Информационные технологии управления проектами

Под информационной технологией понимают совокупность процессов сбора, передачи, переработки, хранения и доведения до пользователей информации, реализуемых с помощью современных программных средств.

Информационная система управления проектом — организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.

Можно выделить следующие три большие группы методов управления информационным обеспечением бизнес-процессов, в том числе:

» представлением деятельности офиса и команды проекта с точки зрения ресурсов (финансов, материальных запасов, кадров), при котором должно быть обеспечено управление ресурсами и контроль за ними;

» представление работы офиса и команды как системы бизнес-процессов. Центральными понятиями здесь выступают процесс, функция, данные, событие. Основная цель управления для этих методов — обеспечение координации событий и функций;

» представление офиса и команды как системы небольших коллективов сотрудников, решающих общую задачу, а в роли организующих факторов выступают знания и эффективные коммуникации. Главным ресурсом управления становится база знаний проекта, в которой члены команды проекта могут быстро найти информацию для принятия правильного решения и понимания друг друга. Эта база концентрирует в себе коллективный опыт команды и создает контекст проектных коммуникаций. Основная цель управления — обеспечение координации, коммуникации и быстрого поиска информации для самостоятельного принятия решения.

На сегодняшний день применение информационных технологий для управления проектами можно представить так, как изображено на рисунке 8.3.1.

Рис. 8.3.1. Автоматизация управления проектами .

Распределенные интегрированные системы в качестве основных инструментов используют:

» архитектуру клиент —сервер. Она позволяет рабочим станциям («клиентам») и одному или нескольким центральным ПК («серверам») распределять выполнение приложений, используя вычислительную мощность каждого компьютера. Большинство систем клиент—сервер используют базы данных (БД) и системы управления базами данных (СУБД). Для успешного управления проектом необходимо, чтобы данные, полученные во время планирования и выполнения проекта, были всегда доступны всем участникам проекта;

» системы телекоммуникаций (передача цифровых данных по оптико-волоконным кабелям, локально — вычислительные сети и т. д.);

» портативные компьютеры;

» программное обеспечение поддержки групповой работы, обеспечивающее:

• обмен электронной почтой;

• документооборот;

• групповое планирование деятельности;

• участие удаленных членов команды в интерактивных дискуссиях средствами поддержки и ведения обсуждений;

• проведение «мозгового штурма», давая возможность его участникам высказывать свои мнения с помощью компьютеров, подключенных к одному большому экрану.

Internet - технологии являются технологиями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов, не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайта проекта в сети Интернет является самым оптимальным и, наверное, единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.

Созданные web-страницы формируют web-сайт, который затем размещается на сервере провайдера, который обеспечивает доступ к нему удаленных пользователей со всего мира. Применительно к управлению проектами в виде web-страниц могут быть опубликованы календарно-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к проекту.

Intranet базируется на тех же элементах, что и Internet. Принципиальное отличие между ними заключается в том, что пользователями Intranet является ограниченный круг лиц, который, как правило, составляют работники конкретной корпорации, организации, предприятия.

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видеоинформацию по локальным сетям и Internet. Применяются также голосовые конференции для компьютерной телефонии в Internet.

Интегрированные информационные системы поддержки принятия решений.

Процесс принятия решения — процесс выбора оптимального (удовлетворительного) решения среди альтернативных вариантов.

Система поддержки принятия решений — соединение комплекса программных средств, имитационных, статистических и аналитических моделей процессов и работ по проекту для подготовки решений по его реализации.

Основными функциями этих систем являются:

» сбор, передача и хранение данных;

» содержательная обработка данных в процессе решения функциональных задач управления проектами;

» представление информации в форме, удобной для принятия решений;

» доведение принятых решений до исполнителей;

Интегрированная информационная система управления проектами:

» объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящихся к конкретному проекту;

» обеспечивает хранение, сбор, и анализ управленческой информации относительно степени достижения целей проекта;

» создается для каждого проекта и является временной, так как проект представляет собой одноразовое предприятие;

» должна обеспечивать алгоритмы разрешения конфликтующих требований, возникающих по ходу обеспечения проекта;

» должна обеспечивать поддержку деловых взаимоотношений между исполнителями, временно объединенными в команду;

» является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта;

» является открытой системой, так как проект не является полностью независимым от бизнес-окружения и текущей деятельности предприятия.

Структуру интегрированной информационной системы поддержки принятия решений во многом определяет структура принятых в рамках проекта и организации процессов управления. Как следствие, она может быть структурирована по:

» этапам проектного цикла;

» функциям;

» уровням управления.

Важнейшим компонентом интегрированных информационных систем поддержки принятия решений являются системы управления базами данных (СУБД). Их основными функциями являются поддержка целостности, защищенности, архивации и синхронизации данных в условиях многопользовательской работы.

Программные продукты недорогой части рынка