Управление качеством проекта.

Качество проекта – выполнение работ по созданию проекта в соответствии с согласованными требованиями заказчика в заданные сроки и без превышения плановой сметы. Основные положения по управлению качеством базируются на: поддержка и участие руководства в управлении качеством. Основное внимание заказчику результата проекта. Вовлечение всех сотрудников в систему управления качеством. Награды и признание за высокое качество. Передовой опыт управления качеством должен быть доступен всем работникам фирмы. Обязательность регулярной оценки эффективности существующей в фирме системы управления качеством.

Управление качеством на предприятии рассматривается со следующих позиций: 1. Обеспечение качества продукта/результата проекта. 2. Обеспечение качества планирования проекта, проектной документации. 3. Контроль выполнения работ по проекту в соответствии с плановой документацией. 4. Качество ресурсного обеспечения проекта во время всего его жизненного цикла. Общая структура плана управления качеством: содержание работы, фаза жизненного цикла проекта, показатели качества работы, наименование стандарта, допустимые изменения показателей качества, ответственный за сбор и анализ данных, время проверки, документы, фиксирующие проверку, действия ответственного при нарушении качества, документ, фиксирующий действия по реагирования. инструменты по обеспечению качества: анализ по Парето. Диаграмма Ишикавы. Метод анализа сил. метод совокупной суммы. Паспортная система. Метод анализа затрат и выгод.

Так получила распространение идея реинжиниринга или процессного подхода к управлению организациями. Он основан на том, что управление качеством также является процессом, взаимосвязанным со всеми процессами проекта. Все работы в проекте осуществляются посредством выполнения сети процессов. Управление качеством проектных работ достигается через управление процессами проекта по двум направлениям: 1. Через структуру и работу самого процесса, внутри которого имеются потоки продукции или информации. 2. Через структуру информации, протекающей внутри процесса.

Проектные коммуникации.

Это получение информации от организации и отдельных личностей, её отсеивание, синтезирование или интерпретация, передача информации тем, кому она нужна, при обязательном убеждении участников проекта и заинтересованных лиц в необходимости действовать, опираясь на эту информацию. Уровни коммуникации: 1. Обеспечения связи с лицом, в руках которого находятся источники финансирования. Данная связь включает: выявление требований клиента, привлечение клиента к сотрудничеству, недопущение размывания целей и содержания проекта. 2. Заключение контрактов с поставщиками и другими лицами. Ведение переговоров. 3. Проведение совещаний, контроль принятых решений. Эффективную коммуникацию можно организовать, используя следующие правила: 1. Обеспечение релевантности сообщений. Информация должна быть ценной для адресата, тогда у него появится интерес. Тогда адресат составит более полное представление о предмете сообщения. 2. Уменьшение продолжительности сообщения, умение выражаться, как можно проще. Лучше строить сообщение без лишней и перегружающей информации, то есть использовать последовательность простых частей. Из такой последовательности у получателя формируется полное представление о предмете сообщения. 3. Повторение ключевых моментов. 4. Устранение барьеров в общении. сообщения могут быть искажены, тогда произойдет изменение смысла при восприятии информации. Наиболее частые причины возникновения проблем: искаженное восприятие. Бывает, что адресат не может воспринять смысл сообщения. Это может быть из-за внешних обстоятельств, настроения адресата. Недостоверные источники информации. Получатель может не доверять источнику информации. Недоверие может быть как достоверным, так и мнимым. Ошибка передачи.

Причина плохой коммуникации, путаница в понятиях средства коммуникации и коммуникация как таковая. Средство коммуникации – это просто инструмент. Вторая причина путаница в понятиях данные (они не обработанные) и информация (это обработанные данные, имеющие смысл, и имеющие отношение к делу). Третья причина – актуальность информации по проекту. Это связанно с тем, что любая информация быстро устаревает.

Проектные риски.

Риск – вероятность понести потери или убытки. Это неопределенность, связанная с возможностью возникновения в ходе реализации проекта неблагоприятных ситуаций, следствием которого является нанесение убытков или снижение эффективности проекта. Управление рисками состоит из: определение (идентификация) рисков, оценка (анализ) рисков, разработка мероприятий по реагирования на риски, контроль рисков. Анализ рисков может проводится по следующим сферам: финансовые, маркетинговые, технологические, риски участников проекта, политические, юридические, экологические, строительные, специфические, обстоятельства непреодолимой силы или фор-мажор. Причины возникновения рисков: Финансовые: Нестабильность финансового положения инвестора. Неустойчивость экономики. Рост цен. Изменение в налоговой системе. Маркетинговые: Плохо продуманная и реализованная рекламная компания. Задержка в выходе на рынок. Некорректное сегментирование рынка . Технологические: Ошибки в проектировании. Недостатки технологии и неправильный выбор оборудования. Срыв поставок сырья, стройматериалов, комплектующих. Увеличение стоимости оборудования. Рост расходов на заработную плату. Риски участников проекта: Сознательное или вынужденное невыполнение участников своих обязанностей. Изменение политики в руководстве, как пример, смена главы администрации. Юридические: Нечеткое оформление документов по отношению к: подрядчикам, поставщикам, арендодателям. Экологические: аварийные ситуации, возможность изменения законодательства по отношению к требованиям окружающей среды и безопасности. Строительные: А. риски до завершения строительства: Задержки в строительстве. Невыполнение обязательств поставщиком. Срыв сроков строительства (монтажа) по вине подрядчика. Б. риски после завершения строительства: Физический ущерб. Транспортное обеспечение. Несовместимости оборудования. Специфические: они свойственны только данному проекту. Мероприятия минимизирующие проектный риск делят на три группы: 1. Диверсификация рисков. Позволяет распределить риск между участниками проекта. 2. Страхование проектных рисков. 3. увеличение доли отчислений на непредвиденные обстоятельства. Для оценки риска используют следующие методы анализа: качественный – выявление конкретных рисков проекта, стоимость мероприятий по минизации ущерба. Количественный – анализ сценариев, имитационное моделирование рисков по методу Монте-Карло.

Мониторинг проекта.

Это регулярный процесс сбора, изменения и распространения информации об исполнении проекта, ее регистрация, оценка изменений и подготовка для принятия решений. Затраты включаются в бюджет проекта. Цель – предоставление руководству проекта оперативной информации о реализации проекта. Эффективный мониторинг включает в себя использование следующих инструментов: 1. Осуществление промежуточных обзоров развития проекта. Они проводятся в форме разного рода общения между руководителями проекта, членами команды, отдельными исполнителями. Цель - получение информации о возникающих проблемах и определение необходимости влияния на ход будущих событий. Обзоры проводятся по установленному графику (ежедневно, еженедельно) или когда возникает проблема. 2. Инспекция. Осуществляется без предупреждения. Приходят туда, где осуществляются работы по проекту, наблюдают за тем, что происходит, задают вопросы, слушают. 3. Экспертиза, использующая мнения экспертов. Экспертиза проекта – детальный анализ определенных областей как проектной, так и предметной деятельности в проекте. Ее проводят внешние организации в любое заранее согласованное время. 4. Аудит проекта. Проверка соответствия формализованной организационной деятельности по управлению проектом, принятым в отрасли или на отдельном предприятии регламентом или стандартам управления проектами. Он производится в определенные моменты. Цель – контроль исполнения процедур управления, определенных в стандарте. 5. Тестирование создаваемого продукта и сопутствующие материалы. Тестирование – способ проверки качества. Варианты тестирования, связанные с управления проектом, могут включать опрос сотрудников в области их компетенции, проверку используемой информационной системы. 6. Работа с другими материалами проекта: материалы совещаний, встреч. Базы данных, веб-сайт проекта.

Контроль проекта.

Принятие решения и осуществление действий, направленных на уменьшение разницы между утвержденным базовым или текущим планом проекта и его фактическим осуществлением. Система контроля сфокусирована на: выполнение предметно-ориентированных и управленческих работ по проекту, уровень затрат и время реализации. Система контроля: 1. Определение объектов контроля: Составляющие базового или текущего плана управления проектами. Источники финансирование проекта. Качество выполнения работ. Персонал проекта. Стандарты исполняемых работ. Сохранение коммерческой тайны проекта. 2. Стандарты используемые при контроле. К ним относятся те значения характеристик выбранных факторов и элементов проекта, с которыми нужно сравнить фактические показатели. Стандартами могут быть: внешние по отношению к предприятию: международные и общегосударственные стандарты (ГОСТ, Трудовой кодекс). Внутренние предприятия – внутренний устав, внутренняя политика. Внутренние проекта – базовый или текущий план управления проектом, регламент работы команды. 3. Установление допустимого предела отклонения фактических параметров от запланированных в соответствии со стандартами. 4. Частота и детализация контрольных действий. Такие действия должны быть запланированы, назначены ресурсы. Для них должен быть разработан временной график. 5. Процедуры определения необходимости изменения в случае, если фактическое отклонение превышает установленное разрешаемое отклонение допуск. Варианты процедур: ничего не делать, в надежде что ситуация улучшиться. Проведение необходимых корректирующих действий. Обсуждение с заинтересованными лицами проекта возможного изменения целевых параметров создаваемого продукта. 6. документация, необходимая для проведения контроля. Включает: отчетность по проекту с указанием перечня контрольных мероприятий. 7. Ответственные лица. 8. Инструментарий контроля. 1. использование контрольных точек. Это плановые даты начала и окончания работ. Такие планы позволяют определить наличие расхождений между плановыми и фактическими показателями, с указанием причин отклонения. А так же направленные на введение проекта в плановые параметры. 2. Контроль финансовых затрат: 1. Сопоставление фактических затрат с запланированными. 2. Определение отношения количества работы к затраченным средствам. Если изменения в пределах нормы, то изменений нет. Если превышают норму, то проводится анализ и принимается решение об изменении.