Особенности внутренних коммуникаций в организации

В современной литературе описываются различные типы органи­заций: системная, живая, развивающая, социальная, техническая, психологическая, экономическая, потребляющая ресурсы и преоб­разующая их в конечный продукт, многообразная по целям и мето­дам, применяемым в достижении целей. Эти и многие другие опре­деления могут использоваться по отдельности, в различных сочета­ниях, с различной детализацией для определения типа современ­ных организаций.

Вне зависимости от того, к какому именно типу принадлежит та или иная организация, необходимым условием ее существования является координация совместной деятельности работников для достижения поставленных целей. Это требует хорошо отлаженной системы приема, передачи и переработки информации. Для того чтобы управленческие мероприятия были эффективными, а ре­зультат деятельности соответствовал ожиданиям, необходима раз­витая система коммуникаций, обеспечивающая синхронность и точность понимания передаваемого.

Каждый тип организации может быть работоспособным в том случае, если в нем культивируются соответствующие именно ему формы реализации функций управления.

Роль коммуникации в процессах целеполагания и организаций обратной связи вряд ли можно переоценить. Целостность органи­зации, ее принадлежность к какому-то конкретному типу определя­ются тем, каким именно способом коммуникации объединяют эле­менты внешней и внутренней среды и направляют деятельность на достижение поставленных целей. Основные различия коммуникаций заключаются в их структурных и процессуальных характерна тиках.

Структура внутренних коммуникаций. Организационную структуру можно рассматривать как формальную сеть передачи информации, обеспечивающую необходимый уровень эффективнос­ти Она определяет принципы разделения труда, структуру и размеры подразделений, правила делегирования полномочий. Выделяют три параметра, характеризующих особенности организационных структур: степень формализации, сложность, степень централизации.

Г. Минцберг выделяет следующие способы координации деятельности организаций:

-взаимное согласование способствует коор­динации труда благодаря простому процессу неформальных коммуникаций. Контроль над процессом труда осуществляется сами­ми работниками;

-прямой контроль способствует координации, так как ответственность за работу других людей, определение за­даний для них и наблюдение за их действиями возлагаются на одного человека;

-стандартизация рабочих процессов предполагает точное определение (спецификацию) или про­граммирование содержания труда;

-стандартизация выпуска. Специфицируют­ся результаты труда (параметры изделия, нормы выработки); стандартизация навыков и знаний (квалификации) оз­начает точное определение необходимого для участия в процес­се труда уровня подготовки работников На практике комбинируются все пять способов координации деятельности организаций. Проблемы выбора и комбинирования механизмов координации — всегда актуальная тема для менеджмента. Организационная структура является формальным каналом передачи информации, установленным администрацией и должностными обязанностями работников. Она связывает людей по вертикали и горизонтали внутри трудового коллектива. Однако социальные контакты не ограничиваются только формальными потоками реформации, они; включают и неформальные (социальные и психологические) способы взаимодействия.

Социальная структура коммуникаций в организации. Социалъно-демографическая структура организации определяется половым, возрастным, этническим составом работников предприятия, уров­нем их образования, квалификацией, опытом и стажем работы. Выделяются гомогенные и гетерогенные типы структур. Эта характеристика оказывает существенное влияние как на производственно-экономическую деятельность предприятия, так и на эффектив­ность и социально-психологический характер взаимоотношений.

Гомогенность организации, т.е. ее однородность по таким признакам, как пол; возраст, уровень образования и пр., является предпосылкой формирования общности интересов, ценностных ориентации, норм и стереотипов поведения.

Гетерогенныеорганизации часто распадаются на несколь­ко более или менее гомогенных группировок, и формирование их психологического единства и целостности оказывается сложным, а порой недостижимым.

Профессиональная структура основана на разделении труда и необходимости согласования, координации реальных действий всех участников совместной деятельности. Таким образом, возникают четыре типа структурных подразделений:

административный персонал - руководители, в обязанности которых входит организация системы производства;

производственный персонал- работники, занятые производством продукции;

обслуживающий персонал- работники, занятые обеспечением системы производства (маркетинг, снабжение, сбыт, техника безопасности);

Инженерно-технический персонал - работники, занятые созданием новой техники и технологии, обеспечением работы имеющейся техники.

Неформальная структура организации формируется вследствие личного стремления членов организации к тем или иным контактам в рабочей среде на основе действительных функций, выполняемых каждым работником, и представляет собой сеть фактически сложившихся отношений между членами данной группы. Эта структура возникает и развивается спонтанно по мере того, как ее члены взаимодействуют друг с другом. Люди вступают в неофициальные отношения, чтобы удовлетворить потребность в общении, в дружбе, в той или иной информации (профессиональный). Иногда неофициальные контакты устанавливаются из эгоистических побуждений.

Привязанность людей друг к другу может быть также следствием сходства в образовании, квалификации, семейном положении, национальной принадлежности и т.п. Рассматривая особенности взаимодействия в пределах формальной и неформальной организационных структур, можно говорить, отмечает А.Л. Свенцицкий, соответственно о формальной и неформальной организациях. Формальная организация представляет собой систему официальных ролей, в то время как неформальная организация есть система ролей неофициальных. Эти системы тесно переплетены между собой и влияют друг на друга. Результатом такого переплетения можно считать создание коммуникативных (структур), обеспечивающих прохождение вертикальных и горизонтальных информационных потоков.

Внутри коммуникативные сети подразделяются на централизованные и децентрализованные. Здесь «звезда» и «веер» примеры централизованных моделей распространения информации, где все потоки замыкаются на руководителя (лидера). Общение работников друг с другом проходит через центральную пози­цию. Такие сети обеспечивают высокую эффективность при решении относительно простых задач. «Неполная» и «полная» сети обеспечивают общение участников коммуникативного процесса друг с другом. Они эффективны в случае, если производственные задания требуют постоянного обмена информацией относительно их содержания и способов решения.

Психологическая структура внутренних коммуникаций. Среди не формальных коммуникационных сетей можно выделить психологическую структуру. Она характеризует роли участников коммуникационного процесса. Правильный, психологически аргументированный подбор исполнителей ролей является важным фактором обеспечивающим необходимые потоки информации.

Американские ученые, изучая различные варианты коммуникативных моделей, выделили четыре типа «коммуникаторов» в организации:

«сторож» — работник, контролирующий прохождение информа­ции к другим работникам. Чаще всего эту роль играют секрета­ри, операторы телефонных станций, диспетчеры и т.д.;

«лидер мнений» — работник, оказывающий влияние на мнения и поведение других работников. Это может быть неформальный лидер, чье мнение противоречит официальному;

«связной» — работник, служащий связующим звеном между раз­личными группировками;

«пограничник» — работник, имеющий высокую степень связей с внешней средой.