Использование Журнала расходов

Журнал расходов используется для записи издержек (рис. 10.4). Простейший способ фиксации расходов сводится к заполнению разделенного на колонки бланка, как это показано ниже. Помните о том, что для подтверждения расходов вам необходимо подшить счета‑фактуры, договоры о закупках, расписки и другие документы.

Колонка 1. Здесь Гарри указывает номера чеков, использовавшихся для оплаты расходов, занесенных в колонку «Описание», в которой также отмечаются наличные и авансовые платежи. 1 мая Гарри получил счет на $300 от ABC Radio, который он оплатил в этот же день чеком № 0407. Затем он подшил этот счет в папку расходов. Эта папка представляет собой обычный скоросшиватель, в котором хранятся все счета за рекламу текущего года.

Примечание. Сохраняйте все квитанции об оплате, которые присылает вам банк. Они являются доказательством того, что вы оплатили счета или сделали закупки. Храните их в порядке вместе со счетами‑фактурами и погашенными чеками, чтобы позже можно было легко найти эти финансовые документы.

Колонка 2. В этой колонке Гарри зафиксировал закупку товарных запасов на сумму $1729, 14. При использовании кредита он делает соответствующую запись в счетах к оплате.

Колонки 3–8. Здесь Гарри отмечает суммы расходов (вы можете делать заголовки в соответствии с потребностями вашего предприятия).

Колонка 9. В этой колонке Гарри отмечает все прочие расходы. 3 мая он внес $1, 85 в свой баланс, чтобы возместить потерянные или украденные ранее деньги ($2,00‑$0,15).

Колонка 10. Здесь Гарри указал сумму, которую он заплатил за подержанный легкий грузовик. В конце каждого месяца Гарри подводит итог во всех колонках и начинает новую страницу.

Рис. 10.4. Журнал расходов

Компьютеризированные системы бухгалтерского учета

Бухгалтерские компьютерные программы можно приобрести в специализированных, книжных и канцелярских магазинах или в режиме онлайн. Как декларируется в сопроводительных листах, эти пакеты легки в использовании, однако вам нужно убедиться в этом самостоятельно.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Чтобы соблюдать требования налогового законодательства, ваша бухгалтерская система должна позволять использовать необходимые формы записи и содержать информацию, необходимую для правильного проведения налоговых платежей. Вы обязаны дать полное описание компьютеризированной части вашей бухгалтерской системы. Необходимо, чтобы в этом описании рассматривались использующиеся формы и процедуры, вопросы контроля точности обработки информации и меры, направленные на то, чтобы устранить возможность компьютерных ошибок и стирания учетных записей.

Планирование работы с банком

Начинающее предприятие в первую очередь должно открыть собственный специальный счет. Как показывает опыт успешного бизнеса, предприниматель должен отделить личные вопросы и проблемы от деловых. Частные фирмы и предприятия малого бизнеса должны иметь собственные специальные счета.

Открытие текущего счета предприятия

Чтобы открыть текущий банковский счет, вам нужно принести с собой копию свидетельства о регистрации предприятия, чтобы подтвердить юридический статус компании. Вам также необходимо провести небольшое исследование, чтобы найти наиболее подходящий для вас банк. Владельцы розничных предприятий, которым требуются ночные денежные депозиты, должны кроме месторасположения и удобства рассмотреть следующие аспекты открытия чекового счета:

Шаг 1. Избегайте банков, которые предлагают неоправданно дорогие услуги. Избегайте банков, которые устанавливают слишком высокие расценки за услуги. Иногда в целях привлечения клиентов банки экспериментируют: за некоторые виды обслуживания не берутся деньги или взимается низкая плата, что снижает дополнительные расходы предпринимателей.

Шаг 2. Выберите банк, который предлагает защиту от овердрафта. Неустойчивость баланса может привести к тому, что выписанный вами очередной чек не будет оплачен банком, поскольку на вашем счете закончились деньги. Очень важно, чтобы вы смогли избежать подобных затруднений, которые осложняют отношения с поставщиками и кредиторами. Поговорите с менеджером трастовой компании или банковского отделения о защите от овердрафта. Попросите, чтобы ваш счет был автоматически защищен от овердрафта на сумму $1000, т. е. чтобы вы лично могли пользоваться этой услугой без дополнительных заявлений. Большинство менеджеров обладают достаточной властью, чтобы удовлетворить вашу просьбу.

СОВЕТ, КАСАЮЩИЙСЯ ПОЛУЧЕНИЯ ПРИБЫЛИ

Чем больше ежедневных операций проводит ваше предприятие, тем более вы нуждаетесь в компьютеризированной бухгалтерской системе или специализированной системе, созданной и установленной для вашей компании профессионалами.

Шаг 3. Выберите банк, который осуществляет обслуживание по телефону. Многие банки предоставляют своим клиентам возможность переводить деньги со счета на счет, делать запросы по кредитным картам, оплачивать счета и проверять платежный баланс с помощью телефонной связи, когда клиент может получить доступ к счету, назвав его реквизиты. Здесь можно пользоваться не только проволочным, но и мобильным телефоном.

Шаг 4. Выберите банк, предлагающий обслуживание в режиме онлайн. Современные технологии позволяют проводить финансовые операции через Интернет, что значительно ускоряет движение денежных потоков. Предприятия уже используют компьютеризированные системы, которые помогают клиентам размещать повторные заказы и напрямую отслеживать даты поставок. Следующий шаг заключается в том, чтобы выписывать счета потребителям по компьютерной сети и получать от них электронные платежи, переводящиеся из банка клиента в ваш банк. По мере развития и усложнения компьютерных программ расширяется проведение банковских операций в Интернете, что само по себе оказывает влияние на способы ведения бизнеса. Банковские операции в режиме онлайн позволяют значительно сократить бумажную работу и время, которое тратится на денежные переводы и заполнение финансовых документов, решая, таким образом, две важнейшие проблемы, стоящие перед депозиторами. Они делают дистанционные трансакции столь же удобными, сколь и операции, проводящиеся в ближайшем банке, что открывает предпринимателю весь мир для финансового взаимодействия. В настоящее время растет число банков, которые предлагают предприятиям малого бизнеса обслуживание в режиме онлайн. Это позволяет небольшим компаниям получать такой же разнообразный и качественный сервис, какой получают крупные корпорации. С помощью компьютера вы можете проверять свои балансовые счета, осуществлять денежные переводы, аккумулировать средства на одном счете и проводить различные платежи.

СОВЕТЫ, КАСАЮЩИЕСЯ БАНКОВСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

Владельцы семейных предприятий должны особо подчеркнуть, что они отделяют личные и деловые финансовые вопросы друг от друга.

Когда вы будете получать чековую книжку, обратите пристальное внимание на то, как банк выпускает чеки и ведет чековый клиринг. Принимает ли банк к оплате зарубежные чеки?

Шаг 5. Рассмотрите следующие аспекты: ♦ Банковские риски. Мелкие банки в небольших городах проводят более консервативную кредитную политику. ♦ Процентные ставки. Рассмотрите процентные ставки по депозитам и кредитам. ♦ Лояльность банка по отношению к клиентам. Ликвидирует ли банк вашу кредитную линию во время экономического кризиса? ♦ Максимальный кредит. Обычно ограничивается суммой, составляющей 10 % от банковского счета предприятия. ♦ Минимальный баланс. Должны ли вы сохранять определенную минимальную сумму на вашем счете? ♦ Возобновляемая кредитная линия. Сколько составляет процентная ставка? ♦ Специализация. Более крупные банки имеют отделы, специализирующиеся на различных видах банковского сервиса. ♦ Другие услуги. Предлагает ли банк проведение электронных платежей, счета в иностранной валюте, личные сейфы, недорогие кредитные карты, торговые счета или телеграфные переводы.

Факторы, влияющие на ваш кредитный рейтинг

Ваш кредитный рейтинг во многом определяет, сумеете ли вы получить кредит, кредитную карту или открыть кредитную линию и какие проценты вы будете выплачивать. На ваш кредитный балл влияют следующие факторы: ♦ Какова ваша кредитная история? Выплачивали ли вы долги вовремя и полностью? (35 %) ♦ Как много денег вы задолжали? (30 %) ♦ Насколько обоснованными являются ваши просьбы о кредите? (15 %) ♦ Сколько кредитных счетов у вас открыто, выплачиваете ли вы несколько кредитов, есть ли у вас несколько кредитных карт? (20 %). Кроме того, здесь рассматриваются такие характеристики, как продолжительность проживания в одном месте, образование, возраст, доход, семейное положение, наличие иждивенцев, рекомендации кредитных агентств. Чтобы повысить свой кредитный балл, вам нужно иметь или приобрести следующие элементы.