Организация как система: внутренняя среда организации, характеристика внутренних переменных, их взаимосвязь, особенности организационных систем.

Система – некоторое множество элементов, образованные (созданные) для осуществления определенных функций (целей).

Система – целое, образованное согласованием, взаимоподчинением составляющих его частей, элементов.

Организация – это форма существования производственно - хозяйствующих систем (организация как состояние системы). Организация – как явление, есть неотъемлемое свойство любой системы, однако способы проявления этой организации в человеческом обществе различаются.

Внутренняя среда организации.

Совокупность внутренних факторов (объектов, процессов), так называемых внутренних переменных, придающих организации конкретное, присущее только ей лицо образует ее внутреннюю среду. Она включает цели, ресурсы, горизонтальное и вертикальное разделение труда, культуру, технологии, организационную структуру, систему коммуникаций и обмена информацией, поведение сотрудников и пр.

Осн. переменные внутренней среды орг-ции: цели, структура, задачи, технологии, люди.

Цель – идеальный образ желаемого, возможного и необходимого состояния управляемой сис-мы; желаемый конечный рез-т, побуждающий членов орг-ции к активной деят-ти.

Структура орг-ции – логическая взаимосвязь и взаимозависимость уровней упр-ния и подразделений, построенной в такой форме, к-я позволяет наиболее эффективно достигать целей орг-ции.

Задачи – предписанная работа, серия работ или часть работы, к-я должна быть выполнена заранее установ. способом и заранее оговор. сроком. Задачи орг-ции делятся на 3 категории: работа с людьми, работа с предметами, работа с инф-ей.

Технологии – ср-ва преобразования сырья в искомые продукты и услуги. Элементы совр. технологий – стандартизация и механизация.

Люди – рук-ли, рядовые исполнители, работники разной квалификации. Способности человека – это его индив-психол особенности. Назначить сотрудников фирмы в соответствии с их способностями – значить предопределить успех деят-ти орг-ции. Потребности человека – это внутренние соц-псих ощущения недостаточности чего-либо.

Взаимосвязь Все внутренние переменные нах-ся в тесной взаимосвязи друг с другом. Изменение одной из них может оказать влияние на поведение другой или содержание всей внутренней среды орг-ции.

Особенности организационных систем.Особенностями любой системыявляются: целостность (несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов, невыводимость из последних свойств целого), структурность (возможность описания системы через установление ее структуры), иерархичность (каждая часть системы выступает как своего рода подсистема, обладающая своими качествами) и др.Система характеризуется состоянием и движением. Состояние системы это совокупность поведения ее элементов, взаимосвязей между ними. Состояние элементов это совокупность всех различных свойств элементов. Движение системы это процесс последовательного изменения состояния системы под влиянием внешней среды с учетом потенциала внутренней среды.К свойствам организационных систем относятся и такие понятия как:1)вход системы - различные способы приложения влияния внешней среды на систему;2)выходы системы - различные точки приложения воздействий системы на внешнюю среду;

3)обратная связь это то, что соединяет выход системы со входом.

Можно также отметить, что особенностью орг.систем явл. наличие в ней людей!

Основные виды организационных структур управления: линейная, функциональная, линейно-функциональная, дивизиональная, их особенности, преимущества и недостатки.

Линейная структура

Это одна из простейших организационных структур управления. В линейных структурах четко проявляется иерархия. Она характеризуется тем, что во главе каждого структурного подразделения находится руководитель-единоначальник, наделенный всеми полномочиями, осуществляющий единоличное руководство подчиненными ему работниками и сосредотачивающий в своих руках все функции управления.

Достоинства: 1) простота управления (один канал связи); 2) однозначное разграничение задач, компетенции; 3) жесткое руководство органами управления; 4)единство и четкость распорядительства; 5) согласованность действий исполнителей; 6) оперативность в принятии решений; 7) личная ответственность руководителя за конечные результаты деятельности своего подразделения и др.

Недостатки: 1) концентрация власти в управляющей верхушке. 2) слабые связи между органами одного уровня. 3) сильная загрузка средних уровней с т.з. исполнителя. 4) высокие требования к руководителю, который должен быть подготовлен всестороннее. 5) отсутствие звеньев по планированию и подготовке решений. 6) перегрузка информацией средних уровней, множество контактов с подчиненными и вышестоящими структурами и др.

Функциональная структура (финансы, сбыт, снабжение, контроль).

В функциональных структурах создаются функциональные звенья, наделенные полномочиями и ответственностью за результаты своей функциональной деятельности, т.е. принятие решений и контроль за их исполнения. Функциональная структура реализует принцип разделения и закрепления функций между структурными подразделениями. Предусматривает подчинение каждого линейного подразделения нижнего уровня, нескольким руководителям верхнего уровня.

Достоинства: 1) дифференциация и специализация функций управления. 2) повышение уровня управленческого профессионализма. 3) централизация стратегических решений и децетрализация оперативных решений. 4)Уменьшение потребности в специалистах широкого профиля. 5) освобождение линейных менеджеров от решения некоторых специальных вопросов и др.

Недостатки: 1) сложный механизм координации. 2) рост значимости функциональных менеджеров и сложность разделения власти, множественность подчиненности. 3) Сложность разделения власти. 4) длительность процедур принятия решений. 5) трудность в поддержании взаимосвязей между различными функциональными службами и др.

Линейно-функциональная структура.

Учитывая недостатки линейной и функциональной структуры (Файоль и Вебер) пришли к пониманию того, что нужно объединить достоинства линейной и функциональной структуры.

Основой этой схемы являются линейные подразделения, осуществляющие в организации основную работу, и обслуживающие их специализированные функциональные подразделения.

Преимущества: 1) объединяет достоинства линейных и функциональных структур. 2) более глубокая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников. 3) освобождение главного линейного менеджера от глубокого анализа проблем. 4) возможность привлечения консультантов и экспертов.

Недостатки: 1) негибкость. 2) жесткость вертикальных связей. 3) слабая связь на одном уровне. 4) конкуренция и конфликты по ресурсам. 5) отсутствие тесных взаимосвязей и взаимодействия на горизонтальном уровне между производственными отделениями. 6) недостаточно четкая ответственность, так как готовящий решение, как правило, не участвует в его реализации

Дивизиональная структура.

Ключевыми фигурами в управлении организациями с дивизиональной структурой становятся не руководители функциональных подсистем, а управляющие производственными отделениями. Структурирование организации по отдельным отделениям осуществляется, как правило, по одному из трех критериев: по видам выпускаемой продукции или предоставляемых услуг (продуктовая специализация), по ориентации на те или иные группы потребителей (потребительская специализация), по обслуживаемым территориям (территориальная или региональная специализация).

Преимущества: 1. Возможность аккумулирования средств и ориентироваться на новые рынки и новые технологии; 2. Возможность решения сложных междисциплинарных проблем; 3. Оперативность принятия решений.

Недостатки: 1. Возможность развития конфликтов между подразделениями отвечающими за стратегические вопросы и отдельными предприятиями; 3. высокие затраты на аппарат управления; 4. многоуровневая иерархия усложняющая управление.

Разъяснения к вопросам 2 и 5:

Платежная матрица

Суть каждого принимаемого руководством решения - выбор наилучшей из нескольких альтернатив по конкретным установленным заранее критериям. (Если вы захотите вспомнить рассмотрение ограничений и критериев для принятия решений, обратитесь к гл. 6).Платежная матрица - это один из методов статистической теории решений, метод, который может оказать помощь руководителю в выборе одного из нескольких вариантов. Он особенно полезен, когда руководитель должен установить, какая стратегия в наибольшей мере будет способствовать достижению целей.

По словам Н. Пола Лумбы: «Платеж представляет собой денежное вознаграждение или полезность, являющиеся следствием конкретной стратегии в сочетании с конкретными обстоятельствами. Если платежи представить в форме таблицы (или матрицы), мы получаем платежную матрицу», как показано на рис. 8.4. Слова «в сочетании с конкретными обстоятельствами» очень важны, чтобы понять, когда можно использовать платежную матрицу и оценить, когда решение, принятое на ее основе, скорее всего будет надежным. В самом общем виде матрица означает, что платеж зависит от определенных событий, которые фактически свершаются. Если такое событие или состояние природы не случается на деле, платеж неизбежно будет иным.

Вероятность той или иной погоды	Туман (0,1)	Ясная погода (0,9)
Стратегия 1: Самолет Стратегия 2: Поезд	+ $ 2000 + $ 3000	+ $ 4500 + $ 3000

Рис. 8.4. Платежная матрица.

Представим ситуацию торгового агента, который решает, лететь ему самолетом или ехать поездом за город, где находится потребитель. Если погода будет хорошей, он может лететь и потратить на всю дорогу от ворот до ворот 2 ч, а если придется ехать поездом - 7 ч. Если он поедет поездом, то потеряет день на месте его работы, который, по его оценке, мог бы увеличить сбыт на 1500 долл. По оценке иногородний потребитель должен вручить ему заказ на 3000 долл., если он лично посетит клиента. Если он запланирует лететь к клиенту, в потом самолет вынужден будет приземлиться из-за тумана, придется заменить личное посещение телефонным звонком. Это приведет к уменьшению заказа иногороднего клиента до 500 долл., зато агент сможет обеспечить заказы на 1500 долл. дома.

Приведенные выше данные платежной матрицы (рис. 8.4.) отражают оценку последствий разных вариантов действий. Дополнительно представлены некоторые предположения относительно вероятности тумана (который скажется на самолете, но не на поезде) и ясной погоды. Мы видим, что вероятность ясной погоды в 10 раз выше, чем тумана. Далее, матрица показывает, что, действуя по первому варианту стратегии (самолет), если погода будет хорошей (9 шансов из 10), торговый агент по оценке продаст товаров на 4500 долл. (это и есть результат или последствия). Три других варианта последствий можно объяснить таким же образом, мы опускаем эти рассуждения.

Источник. Из работы Martin К. Storr and Irving Stein, The Practice of Management Science (Englewoodood Cliffs, N.Y.: Prentice-Hall, 1976), p. 1. С разрешения.

В целом платежная матрица полезна, когда:

1. Имеется разумно ограниченное число альтернатив или вариантов стратегии для выбора между ними.
2. То, что может случиться, с полной определенностью не известно.
3. Результаты принятого решения зависят от того, какая именно выбрана альтернатива и какие события в действительности имеют место.

Кроме того, руководитель должен располагать возможностью объективной оценки вероятности релевантных событий и расчета ожидаемого значения такой вероятности. Руководитель редко имеет полную определенность. Но также редко он действует в условиях полной неопределенности. Почти во всех случаях принятия решений руководителю приходится оценивать вероятность или возможность события. Из предшествующего рассмотрения напомним, что вероятность варьирует от 1, когда событие определенно произойдет, до 0, когда событие определенно не произойдет. Вероятность можно определить объективно, как поступает игрок в рулетку, ставя на нечетные номера. Выбор ее значения может опираться на прошлые тенденции или субъективную оценку руководителя, который исходит из собственного опыта действий в подобных ситуациях.

Если вероятность не была принята в расчет, решение всегда будет соскальзывать в направлении наиболее оптимистических последствий. Например, если исходить из того, что инвесторы на удачной кинокартине могут иметь 500% на инвестированный капитал, а при вложении в торговую сеть - в самом благоприятном варианте всего 20%, то решение всегда должно быть в пользу кинопроизводства. Однако если взять в расчет, что вероятность большого успеха кинофильма весьма невысока, капиталовложения в магазины становятся более привлекательными, поскольку вероятность получения указанных 20% очень значительна. Если взять более простой пример, то выплаты при ставках в заезде на длинную дистанцию на скачках выше, поскольку выше вероятность, что не выиграешь вообще ничего.

Вероятность прямо влияет на определение ожидаемого значения - центральной концепции платежной матрицы. Ожидаемое значение альтернативы или варианта стратегии - это сумма возможных значений, умноженных на соответствующие вероятности. К примеру, если вы считаете, что вложение средств (как стратегия действий) в киоск для торговли мороженым с вероятностью 0,5 обеспечит вам годовую прибыль 5000 долл., с вероятностью 0,2 - 10 000 долл. и с вероятностью 0,3 - 3000 долл., то ожидаемое значение составит:

5000 (0,5) + 10 000 (0,2) + 3000 (0,3) = 5400 долл.

Определив ожидаемое значение каждой альтернативы и расположив результаты в виде матрицы, руководитель без труда может установить, какой выбор наиболее привлекателен при заданных критериях. Он будет, конечно, соответствовать наивысшему ожидаемому значению. Исследования показывают: когда установлены точные значения вероятности, методы дерева решений и платежной матрицы обеспечивают принятие более качественных решений, чем традиционные подходы.

Дерево решений

Дерево решений - еще один популярный метод науки управления, используемый для выбора наилучшего направления действий из имеющихся вариантов. «ДЕРЕВО РЕШЕНИЙ - это схематичное представление проблемы принятия решений». Как и платежная матрица, дерево решений дает руководителю возможность «учесть различные направления действий, соотнести с ними финансовые результаты, скорректировать их в соответствии с приписанной им вероятностью, а затем сравнить альтернативы» . Концепция ожидаемого значения является неотъемлемой частью метода дерева решений.

Методом дерева решений можно пользоваться в ситуациях, подобных описанной выше, в связи с рассмотрением платежной матрицы. В этом случае предполагается, что данные о результатах, вероятности и т.п. не влияют на все последующие решения. Однако дерево решений можно построить под более сложную ситуацию, когда результаты одного решения влияют на последующие решения. Таким образом, дерево решений - это полезный инструмент для принятия последовательных решений.

На рис. 8.5. проиллюстрировано применение метода дерева решений для разрешения проблемы, требующей определенной последовательности решений. Вице-президент по производству из компании, в настоящее время выпускающей электрические газонокосилки, считает, что расширяется рынок ручных косилок. Он должен решить, стоит ли переходить на производство ручных косилок, и если сделать это, - стоит или не стоит продолжать выпуск электрических газонокосилок. Производство косилок обоих типов потребует увеличения производственных мощностей. До принятия решения руководитель собрал релевантную информацию об ожидаемых выигрышах в случае тех или иных вариантов действий и о вероятности соответствующих событий. Эта информация представлена на дереве решений.

Рис. 8.5.Дерево решений.

Используя дерево решений, руководитель находит путем возврата от второй точки к началу наиболее предпочтительное решение - наращивание производственных мощностей под выпуск косилок обоих типов. Это обусловлено ожидаемым выигрышем (3 млн. долл.), который превышает выигрыш (1 млн. долл.) при отказе от такого наращивания, если в точке А будет низкий спрос на электрические косилки.

Руководитель продолжает двигаться назад к текущему моменту (первой точке принятия решений) и рассчитывает ожидаемые значения в случаях альтернативных действий - производства только электрических или только ручных косилок. Ожидаемое значение для варианта производства только электрических косилок составляет 6,5 млн. долл. (0,7 х 8 млн. долл. + 0,3 х 3 млн. долл.). Подобным образом рассчитывается ожидаемое значение для варианта выпуска только ручных косилок, которое равно всего 4,4 млн. долл. Таким образом, наращивание производственных мощностей под выпуск косилок обоих типов является наиболее желательным решением, поскольку ожидаемый выигрыш здесь наибольший, если события пойдут, как предполагается.