Структура внутренних коммуникаций

Организационную структуру можно рассматривать как формальную сеть передачи информации, обеспечивающую необходимый уровень эффективнос­ти. Она определяет принципы разделения труда, структуру и размеры подразделений, правила делегирования полномочий.

Выделяют три параметра, характеризующих особенности орга­низационных структур: степень формализации, сложность, степень централизации.

Г. Минцберг выделяет следующие способы координации деятельности организаций (см.: Минцберг Г. Структура в кулаке: создание эффективной организации / Пер. с англ. - СПб., 2001. - С. 21):

- взаимное согласование (рис. 2.2.1, а): способствует координации труда
благодаря простому процессу неформальных коммуникаций. Контроль над
процессом труда осуществляется самими работниками;

- прямой контроль (рис. 2.2.1, б): способствует координации, так как
ответственность за работу других людей, определение заданий для них и
наблюдение за их действиями возлагаются на одного человека;

−стандартизация рабочих процессов (рис. 2.2.1, в): предполагает точ­ное определение (спецификацию) или программирование содержания труда;

- стандартизация выпуска (рис. 2.2.1, в): специфицируются результаты
труда (параметры изделия, нормы выработки);

- стандартизация навыков и знаний (квалификации): означает точное
определение необходимого для участия в процессе труда уровня подготовки
работников (рис. 2.2.1, в).

Навыки. Рабочие процессы ' Выпуск В

Рис. 2.2.1. Схемы координации:

а - взаимное согласование; б - прямой контроль; в - стандартизация; М - менеджер, А - аналитик, O1, O2 - операторы или работники

На практике комбинируются все пять способов координации деятельности организаций. Проблемы выбора и комбинирования механизмов координации -актуальная тема для менеджмента.

Организационная структура является формальным каналом передачи информации, установленным администрацией и должностными обязанностями работников. Она связывает людей по вертикали и горизонтали внутри трудового коллектива. Однако социальные контакты не ограничиваются только формальными потоками информации, они включают и неформальные (социальные и психологические) способы взаимодействия.

Социально-демографическая структура организации определяется половым, возрастным, этническим составом работников предприятия, уровнем их образования, квалификацией, опытом и стажем работы. Выделяются гомогенные и гетерогенные типы структур. Эта характеристика оказывает существенное влияние как на производственно-экономическую деятельность предприятия, так и на эффективность и социально-психологический характер взаимоотношений.

Гомогенность организации, т. е. ее однородность по таким признакам, как пол, возраст, уровень образования и пр., является предпосылкой формирования общности интересов, ценностной ориентации, норм и стереотипов поведения.

Гетерогенные организации часто распадаются на несколько более или менее гомогенных группировок, и формирование их психологического единства и целостности оказывается сложным, а порой недостижимым.

Профессиональная структура основана на разделении труда и необходимости согласования, координации реальных действий всех частников совместной деятельности. Таким образом, возникают четыре типа структурных подразделений:

- административный персонал - руководители, в обязанности которых
входит организация системы производства;

- производственный персонал - работники, занятые производством
продукции;

- обслуживающий персонал - работники, занятые обеспечением системы
производства (маркетинг, снабжение, сбыт, техника безопасности);

- инженерно-технический персонал - работники, занятые созданием
новой техники и технологии, обеспечением бесперебойной работы имеющейся
техники.

Неформальная структура организации формируется вследствие личного стремления членов организации к тем или иным контактам в рабочей среде на основе действительных функций, выполняемых каждым работником, и представляет собой сеть фактически сложившихся отношений между членами данной группы. Эта структура возникает и развивается спонтанно по мере того, как ее члены взаимодействуют друг с другом. Люди вступают в неофициальные отношения, чтобы удовлетворить потребность в общении, в привязанности, дружбе, в той или иной информации (профессиональной). Иногда неофициальные контакты устанавливаются из эгоистических побуждений.

Привязанность людей друг к другу может быть также следствием сходства в образовании, квалификации, семейном положении, национальной принад­лежности и т. п.

Рассматривая особенности взаимодействия в пределах формальной и неформальной организационных структур, можно говорить, отмечает А. Л. Свенцицкий, соответственно о формальной и неформальной орга­низациях. Формальная организация представляет собой систему официальных ролей, в то время как неформальная организация есть система ролей неофициальных. Эти системы тесно переплетены между собой и влияют друг на друга. Результатом такого переплетения можно считать создание комму­никативных сетей (структур), обеспечивающих прохождение вертикальных и горизонтальных информационных потоков.

Внутрикоммуникативные сети подразделяются на централизованные и децентрализованные. Централизованные - все потоки замыкаются на руководителе (лидере). Общение работников друг с другом проходит через центральную позицию. Такие сети обеспечивают высокую эффективность при решении относительно простых задач. «Неполная» и «полная» сети обеспечивают общение участников коммуникативного процесса друг с другом. Они эффективны в случае, если производственные задания требуют постоянного обмена информацией относительно их содержания и способов решения.

Психологическая структура внутренних коммуникаций. Среди не­формальных коммуникационных сетей можно выделить психологическую структуру. Она характеризует роли участников коммуникационного процесса. Правильный, психологически аргументированный подбор исполнителей ролей является важным фактором, обеспечивающим необходимые потоки инфор­мации.

Американские ученые, изучая различные варианты коммуникативных моделей, выделили четыре типа «коммуникаторов» в организации:

- «сторож» - работник, контролирующий прохождение информации к
другим работникам. Чаще всего эту роль играют секретари, операторы
телефонных станций, диспетчеры и т. д.;

- «лидер мнений» - работник, оказывающий влияние на мнения и
поведение других работников. Это может быть неформальный лидер, чье
мнение противоречит официальному;

- «связной» - работник, служащий связующим звеном между различными
группировками;

- «пограничник» - работник, имеющий высокую степень связей с
внешней средой.

В качестве примера использования психологических особенностей и ролевых функций в построении коммуникационных сетей рассмотрим деятельность по управлению персоналом в известной международной корпорации «ЗМ». Основной целью менеджмента той организации являются наступательные инновационные стратегии. Для внедрения их на практике требуется создание особых условий, в том числе расстановка работников, способных обеспечить процесс внедрения инновационного проекта. «В качестве важнейшей ставится задача обеспечить в точках межфункционального

взаимодействия контакты работников с одинаковым уровнем профессио­нальной подготовки и единство терминологического аппарата, с тем чтобы они могли совместными усилиями воспринимать держание проблем, выявлять сильные и слабые стороны нововведений в процессе их создания. При ином подходе возможны «ошибки, недопонимание. Участники коммуникаций на «стыках» должны обладать примерно равным статусом, чтобы избежать до­тирования точки зрения более старшего в иерархии» В «ЗМ» выделяют следующих носителей ролевых функций: «антрепренеры» - энергичные руководители, поддерживающие и продви­гающие новые проекты; «генераторы идей» - специалисты различного уровня, выдвигающие новые предложения; «информационные привратники» — спе­циалисты, которые накапливают и распространяют необходимую для реалии-зации проекта информацию. Они находятся в узловых точках коммутационных сетей, контролируют потоки научно-технических, коммерческих и других сообщений. В организации функционируют также «технологические», «рыночные», «производственные привратники», квалифицированные специа­листы, обладающие широкой междисциплинарной подготовкой. Умелое управ­ление сформированными коммуникационными сетями позволяет корпорации добиться поставленных целей.