Документальное оформление результатов анализа

Результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов: пояснительной записки, справки, заключения.

Пояснительную записку составляют при направлении результатов анализа в вышестоящую организацию. Ее содержание должно быть достаточно полным. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению объяснительная записка должна содержать общие вопросы — экономический уровень развития хозяйства, условия хозяйствования, результаты выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Она может содержать аналитические расчеты, таблицы, графики и т.п.

Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, их оформляют в виде справки. Заключена пишут, когда анализ проводится вышестоящими органами управления или привлеченными со стороны организациями.

Содержание справки и заключения может быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может отсутствовать общая характеристика предприятия и условия его деятельности.

На основании сделанных выводов разрабатывают предложения и мероприятия по улучшению работы предприятия, устранению недостатков и использованию вскрытых резервов производства Предложения и рекомендации должны быть конкретными, с указанием сроков и ответственных за их выполнение. Их подтверждают специальными расчетами, данными аналитических материалов, заключенных в таблицах, графиках и диаграммах.

Бестекстовая форма оформления результатов анализа — система аналитических таблиц, она не содержит объяснительного текста. Формы таблиц строят в соответствии с требующимися для анализа данными. При этом не нужно стремиться дать в одной таблице все показатели работы фирмы или вводить множество таблиц. Таблицы должны быть наглядными и простыми для использования.

Аналитическая таблица должна иметь заголовок, который кратко отражает ее содержание. Графы, содержащие подлежащее, нумеруют заглавными буквами, а графы, содержащие сказуемое (цифры) — арабскими цифрами. Все слова в заголовках должны писаться полностью. В необходимых случаях единицу измерения выносят в заголовок. Сначала следует приводить абсолютные показатели, а затем относительные. При отсутствии значений показателя записывают «—» нет данных — «н.д.», если расчет невозможен или не имеет экономического смысла — «х».

На практике наиболее существенные результаты анализа могут заносить в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта организации. Наличие таких данных за несколько лет позволяет рассматривать результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспечивает его преемственность за отдельные отрезки времени.

Результаты анализа, не имеющие коммерческой тайны, целесообразно обсуждать на общих собраниях коллектива предприятия. Открытость информации для работников повысит стимул их работы, позволит устранить недопонимание и исключить искаженную информацию.

Контрольные вопросы

1. Перечислите и раскройте организационные этапы аналитической работы на предприятии.

2. Какие виды планов разрабатывают для проведения анализа? Приведите примеры их использования в практической деятельности.

3. В чем заключается аналитическая работа отдельных служб фирмы?

4. Назовите источники экономической информации и приведите примеры.

5. Каким требованиям должна соответствовать информация для экономического анализа?

6. Перечислите и приведите примеры классификации экономических показателей.

7. Назовите показатели, используемые в промышленности и торговле.

8. По каким четырем группам показателей проводят комплексную оценку деятельности организации?

9. Раскройте значение комплексного анализа основных показателей хозяйственной деятельности предприятия.

10. Перечислите этапы подготовки информации для обработки.

11. По каким критериям показатели должны быть сопоставимы?

12. Покажите методику нейтрализации влияния объемного фактора.

13. Покажите методику нейтрализации влияния стоимостного фактора.

14. Покажите методику нейтрализации влияния качественного и структурного факторов.

15. Приведите примеры приведения показателей в сопоставимый вид коэффициентным способом.

16. Какая роль отводится компьютерной обработке экономической информации?

17. Перечислите основные вопросы при организации АРМ аналитика.

18. Назовите требования, которым должна отвечать база данных на ЭВМ.

19. Какие разделы экономического анализа рекомендовано выделять при компьютерной обработке данных?

20. Раскройте содержание документов, отражающих результаты анализа.

21. Преимущества и правила составления табличной формы изложения результатов анализа.