Учет использования рабочего времени

Учет использования рабочего времени, а также контроль за состоянием трудовой дисциплины на предприятиях осуществляется табельным учетом.

При приеме на работу каждому работнику присваивается табельный номер, а в трудовой книжке, которая хранится в отделе кадров или у лица назначенного приказом руководителя предприятия, делается запись о его зачислении на основании приказа того же руководителя.

Табельный учет отражает отработанное время работниками и ведется следующими способами:

жетонным – с использованием жетонов, на которых проставлены табельные номера. Количество жетонов на предприятии равно численности списочного состава работающих;

карточным – при использовании контрольных часов, которые автоматически отбивают время явки каждого работника в их карточку;

по пропускной системе, – когда работники при явке на работу сдают свои пропуска, а по окончании работы получают их обратно.

Для выполнения мероприятий по реализации Государственной программы перехода Украины на международную систему учета и статистики Министерством статистики Украины № 253 от 09.10.1995 г. утверждены и введены в действие с 01.01.1996 г. следующие типовые формы первичного учета использования рабочего времени:

П-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы»;

П-13 «Табель учета использования рабочего времени»;

П-14 «Табель учета использования рабочего времени»;

П-15 «Список лиц, которые работали в сверхурочное время»;

П-16 «Листок учета простоев».

Формы № П-12 и № П-13 применяются для учета рабочего времени всех категорий работающих, для контроля за соблюдением работающими установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду.

Табеля составляются ежемесячно по всем отделам, службам, цехам в одном экземпляре уполномоченным на то лицом и после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. Отметки в табелях о фактически отработанном времени, о причинах опозданий и неявок на работу и других отклонениях от нормальных условий работы шифруются условными обозначениями. Наиболее часто встречающимися обозначениями являются: рабочие дни – «р»; рабочие ночные часы - «н»; служебные командировки - «к»; отпуск основной ежегодный - «в»; временная потеря трудоспособности - «х»; отпуск по беременности и родам - «вв»; выходные (дни еженедельного отдыха), праздничные и нерабочие дни - «вщ» и др.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.).

Форма № П-13 «Табель учета использования рабочего времени» используется при условии применения автоматизированной системы управления предприятием и приспособлена к разным условиям организации производства, может быть дополнена необходимыми данными, например, для угольной, горнорудной и других отраслей промышленности, с целью контроля за нахождением рабочих на работе под землей, целесообразно включить показатели времени спуска в шахту и подъема из нее.

Форма № П-14 «Табель учета использования рабочего времени» предназначена только для учета использования рабочего времени работников с твердым месячным окладом или ставкой.

Задачами табельного учета является обеспечение:

контроля за явкой на работу и уходом с работы;

выявления причин опозданий или неявки на работу;

получения данных о фактически отработанном времени работниками, о составе рабочего времени;

составления отчетности о наличии работающих и их движении, о состоянии трудовой дисциплины.

В табель заносятся фамилии всех работающих и их табельные номера. Ведется табель отдельно по каждому цеху, отделу табельщиками или бригадирами, мастерами и др. В табеле отмечается количество отработанных часов каждым работником, неявки на работу, сверхурочные, простои и др. Обозначение неявок в табеле производится кодом (шифром). Например, дни в командировке обозначаются в табеле буквой “к”, дни временной нетрудоспособности – буквой “б”, дни ежегодного основного отпуска – буквой “о” и т.д.

Учет времени сверхурочных работ осуществляется на основании списков лиц, работавших сверхурочно (типовая форма № П-15), которые составляются мастером. Учет времени простоев осуществляется на основании листков учета простоев (типовая форма № П-16), где указывается время простоев.

С целью упрощения табельный учет отдельными предприятиями осуществляется методом отклонений. В этом случае в табеле фиксируются ежедневно только неявки, опоздания, прогулы с обозначением причин (отпуск, командировки и др.), сверхурочные работы и т.д. После окончания месяца подсчитывается общий календарный фонд рабочего времени, времени неявок и прочих потерь. Из общего календарного фонда вычисляют все потери и получают фактически отработанное время. В конце месяца данные табелей подсчитывают по каждому работнику, также в целом по цеху, отделу и предприятию. Табеля передаются в бухгалтерию. Данные табеля используются для начисления заработной платы, составления отчета по труду за отчетный месяц.