Тема 3.3. бизнес-моделирование как метод управления
В связи с негативными явлениями в отечественной экономике конца 80-х годов практически
были приостановлены работы в области автоматизации управления предприятиями.
Но в последние годы заметно активизировался интерес к этим проблемам, что вызвано вполне
объективными причинами.
При вхождении в рынок перед российскими предприятиями встал выбор: либо идти ко дну,
оставаясь на уровне технического оснащения 60-х годов, либо продолжать жить и развиваться,
проводя переоснащение с использованием современных технологий, в том числе и информационных.
Предприятие – это совокупность персонала, оборудования, производственных площадей и
других элементов, объединенных структурно для того, чтобы при определенных условиях достичь
установленных целей путем производства некоторого объема товаров (услуг).
Управление предприятием условно можно разделить на следующие сегменты:
• управление финансами;
• управление средствами производства;
• управление материальными потоками;
• управление персоналом и т.д.
Для осуществления бизнес-процессов в масштабах предприятия необходимо, чтобы
работники своевременно имели надежные данные для принятия управленческих решений, а также
получали оперативную информацию для выполнения своих каждодневных функций.
Таким образом, появляется необходимость в едином информационном пространстве,
обработка данных в котором осуществляется в реальном масштабе времени. Предприятия ищут идеи,
технологии и способы, позволяющие оптимизировать все фазы деятельности – производство
основной продукции и услуг, их реализацию, расчеты с потребителями и поставщиками, анализ
производственно-хозяйственной деятельности, планирование и организацию производства.
Поэтому растет интерес к передовым системам автоматизированного управления, которые
могут помочь более эффективно организовать процессы сбыта и комплектации, по-новому подойти к
вопросам обслуживания оборудования, ввести в действие новую технологию реализации и закупок,
по-новому организовать менеджмент персонала.
Такие системы называются «системами управления бизнес-процессами предприятия», или
«корпоративными системами».
В корпоративной системе сочетается основной источник управления данными (в основном
это полномасштабные профессиональные системы управления базами данными, такие как Ingress,
Informix, Oracle, Sybase и др.) с мощными аналитическими средствами, позволяющими предприятиям
достигать важных стратегических целей – управления качеством и себестоимостью, оценки
альтернатив, выработки общих направлений развития и планирования.
Определимся относительно термина «бизнес-процесс».
Раньше для описания деятельности управленческого персонала употреблялись такие
термины: функции управления, управленческие решения, управленческие процессы и т.п.
Постепенно их начинают вытеснять новые, более емкие и короткие термины – бизнес-процессы и
бизнес-функции.
Под бизнес-процессом в общем случае понимается деятельность, имеющая определенные
входные и выходные параметры и связанная с получением прибыли или достижением результата.
Для коммерческих организаций бизнес-процесс обычно связан с тем или иным основным
направлением деятельности (например, производство того или иного вида продукции, проведение
исследований и разработок или операции на фондовом рынке).
Для государственных или некоммерческих организаций бизнес-процесс может заключаться в
обработке информации и подготовке управленческих решений.
Персонал и вопросы управления ими рассматриваются в качестве отдельного бизнес-
процесса, который в информационном аспекте взаимодействует с другими бизнес-процессами. Для
большинства организаций, за исключением, может быть, кадровых агентств, тематика управления
персоналом в общем случае не является основной деятельностью и может быть отнесена к
обеспечивающим бизнес-процессам наряду с обеспечением оборудованием и бухгалтерским учетом.
В рамках одного бизнес-процесса можно выделить ряд бизнес-функций, связанных с
выполнением отдельных задач. Например, в рамках процесса управления персоналом традиционно
принято выделять такие бизнес-функции, как:
• учет персонального состава работников;
• планирование и подбор кадров;
• табельный учет.
На практике при реализации комплексных автоматизированных систем управления
персоналом к этой области относят также функции ведения штатного расписания и расчета зарплаты,
притом что на большинстве предприятий эти функции выполняются отдельными подразделениями,
такими как планово-экономический отдел, ОТиЗ или расчетные группы в бухгалтерии.
Причина заключается в том, что выполнение этих функций в значительной степени
базируется на информации, вводимой и обрабатываемой в задачах собственно кадрового учета.
Для каждого бизнес-процесса можно построить целую иерархию функций, например, такая
функция кадрового учета, как аттестация персонала, в свою очередь может включать следующие
подфункции:
• планирование __________проведения аттестации;
• учет фактических аттестационных признаков;
• расчет результирующих аттестационных признаков;
• анализ результатов аттестации.
Отдельные функции, как показано в табл. 3.1, могут служить для реализации учета,
осуществления контроля, планирования и регулирования, а также проведения анализа результатов
управления процессом.
Задачи управления
| Учет | Контроль | Планирование | Регулирование | Анализ |
| Персональный состав работников Текучесть кадров Рабочее время Травматизм Выполнение производственных заданий | Соблюдение трудовой дисциплины Выполнение производственных заданий Планирование вы- полнения про- грамммы повы- шения квалифи- кации | Потребность в кадрах Прогнозирование потребности в кадрах Проведение атте- стации Расчет трудовых показателей Обработка ре- зультатов социо- логических оп- росов | Согласование с производственными процедурами Распределение пер- сонала по рабочим местам Координация плана инструктажа по технике безопас- ности | Качественный и количественный состав персонала Причины теку- чести кадров Динамика из- менения про- фессионального состава кадров за период |
Организацию, как любой экономический объект, следуя основным положениям кибернетики,
можно рассматривать в качестве регулируемой динамической информационной системы.
Под информационной системой в кибернетике понимается упорядоченное множество ее
элементов, образующих определенную целостность.
Устойчивость и целостность системы, ее жизнеспособность и функционирование
определяются информационным обменом между ее элементами. Способы и качество
информационного обмена определяют процесс поддержания системы в заданных оптимальных
параметрах. Этот процесс и получил название управления.
Рассмотрим принципиальную схему системы управления:__
Чтобы управлять, надо знать, как реагирует на управляющий сигнал объект управления, т.е.
необходимо наличие сигнала, который называется обратной связью.
На основании информации, получаемой через обратную связь, орган управления
вырабатывает управляющие (корректирующие) информационные воздействия, способные
поддерживать работоспособность объекта управления в заданном режиме.
Принцип обратной связи универсален. Он лежит в основе функционирования регулируемых
динамических систем в природе, технике, социальных системах и в экономике как их составной
части.
Рассмотрим упрощенную схему информационных потоков в корпоративной системе по
отношению к бизнес-процессу «Управление персоналом»:
Здесь под потоком информации понимается действующее в пределах системы движение
различных информационных совокупностей (бумажных документов, устных сообщений,
информационных файлов, файлов со звуковыми эффектами и графическими изображениями и т.п.) в
заданном направлении и для определенных целей.
Источниками возникновения и одновременно приемниками информации являются
конкретные бизнес-процессы.
Источником первичной информации в корпоративной системе является бизнес-планирование,
в процессе которого формируются планы выпуска продукции или оказания услуг. Для реализации
этих планов возникает потребность в материальных, финансовых и трудовых ресурсах,
оборудовании, оснастке и т.д.
Плановые значения ряда ресурсов, в том числе и необходимого количества работников
определенных профессий, способных выполнить установленную производственную программу,
определяются в процессе конструкторской и технологической подготовки производства (1).
Наряду с расчетом численности активной части трудовых ресурсов фирмы ведется расчет
численности управленческого персонала (2)
Базируясь на представленных показателях плановой численности, кадровая служба фирмы
планирует и фактически осуществляет прием и увольнение работников (3), а также распределение и
регулирование принятых рабочих и служащих по рабочим местам (4).
В процессе изготовления продукции (5) работники получают плановые задания, фактические
результаты выполнения которых фиксируются либо в бумажных документах, либо на машинных
носителях и передаются в бухгалтерию (6).
Бухгалтерия, в свою очередь, по известным алгоритмам обрабатывает полученную
информацию и вычисляет показатели оценки трудовой деятельности в денежном эквиваленте (7).
До начала расчетов отдел кадров (ОК) информирует бухгалтерию о текущих изменениях,
касающихся отдельных работников (данные о пропущенном рабочем времени по причине временной
нетрудоспособности, о внутреннем и внешнем движении кадров, нарушениях трудовой дисциплины
и т.д.) (8).
Отдельные показатели финансовых расчетов (например, премирование) передаются в ОК для
дальнейшего использования при решении его задач.
Бизнес-процесс «Управление персоналом» складывается из решения следующих комплексов
задач:
• работа с персоналом на уровне отдела кадров;
• социологические исследования;
• психологические аспекты подготовки и проверки персонала;
• нормирование труда;
• оплата труда;
• планирование трудовых показателей;
• оперативно-производственное управление трудовыми показателями;
• организация труда;
• социальное и медицинское обслуживание;
• техника безопасности.
Предложенное распределение по уровням не означает, что именно в такой
последовательности должны разрабатываться и внедряться соответствующие комплексы
управленческих задач. Работы по всем уровням производятся, как правило, параллельно.
Присоединение каждого нового уровня (неважно в какой последовательности) только расширяет
границы предметной области и представляет бизнес-процесс «Управление персоналом» в более
полном объеме.
На практике реализация в информационной системе предприятия функций управления
персоналом может потребовать следующих составляющих программного обеспечения:
• модуль кадрового учета – для поддержки непосредственной работы инспектора по кадрам;
• модуль управления штатным расписанием – для планирования численности работников,
фонда заработной платы;
• модуль расчета заработной платы;
• система управления документами (СУД) – для документального обеспечения управления
персоналом.
• юридическая справочная система – для соблюдения всех правовых норм и выполнения
инструкций;
• экспертные системы – для проведения аналитических исследований.
Более детально остановимся на анализе задач, свойственных кадровым службам фирм
(первые три уровня распределения).
Совокупность задач, решаемых в отделе кадров можно разделить на две группы: работа
непосредственно с людьми и работа с информацией. Отметим, что автоматизированное управление
кадрами практически до сих пор дублируется бумажными документами. Это можно объяснить, с
одной стороны, консерватизмом работников, традициями, недоверием к вычислительной технике и
страховкой от непредвиденных обстоятельств, а с другой – несовершенством законодательной базы в
области электронного документооборота.
Таким образом, у сотрудников ОК увеличивается объем работы с информацией и
документами. При этом часть задач, которые ОК должен решать, из-за дефицита времени остается
либо вообще нереализованной, либо реализованной с помощью примитивных алгоритмов,
вследствие чего совершенно неудовлетворительной по качеству полученных результатов.
И, как следствие, работникам ОК трудно найти достаточные резервы времени для контактов с
людьми. Общение связано с такими субъективными характеристиками обеих сторон (сотрудника ОК
и клиента или посетителя), как умение корректно и четко формулировать вопросы и отвечать на них,
умение слушать, культура речи, интеллектуальный уровень, индивидуальные способности
восприятия информации, характер, индивидуальные внутренние комплексы. Кроме того, на процесс
собеседования могут оказывать влияние факторы внешней среды, например, окружающий интерьер,
наличие других людей в помещении, телефонные звонки и др. Поэтому невозможно заранее
спланировать ту часть рабочего времени, которую сотруднику ОК придется потратить на общение с
посетителями. Таким образом, вторая группа задач должна быть автоматизирована в максимальной
степени.
Основные задачи, находящиеся в компетенции ОК:
1. Найм и отбор кадров:
• подбор кадров;
• анализ резюме;
• собеседование;
• отбор претендентов на вакантные места.
2. Текущее управление кадрами:
• учет персонального состава работников;
• движение кадров;
• обучение и переобучение кадров;
• продвижение по служебной лестнице;
• трудовая дисциплина;
• составление должностных инструкций;
• формирование отчетностей;
• обработка анкет.
Вопросы кадровой политики (как на текущий момент, так и на долгосрочную перспективу)
решаются во всех без исключения организационных структурах – от крупных корпораций до мелких
фирм, которые могут принадлежать к различным формам собственности.
В зависимости от численности общего количества работников функции кадрового
обеспечения либо возлагаются на специальные подразделения, либо выполняются определенными
должностными лицами.
Последнее относится в основном к фирмам с небольшим количеством сотрудников, где все
экономические, социальные и производственные вопросы решаются ее первым руководителем или
его заместителем.
Корпорации и крупные предприятия могут себе позволить содержать такие специальные
отделы, как кадровая служба, служба психологической помощи, социологическая служба.
В последнее время в управленческих структурах отдельных предприятий создаются отделы
управления человеческими ресурсами. Название отдела заимствовано из практики западных фирм.
Однако всеобщего признания этот подход к проблеме управления кадрами в России пока не получил
и, возможно, останется еще долгое время дискуссионным.
Отличительной особенностью современного этапа в области кадровой политики стало также
появление рекрутинговых фирм или своеобразных мини-бирж труда, специализирующихся на
подборе либо общего кадрового потенциала для конкретных фирм, либо заданного качественного
состава кадров для ряда фирм.
Таким образом, эти фирмы в связи со спецификой своей деятельности представляют собой
некоторую разновидность отдела кадров, выполняющего ограниченный набор функций по сравнению
с типовым ОК на предприятии, но специализирующегося на оставшихся функциях на достаточно
высоком уровне.
В связи с этим условимся употреблять одно понятие – фирма, под которым будем понимать
любую производственную структуру (организацию, предприятие, завод, акционерное общество,
корпорацию и т.п.), кадровая служба которой организационно представлена в виде управленческого
подразделения – ОК, а также отдела социологических исследований и службы психологической
поддержки. Эти службы очень тесно связаны и при решении задач пользуются одной базой данных.
Термин «фирма» и будет употребляться при анализе задач кадровой службы.
Корпоративная система управления бизнес-процессами, или система управления комплексом
бизнес-функций в рамках одного бизнес-процесса, состоит из двух частей: функциональной и
обеспечивающей.
Функциональная часть представляет собой совокупность алгоритмов и технологий
реализации бизнес-функций.
Обеспечивающая часть включает в себя решение информационных, программных,
технических, правовых вопросов. Для пользователя, работающего в условиях организованного АРМ,
наибольший интерес представляют информационное и программное обеспечение.