Создание карточки компании

Начало работы

Для начала работы в системе «АЕС Биллинг СПО» Вы должны:

Открыть браузер (Mozilla FireFox версии 3.0 (или более), Internet Explorer версии 7 (или более)) .

В адресной строке браузера ввести выданный системным администратором адрес. Откроется первая страница с запросом логина и пароля для доступа к системе. (Логин и пароль выдаются системным администратором, который занимается обслуживанием системы).

После правильного ввода логина и пароля откроется основная страница системы, где доступно:

Основное меню;

Корреспонденция (если назначена);

Заявки (если Вы их оформляли и/или являетесь сотрудником отдела отвечающим за выполнение заявок).

Основное меню

Основное меню состоит из нескольких разделов. Ниже приведен список разделов и их краткое описание. Система отдельно настраивается для работы каждого сотрудника, поэтому некоторые разделы могут быть недоступны или отключены.

Персоны – предназначен для ведения списка конкретных людей(например, сотрудников организации), с возможностью внесения различных данных о них;

Компании– база всех компаний с подробной информацией о них;

Информирование –хранение документов в электронном виде;

Склад – общий список свободного оборудования сгруппированного по производителю, типу и модели;

Поддержка –технический раздел для ввода всей технической информации относящейся к каждой услуге клиента;

Отчеты –включает информацию о взаимодействиях, заявках, корреспонденцию и прочее.

Финансы –содержит сведения о различных счетах оплаты;

Телефония –содержитбазу номеров, сведения о телефонном трафике и прочая информация, относящаяся к телефонии;

Тикеты –регистратор обращений клиентов в службу технической поддержки;

Физ. Лица –раздел для работы с физическими лицами. Включает заявки, сведения о пользователях и подключенных объектах;

В начало –возвращает на главную страницу;

Выход –прекращение работы с системой, возвращает на страницу ввода логина и пароля.

Персоны

Создание/редактирование карточки персоны.

Рис.1 «Общий список персон»

Чтобы создать карточку персоны, необходимо:

- Нажать на кнопку «Создать», которая находится под формой поиска. Откроется окно с пустыми полями для заполнения.

- Заполнить ФИО, дату рождения, пол, нажать на кнопку «Сохранить». Карточка создана, теперь стали доступны для заполнения телефоны, вкладки «E-mail», «Комментарии», «Адреса», «Удостоверение личности».

- Заполнить все необходимое, нажать на кнопку «Сохранить».

Рис.2 «Карточка персоны»

Заполнение полей:

Телефон.

Выбрать тип, указать номер без восьмерки, добавочный номер(если необходимо) и отметить, контактный ли это телефон. После чего нажать на кнопку «Сохранить телефон», которая находится непосредственно под списком телефонов. Можно сохранить несколько телефонов.

Электронная почта.

Перейти во вкладку «E-mail», заполнить в формате [email protected], нажать на кнопку «Сохранить», которая находится внизу в правой части страницы. Можно сохранить два адреса электронной почты.

Комментарии.

Перейти во вкладку «Комментарии», заполнить в произвольной форме, нажать на кнопку «Сохранить», которая находится внизу в правой части страницы.

Адреса.

Перейти во вкладку «Адреса», выбрать тип адреса(корреспондентский, регистрация, фактический, юридический), заполнить индекс, указать улицу(если улица, то только название, в противном случае вместе с названием указать - проспект, переулок или шоссе – полным словом, т.е. НЕ«пер.», «пр.»), номер дома(только цифры), корпус(вот здесь можно указать букву), номер квартиры(офиса, помещения) и абонентский ящик. Нажать на кнопку «Сохранить адрес», которая находится непосредственно под списком адресов.

Удостоверение личности.

Перейти во вкладку «Удостоверение личности», выбрать тип документа, заполнить поля, нажать на кнопку «Сохранить», которая находится внизу в правой части страницы.

Компании

В разделе «Компании» вы видите блок выбора параметров для поиска компании, функциональные кнопки(«Экспресс-карточка», «Создать» и т.д.) и блок результатов поиска.

Поиск

Для поиска компании введите необходимые параметры (в поле «Название компании» появляется список возможных вариантов после ввода нескольких символов – выберите один из вариантов) и нажмите на кнопку «Выбор».

Для сброса параметров поиска последовательно нажмите на кнопки «Сброс» и «Выбор».

Рис.3 «Карточка персоны»

Создание карточки компании

Создание компании происходит через кнопку «создать» доступную в общем списке компаний. Откроется окно с пустыми полями для заполнения:

Рис.4 «Карточка персоны»

При создании компании, прежде чем будут доступны для заполнения вкладки

«Адреса», «Контактные лица», «Дополнительная информация», «Реквизиты» и «Сводка», нужно заполнить и сохранить общую информацию по создаваемой компании:

· Дата создания – заполняется автоматически системой.

· Менеджер – выставляется автоматически, если авторизированный пользователь который создает компанию, присутствует в списке менеджеров. Если нужно изменить ответственного менеджера – достаточно выбрать его из списка.

· Название компании – краткое название компании без указания формы собственности.

· Статус клиента – выбирается соответствующий статус добавляемой компании клиента.

· Общий E-mail – вводится общий email для рассылки предупреждений об авариях/работ, электронных версий счетов на оплату и т.п.

· Примечание – любые комментарии, относящиеся к компании, её деятельности и т.п.

· Тип оплаты – выбирается тип взаиморасчетов с клиентом.

· Тип клиента – проставляется автоматически, зависит от ежемесячных платежей клиентов:

· Standart - Ежемесячные платежи до 7500 руб. без НДС

· Privileged - Ежемесячные платежи от 7501 до 50000 руб. без НДС

· VIP - Ежемесячные платежи от 50001 руб. без НДС

· Компания – выбирается с какой из компаний будет заключен договор.

После заполнения всех требуемых полей во вкладке «Общая информация» - нужно нажать кнопку

«Сохранить общую информацию».

Внимание! При нажатии на кнопку «удалить» Вы удаляете компанию – из системы полностью.

Если все поля заполнены корректно и без ошибок – Вам будет доступны для заполнения вкладки:

«Адреса», «Контактные лица», «Дополнительная информация», «Реквизиты» и «Сводка».

4.2.1 Вкладка «Адреса»

Рис.5 «Карточка компании. Вкладка «адреса»

Добавление адреса

Нужно, выбрать тип адреса, заполнить поля Индекс, Город, Улица, Дом, Корпус, Офис/Кв. При заполнении графы «улица», нужно использовать только название улицы. Не нужно добавлять сокращения типа «ул.». Если это набережная, то нужно указать «набережная Такая-то», а не «наб. Такая-то», если переулок, то указать «переулок Такой-то» и т.п.В номере дома должны быть только цифры. Букву можно внести в «Корпус», означающий корпус дома (например, 14Н, 14 – номер дома, Н - корпус)

После заполнения полей – нажмите кнопку «Сохранить адрес», расположенную непосредственно под списком адресов.

Удаление адреса

В списке адресов нужно кликнуть на строчку с адресом, которого, вы хотите удалить и нажать на кнопку «Удалить адрес» расположенную слева непосредственно под списком адресов.

Редактирование адреса

В списке адресов нужно кликнуть на строчку с адресом. После этого поля расположенные в конце таблицы автоматически заполнятся данными адреса, по которому Вы кликнули.

Отредактируйте требуемые поля и нажмите кнопку «Сохранить Адрес».

4.2.2 Вкладка «Контактные лица»

Рис.6 «Карточка компании. Вкладка «Контактные лица»

Добавление контакта

Заполните следующие поля: Фамилия, Имя, Отчество, Телефон (10 знаков, например 8127891011), выбрать тип телефона, указать(если есть) внутренний номер, E-mail, Тип контакта, Должность, занимаемую в компании, выбпать (да/нет), указывать ли этот контакт в договоре и выбрать, оповещать ли этот контакт.

После заполнения всех полей нажмите кнопку «Сохранить контакт» расположенную чуть ниже списка контактов.

Для занесения более одного телефона и/или добавления email см. раздел «Редактирование контакта»

Удаление контакта

Кликните на нужный контакт для удаления в таблице.

Нажмите кнопку «Удалить контакт» расположенную чуть ниже списка контактов.

Редактирование контакта

Чтобы изменить Ф.И.О. и/или телефон и/или добавить/убрать еще один телефон или E-mail, Вам нужно в строчке требуемого для редактирования контакта нажать на кнопку, на которой изображен карандаш. Откроется карточка контакта. Процесс редактирования/создания карточки контакта описан в третьей главе, «Создание/редактирование карточки персоны»

4.2.3 Вкладка «Дополнительная информация»

Во вкладке «Дополнительная информация» доступны для редактирования следующие сведения:

· Сфера деятельности (нужно выбрать из предложенных вариантов);

· Количество сотрудников;

· Сайт (адрес сайта);

· Потребности клиента (нужно выбрать из предложенных вариантов);

· Источник информации (нужно выбрать из предложенных вариантов);

· Описание источника.

После заполнения нажмите на кнопку «Сохранить информацию», которая находится чуть ниже «Описания источника».

4.2.4 Вкладка «Реквизиты»

Рис.7 «Карточка компании. Вкладка «Реквизиты»

Поля, отвечающие за юридически реквизиты компании:

· Юридическое наименование - заносится полное юридическое наименование компании с формой собственности, например, ООО «Рога и копыта»

· ИНН – указывается ИНН компании клиента

· КПП – указывается КПП компании клиента

· ОГРН – указывается ОГРН компании клиента

· Адреса – выводятся автоматически из занесенных ранее адресов в карточку компании во вкладку «адреса»

· Банк – Вводится полное наименование банка с формой собственности.

· К/С – корреспондентский счет банка

· БИК – указывается БИК банка

· Р/С - расчетный счет компании клиента в указанном банке.

· Лиц.счет – указывается если компания имеет лицевой счет

· ОКОНХ – указывается ОКОНХ компании клиента.

· ОКПО – указывается ОКПО компании клиента

· Номер Свидетельства (ИП/ЧП) – указывается номер свидетельства индивидуального предпринимателя, если клиент таковым является.

· Лицо, имеющее право подписи – выбирается из списка контактных лиц занесенных ранее во вкладку «контактные лица»

· В лице (ФИО и должность лица имеющего права подписи) (Родительный падеж) – указывается Ф.И.О. и должность в родительном падеже для формирования договора, например, «председателя правления Дмитровской Натальи Владимировны»

· «На основании» (для договора) – указывается на основании какого документа указанное лицо имеет право подписи, например, «устава» или «доверенности от 11.08.07 под номером 123987»

· Дата (для генерации договора) – указывается для формирования договора (заполняется непосредственной перед генерацией)

Для сохранения введенной информации нужно нажать кнопку «Сохранить реквизиты», расположенную непосредственно под списком реквизитов.

Функциональные кнопки в карточке компании

· «Новый Документ» – при нажатии на кнопку, выбираете документ и автоматически переходите во вкладку «Документы» с открытой карточкой для нового документа.

· «Новая услуга» – при нажатии на кнопку, автоматически переходите во вкладку «Услуги» с открытой карточкой для новой услуги.

· «Новая задача» – при нажатии на кнопку, вы автоматически переходите во вкладку «Взаимодействие» с открытой карточкой для создания нового взаимодействия по компании.

4.2.5 Вкладка «Сводка»

…

Заявки компании

…

Документы компании

Электронные версии документов компании клиента хранятся во вкладке «Документы» в рамках каждой компании.

Рис.8 «Документы компании»

Для создания нового документа необходимо нажать на кнопку «новый», либо из карточки компании нажать на кнопку «новый документ». Система спросит тип создаваемого документа – нужно выбрать тип документа и нажать на кнопку «создать». Откроется карточка документа компании. Для разных типов документа доступны разные поля для заполнения.

Возможные доступные поля для заполнения:

Номер документа – соответствует реальному номеру документа в компании

Услуги компании

…