Традиционные методы анализа документов

МЕТОД АНАЛИЗА ДОКУМЕНТОВ КАК РАЗНОВИДНОСТЬ ИССЛЕДОВАНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

Метод анализа документов не требует больших материальных и духовных затрат. Исследователь, используя этот метод, работает с бумагами, а не с людьми. Анализ документов - это исследование содержания текстовых массивов в целях выявления или измерения социальных тенденций, репрезентированных (представленных) этими массивами. Он предполагает анализ материалов по совершенствованию системы управления. Исследуются разные документальные источники: справки, отчеты, должностные инструкции, планы, бухгалтерские документы, фиксированные в печатном или рукописном тексте, фото-, аудио-, видеоинформация, компьютерные носители.

Правильно и полно проведенный анализ документа позволяет не только однозначно и верно понять его содержание, но и получить информацию сверх того, что желал бы автор. Готовя документ, автор преследует определенные цели, которые не всегда излагает в документе. Но автор невольно и незаметно для себя оставляет следы и факты, которые он не хотел бы излагать в документе.

Эти факты и следы несут скрытую информацию (подстрочник, то, что не говорится, но понимается по косвенным признакам). Выявление такой информации – одна из задач анализа документов. Анализ документов позволяет получить информацию об авторе, правдивости документа. Мы можем обнаружить заинтересованность автора в решении каких-либо вопросов, помимо указанных в прямом тексте, установить тенденциозность оценок фактов, изложенных в документе.

Документы делятся по следующим основаниям:

· по статусу: официальные - информация о положении дел, достижении показателей. В качестве примера приведем правительственные материалы, постановления, заявления, стенограммы официальных заседаний, архивы и текущие документы различных учреждений и организаций, деловая корреспонденция. Неофициальные изучают общественное сознание, мнение и установки на индивидуальном уровне; вскрывают глубинные социальные механизмы образования ценностей; понятие исторической обусловленности мотивов поведения; являются основой для выделения социальных типов личностей. Это письма, заявления, дневники, характеристики и т.п.;

· по форме изложения: письменные и вербальные;

· по функциональным особенностям: информационные, регулятивные, коммуникативные и культурно-воспитательные;

· по содержанию - литературные данные, архивы, видеохроники;

· целевые документы - материалы, которые были провоцированы (собирались) самим исследователем; наличные - составленные независимо от конкретного исследования, для каких-либо других целей;

· выделяются личные документы - карточки индивидуального учета (библиотечные формуляры, анкеты или бланки, заверенные подписью), характеристики и рекомендательные письма, личные письма, дневники, заявления и мемуары; безличные - статистические или событийные архивы, данные прессы или протоколы собраний и переговоров;

· существуют первичные документы - они создаются на базе прямого наблюдения, непосредственной регистрации совершающихся событий; вторичные - обработка, обобщение или описание, сделанное на основе данных первичных источников.

Особую осторожность следует проявлять к личным документам. Существует несколько условий повышения доверия к документам: можно верить сообщениям, если они не затрагивают личных интересов автора; можно верить сообщениям, если они не наносят определенный ущерб автору; достоверны те сведения, которые в момент "регистрации" их автором были общеизвестны; достоверны детали событий, несущественные с точки зрения автора; достоверны сведения, к которым автор относится недоброжелательно.

Случайные ошибки также снижают достоверность документа или его разделов. К ним следует отнести: неверное указание дат и имен, опечатка в приводимом статистическом материале, непреднамеренное "опущение" ряда важных деталей и проч.

Методы анализа документов можно по содержанию разделить на традиционные и контекстные. Традиционные методы исследуют видимое (открытое для восприятия) содержание документов. К ним относятся статистический, лингвистический анализы документа и морфологический анализ очевидной структуры документа. Контекстные методы – это поиск суггестивной (скрытой в документе) информации. К ним относятся информационный, проблемно-мотивационный, структурный (тектонический), контент - анализ. Также существует фактологический метод – он не относится к этим группам, но позволяет обобщить результаты анализа проведенного другими методами. Рассмотрим некоторые из названных методов более подробно.

Традиционные методы анализа документов

Статистический анализ позволяет оценить объем документа, частоту повторения слов и выражений, словарный запас, интеллектуальность автора. Он может выявить наиболее важные для автора проблемы, частота повторения слов и выражений позволяет судить о его приоритетах. То, что больше всего интересует автора, чаще появляется в виде ключевых слов, выражений.

Использованный словарный запас позволяет судить об уровне квалификации и интеллекте автора. При большом запасе узнаваемых слов человек употребляет при письме небольшое их количество. Крупные общественные деятели, известные ученые и писатели России редко в своих произведениях употребляют более 500 слов (существительные, глаголы, прилагательные, наречия – без учета числе, падежа, склонения). При большом объеме информации можно достаточно точно определить коэффициент интеллекта автора.

Морфологический анализ документа позволяет на основе видимых или легко определяемых признаков установить его структуру в виде, в каком ее представил автор. Наиболее легко определить структуру документа, разделенного на части и разделы. На основе анализа явных разбиений текста на отдельные фрагменты можно построить структурную схему документа. Даже, когда подобных выделений нет, смысловой анализ текста позволяет сделать подобное разбиение. Но этот анализ не позволяет выделить скрытые цели, заключенные в тексте. Выявленная структура документа позволяет правильно оценить его содержание, обнаружить главную цель.

Лингвистический анализ определяет стиль изложения документа, которые несут на себе те или иные следы своего времени и автора. Это проявляется в различных приемах исполнения документов, совокупность которых образует стиль документа. Как правило, используемые стили документов отвечают стилям культурных эпох. Влияние на стиль документов оказывают такие факторы, как:

· высокий уровень образованности и информированности населения;

· высокая степень информационной коммуникативности управленческих структур;

· поощрение свободы творчества населения;

· высокий уровень развития технических средств оформления и редактирования документов;

· влияние моды, в том числе моды на стили документов;

· появление специалистов, профессиональная деятельность которых направлена на создание имиджа фирмам и персонам (в том числе в документационной сфере).

Число и название стилей достаточно быстро меняются, но можно говорить и об устойчивых документационных стилях. При создании и чтении документов их стилевое решение надо учитывать, он должен быть в одном, оправданном для него стиле. Это свидетельствует об интеллекте, уровне образования, внутренней культуре и художественном вкусе автора. Основные стили современных документов.

Традиционный – основная структура документа этого стиля сопровождается необходимым этическим содержанием, четко прослеживаются уровни обращения (вышестоящему, равному или нижестоящему корреспонденту), выдержаны все неформальные и формальные реквизиты, отслеживаются цели документа и фактологическое содержание. В документе используются общепринятые слова и обороты, трактуемые однозначно, скрытая составляющая мала.

Современный деловой – здесь усилено фактологическое наполнение при одновременном упрощении и сокращении этической части. Документы достаточно прямолинейны, упор делается на достижение их основной цели. Реквизиты документа выдержаны по формальным признакам. Часто используются новые слова и обороты, адаптированные заимствования из других языков, это дает возможность неоднозначного толкования текста. Суггестивная составляющая отсутствует, если только она не введена специально.

Возвышенный – это развитие традиционного стиля. В документе увеличена этическая составляющая, присутствует определенная избыточность информации в изложении. Характерно наличие большого числа обращений к корреспонденту, четкая градация его уровня. В тексте есть эпитеты, сравнения, обращения и другие элементы, характерные для художественного произведения. Могут присутствовать элементы, свидетельствующие о преданности конкретному лицу, фирме.

Неформальный – в содержании легко прослеживается рубрикация. Каждая часть документа имеет как бы введение, основную часть и заключение. Допускается вольное обращение с нормами грамматики и лексики языка. Этическая часть выдержана в традиционном стиле. Документ не позволяет усомниться в однозначности и правоте его толкования. Автор как бы навязывает свою волю читателю, здесь легко помещается суггестивный материал.

Изысканный отличается утонченным слогом, допускает иносказания, намеки, загадки, но без малейшей тени неэтичности. Текст часто несет в себе скрытый смысл и требует тщательного обдумывания при прочтении. Грамотность исключительно высокая, этическая часть полноценная. Стиль характерен для образованного интеллигентного человека.

Примитивный отличается нескладным простонародным слогом, за которым обычно скрывается низкий уровень образования и интеллекта автора. Много просторечивых и местных выражений, что затрудняет чтение и понимание документа. Грамотность и лексика ниже общепринятых норм. Ценность таких документов чаще всего невелика. Может содержаться невольно скрытая информация о реальных фактах. Этот стиль может быть имитирован с какими-либо целями.

Эклектический представляет собой случайное смешение всех стилей, что говорит о невысокой культуре автора. Обычно присутствует у учащихся; тех, кто сознательно смешивает стили; неквалифицированных и посторонних работников. В реальном документообороте практически не используется.

Низменный стиль – название говорит само за себя, но возможна необходимость анализа и таких документов.

Редко встречающиеся стили, к таким относятся: командный, унижительный (раболепный), покровительственный, партнерский, близкий личный (семейный), снисходительный, презрительный, растерянный (сомнительный), болезненный, безапелляционный, солдафонский, простецкий, услужливый, анонимный, профессиональный (например, врачей), технократический, дипломатический, профанационный, телеграфный, обличающий, обескураживающий, угрожающий, раздражающий, раздражительный и др.