другими словами: соблюдайте правила ввода данных, тем более, что это очень простые правила.

Ввод чисел

Первый символ вводимого числа должен быть обязательно цифрой или десятичной точкой, или знаком «минус».

Числа в ячейку могут быть введены непосредственно пользователем или получены в результате расчета по формулам.

EXCEL может работать с числами в диапазоне от 10 ^–307 до 10 ³⁰⁷. Если число не умещается в ячейке по ширине, оно будет представлено в таблице в экспоненциальном формате или набором решеток (###…). Однако это касается только формы его показа в таблице. В оперативной памяти и при выполнении вычислений такое число сохраняет свое первоначальное значение.

Примеры использования различных числовых форматов приведены в таблице 3.1.

Таблица 3.1 – Примеры использования числовых форматов.

Число	Формат
	общий формат
12345.00	числовой формат с двумя десятичными знаками
12 345.00	числовой формат с двумя десятичными знаками и разделителем групп
12 345.00р.	денежный формат с двумя десятичными знаками
1234500.00%	процентный формат
1.23Е+04	экспоненциальный формат с двумя десятичными знаками

Ввод текста

Ввод текста ничем не отличается от ввода чисел за исключением одного обстоятельства: первым символом текста должна быть либо буква, либо префикс текста, в качестве которого по умолчанию используется символ апостроф ( ¢ ). Префиксы текста используются в том случае, если введенное в ячейку число (или формулу) следует рассматривать как текст.

Если первым введенным в ячейку символом является буква, EXCEL добавляет к ней префикс автоматически.

Следует отметить, что префикс после завершения ввода будет отображаться в области формул, но не виден в самой ячейке.

Ввод дат и времени

EXCEL является программой, которая может рассматривать дату и время как число. Представление даты в числовом формате позволяет выполнять над датой (или временем) различные математические операции, например, подсчитывать число дней между двумя любыми датами. Это предоставляет значительные удобства при решении финансовых, управленческих задач, а также задач, связанных с прогнозированием.

Для того, чтобы их реализовать, EXCEL использует числовое представление даты. Все даты, лежащие между 1 январем 1900 года и 31 декабрем 2099 года, представляются числом в диапазоне от 1 до 73050. Поэтому числовое представление даты – это порядковый номер дня, начиная с 1 января 1900 года.

В качестве разделителя при вводе дат чаще всего используется либо символ
( / ), либо десятичная точка. После ввода EXCEL автоматически нормализует введенную дату, приводя ее к стандартному виду ДД.ММ.ГГ, например, 31.12.93.

Следует отметить особенности распознавания программой EXCEL столетия, к которому относится дата, если на год отведено только два знака. Если число ГГ меньше 30, то дата относится к 21 веку, в противном случае – к 20 веку. Так, например, 12.12.29 соответствует 12 декабрю 2029 года, а 12.12.30 – 12 декабрю 1930 года. Для того, чтобы устранить эту неоднозначность, в необходимом случае следует вводить дату в формате ДД.ММ.ГГГГ, так, например, 9 января 1905 года следует вводить как 09.01.1905.

Редактирование данных

Редактирование данных – это операция исправления или полной замены содержимого в ячейках таблицы. Такие операции выполняются индивидуально для каждой ячейки.

Для редактирования содержимого отдельной ячейки необходимо:

· сделать эту ячейку активной (т.е. переместить в нее указатель);

· поместить курсор мыши в область формул, где отображено содержимое текущей ячейки и нажать кнопку мыши;

· внести необходимые изменения в содержимое ячейки;

· нажать клавишу Enter или щелкнуть мышкой по кнопке в строке формул.

Редактирование можно производить непосредственно в ячейке, если выполнить в ней двойной щелчок мышью.

Удаление данных – это операция по удалению содержимого ячейки, диапазона или всего рабочего листа. Вместе с удалением данных могут быть удалены также сведения о форматах (они хранятся для каждой ячейки отдельно от данных).

Для удаления данных необходимо:

· выделить нужный диапазон, ячейку или весь рабочий лист (выделение всего листа производится щелчком мыши в пустой клетке над номерами строк, слева от имени столбцов);

· нажать клавишу <Del>, если требуется удалить только содержимое ячеек) или выполнить команду

ØПравка ØУдалить…,

которая позволяет предварительно уточнить способ удаления.