Общая характеристика гостиницы Самотлор

Закрытое акционерное общество «Гостиничный комплекс» имеет свидетельство о государственной регистрации НВ –II № 118828 выданное Администрацией города Нижневартовска 20 декабря 1999 года.

Юридический и почтовый адрес: Тюменская область, Ханты-Мансийский автономный округ, город Нижневартовск, улица 60 Лет Октября, дом 2 «Б». Тел.: (3466) 64-42-40; 64-40-77.

Уставной капитал ЗАО "Гостиничный комплекс" - составляет 10 000 рублей. На эту стоимость выпущены акции номинальной стоимостью 1 рубль, все акции являются обыкновенными.

ЗАО "Гостиничный комплекс" имеет следующие счета:

В ЗАО НГАБ «Ермак» р/с 4070280000000001050, к/с 3010181070000000738, БИК 047169742, в Тюменском филиале ОАО «Альфа – банк» р/с 4070109100700000008, к/с 301018101000000000940, БИК 047102940.

Основные виды деятельности:

- Гостиничные услуги;

- Торгово-закупочная деятельность (ресторанные услуги);

- Предоставление в аренду залов для совещаний.

В состав ЗАО «Гостиничный комплекс» входят:

1) гостиница «Самотлор»;

2) гостиница «Обь»;

3) гостиница «Венеция»;

4) общежитие № 15;

5) кафе на базе МБ – 3;

6) столовая;

7) санаторий-профилакторий «Самотлор».

Руководитель предприятия: Генеральный директор, член Совета Директоров – Хусид Александр Беркович.

Совет директоров ЗАО «Гостиничный комплекс»:

1. Председатель Совета директоров – директор управления поддержки бизнеса Филиала «ТНК – ВР Западная Сибирь»;

2. Член Совета директоров – главный бухгалтер ООО «ТНК – Бизнессервис»;

3. Член Совета директоров – генеральный директор ЗАО «Гостиничный комплекс»;

4. Член Совета директоров – зам. начальника отдела ценных бумаг и корпоративного управления Филиала «ТНК – ВР Западная Сибирь»;

5. Член Совета директоров – генеральный директор ОАО «Нижневартовскнефтегаз».

Рис. 1Организационная структура управления гостиницей «Самотлор»

Ядром административной службы является Фронт Деск (стойка портье). Это первая служба, с которой сталкивается гость.

Основными ее задачами являются: регистрация гостей и распределение номеров; ведение реестра состояния номеров, хранение ключей, оформление выездов, ведение счета гостя, координация работы горничных, предоставление гостям различной информации, в частности по работе гостиницы. Неотъемлемой частью административной службы является отдел резервирования номеров. Резервирование может быть осуществлено как по телефону, так и по факсу.

В гостинице создан отдел бронирования, который занимается бронированием номеров с обязательным подтверждением номера брони, что дает полную гарантию гостю его проживания. Также основная деятельность этого отдела - бронирование гостиниц в г. Москве, г. Санкт-Петербурге, городах России, СНГ и странах Балтии по ценам отеля, который был заказан. Кроме того, принимаются заявки и на размещение в гостиницах г. Нижневартовска.

ЗАО «Гостиничный комплекс» Гостиница «Самотлор»» входит в российскую электронную систему бронирования номеров. Эта система бронирования войдет одним пакетом в международные компьютерные сети, такие как "Амадеус", "Сэйбр", "Уорлж Спан".

Заселение в гостиницу производится круглосуточно - при предъявлении любого документа удостоверяющего личность, вне зависимости от места прописки. К оплате принимаются рубли и основные виды международных кредитных карт - American express, Visa Evrocard, Master card. Средняя заселяемость за последние 3 года в гостинице «Самотлор» увеличилась в 2 раза и составила в 2004 году 90%.

Вопросами заселения занимается менеджер административной службы.

Менеджер административной службы должен, во-первых, обладать всей возможной информацией о гостинице.

Во-вторых, он должен уметь четко планировать работу администрации. В-третьих, должен осуществлять постоянный контроль по работе своего отдела. Все вопросы, проблемы и недоразумения гостей должны разрешаться также с его помощью.

Бухгалтерия документально оформляет совершаемые хозяйственные операции на предприятии: снабжение, приобретение товаров, сырья, материалов, расчетные операции с поставщиками, транспортными организациями, бюджетом, составляет калькуляцию произведенной продукции, проводит инвентаризацию, начисляет заработную плату и налоги, ведет отчетность предприятия. Также перед бухгалтерией ставится задача по организации контроля за снабжением по объему и ассортименту в соответствии с заключенными договорами, соблюдение норматива и структуры товарных запасов, нахождение путей снижения товарных потерь при хранении, транспортировке и отпуске.

В обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей на предприятии организована материальная ответственность кладовщиков, кассиров, заведующих производством, продавцов. Ежедневно в бухгалтерию предоставляются отчеты по остаткам и движению товаров и денежных средств.

Кассир сдает выручку с контрольно - кассовой лентой и кассовой книгой главному кассиру, по графику инкассации деньги передаются в банк.

Годовая и квартальная бухгалтерская отчетность дает достаточно полную информацию для оценки эффективности работы предприятия. Типовые ее формы устанавливаются Министерством финансов и регламентируются Законом о бухгалтерском учете и отчетности и инструкцией о составе и порядке заполнения годового бухгалтерского отчета.

Обязанности работников, занятых в отделе продаж и маркетинга можно подразделить на 4 группы:

1. Основная цель отдела маркетинга заключается в продаже продукции и услуг отеля.

2. Продажа, услуги по организации конференций и бизнес семинаров.

3. Реклама.

4. Связь с общественностью.

В этой связи, маркетологи работают в тесном сотрудничестве с административной службой и конференц-менеджерами.

На раннем этапе, маркетологи исследуют рынок и определяют тот его сегмент, на который они будут ориентироваться. Затем они изучают работу своих конкурентов, определяя их сильные и слабые стороны.

Обо всех потребностях гостей административная служба помимо уведомления того подразделения, которое способно удовлетворить эту потребность ставит в известность и отдел маркетинга.

Как часть маркетинговой политики является почтовая рассылка ранее остановившимся в отеле гостям поздравительных открыток с различными праздниками: Новым годом, 8 марта, Рождеством, Пасхой. Реклама, бюджет которой определяется владельцем комплекса, появляется в газетах и журналах.

Связь с общественностью подразумевает процесс предоставления возможным гостям привлекательной информации о работе гостиницы. В обязанности этого отдела входит: разработка и принятие макетов проспектов и других рекламно-информационных изданий, представление отеля и его услуг будущим гостям, связь со средствами массовой информации, организация пресс-конференций.

Таким образом, отдел маркетинга представляет собой некий аналитический центр, который аккумулирует различного рода информацию и на ее основе строит стратегию продаж.

Информационный отдел состоит из систем, разделённых на несколько модулей:

1. Модуль менеджера. Можно назвать системой поддержки управления гостиницей. Он может генерировать отчеты в автоматическом режиме. Например, можно задать системе в определенное время распечатывать отчеты о деятельности различных подразделений или же находить в процессе дня некоторые пиковые значения заранее определенных параметров.

2. Модуль административной службы. Это центральная система, которая аккумулирует данные о техническом состоянии номеров, текущем статусе номеров, текущих расценках за номера, текущей занятости отеля. Также с ее помощью осуществляется резервирование и регистрация гостей, ведется учет их истории для выявления постоянных клиентов. Таким образом, административная служба осуществляет ведение личного счета гостя, где отражаются не только затраты, которые он произвел в номере, но и плата за еду в ресторане, за чистку одежды в химчистке и так далее.

3. Модуль отдела резервирования предназначен для автоматизации работы отдела резервирования номеров.

4. Модуль подразделения питания. Информация от поставщиков попадает на кухню шеф-повару. Если она касается пополнения склада, то она проходит через бухгалтерию, где поступивший товар оформляется документально. Из отдела обслуживания в номерах на центральный кухонный терминал попадают заказы от гостей отеля. Также заказы поступают и из торгового зала.

5. Модуль отдела горничных. Используется для поддержания информации о состоянии номеров для управленческих нужд и для отдела резервирования. Каждому номеру присваивается статус либо "свободно" либо " занято" в общем случае.

Информационные системы отдела маркетинга не включены в основную сеть гостиничного комплекса, так как этот отдел находится как бы снаружи отеля.

Работники в нем, представляют собой неких "поставщиков" гостей отеля и поэтому им не требуется прямая связь с внутренними подразделениями гостиницы. Она лишь требуется в случае изменения финансовых условий проживания и увеличения набора предлагаемых услуг.

Отдел домоводства включает в себя все службы по поддержанию чистоты и порядка в гостинице. Уборке номерного фонда, коридоров, холлов, мест отдыха и так далее. Также он следит за своевременной заменой постельного белья и принадлежностей. В его состав могут входить прачечные, химчистки и другие службы, оказывающие необходимые услуги гостям.

Трудно переоценить роль службы общественного питания. Каждый человек испытывает потребность в еде. Причём, чем вкуснее и питательнее она приготовлена, тем большее чувство удовлетворения испытывает отдыхающий. От квалификации поваров зависит очень много. К этой службе относятся:

1. Ресторан;

2. Бар

3. Обслуживание в номерах.

Но впечатление от хорошо приготовленной пищи может быть нарушено плохим сервисом обслуживания. Поэтому обслуживающий персонал должен быть подготовлен соответствующим образом, уметь вовремя обслужить гостя.

Транспортный отдел предназначен для обслуживания гостей, доставки их в гостиницу, предоставления Жемчужина Сибириам автомашин в пользование, а так же для своевременной доставки продуктов питания и напитков. Обеспечением гостиницы авто - связью с другими службами города.

Отдел безопасности должен внимательно следить за тем, чтобы постояльцы и работники не пали жертвами преступных посягательств, домогательств пьяных субъектов и имели возможность покинуть игорное заведение с крупным выигрышем в кармане. Сотрудники службы безопасности играют очень важную роль в обеспечении спокойной, лишенной каких - либо неприятностей жизни своих гостей. Каждый человек надеется на то, что во время путешествия ни он сам, ни его вещи не будут подвергнуты опасности. Ничто так не испортит отпуск, как подобное неприятное событие.

При организации гостиничного бизнеса особое внимание должно уделяться подбору квалифицированного персонала. Ведь персонал встречает, обслуживает, контактирует с гостями.

Правильным подбором и подготовкой его должны заниматься толковые менеджеры, владеющие мастерством управления и создания постоянно развивающейся структуры управления гостиницей. Ведь от организации структуры управления зависит, как будет развиваться этот бизнес, как будут относиться гости, и какое мнение они оставят от гостиницы.

Все функциональные подразделения гостиницы «Самотлор» можно оформить в виде таблицы (таблица 1).

Таким образом, функциональные звенья разрабатывают варианты управленческих решений, но передают их на принятие звену линейного типа, то есть, руководителю, который доводит распорядительную информацию до исполнителей. При этом достигается однозначность подчиненности и увеличение роли функциональных менеджеров.

Таблица 1 Функциональные подразделения гостиницы «Самотлор»