Перечислить основные этапы в истории развития делопроизводства в Беларуси, выделить особенности развития на каждом этапе

ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ

по учебной дисциплине «Документационное обеспечение управления»

Курс II, учебные группы: 21ДБ,

летняя экзаменационная сессия 2015/2016 учебного года

Специальность 2-26 02 31 «Документоведение и документационное обеспечение управления»

1.Дать определение понятия « Документационное обеспечение управления», высказать общее суждение о целях и задачах документационного обеспечения управления, определить роль и значение документа в сфере управления, выделить различия понятий «документ», «документационное обеспечение управления».

1.Документационное обеспечение управления (делопроизводство) –Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами является важным аспектом работы любого предприятия:

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Задачи службы ДОУ включают:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами; построения информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;

- сокращение документооборота;

- унификацию форм документов;

- разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организации, ее структурных подразделениях;

- внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

функций службы ДОУ отнести:

- осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- ведение информационно-справочной работы по документам организации;

- машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

- разработка и проектирование бланков документов;

- подготовка документов к отправке.

Документ- материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и в пространстве.

Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для анализа, материалом для справочно-поисковой работы.

В управленческой сфере документ является носителем информации и средством фиксации и передачи управленческих решений.

Перечислить основные этапы в истории развития делопроизводства в Беларуси, выделить особенности развития на каждом этапе.

Приказное делопроизводство возникло в конце XV в., когда появились первые приказы— централь­ные органы государственной власти, ведавшие отдель­ными отраслями княжеского управления, и приказные избы. — органы государственного управления на мес­тах.

Коллежское делопроизводство пришло на смену приказному в 1717—1718 гг. Было создано 12 колле­гий, каждая из которых ведала определенной сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское дело­производство было более прогрессивным по сравнению с приказным. Применялись упорядоченные системы регистрации документов, были заложены основы орга­низации учета и хранения документов, тогда же впер­вые появился термин «архив». Однако, развивая от­дельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Исполнительное делопроизводство сменило кол­лежское в 1802 г., когда был издан указ о замене пет­ровских коллегий министерствами. Введение мини­стерств завершило процесс четкого разграничения функций органов исполнительной власти.Отличи­тельной чертой исполнительного делопроизводства явилась, его полная регламентация законодательными актами. В первой половине XIX в. были установлены и закреплены в законах формы написания многих доку­ментов и порядок работы с ними. В делопроизводстве стали широко применять бланки документов, что ускорило процесс их изготовления.

(Значительные изменения в организации архивного дела произошли на территории Беларуси в первой по­ловине XIX в. Архивы стали создавать при каждом учреждении. Все эти изменения сопровождались по­всеместным введением русского языка. После октябрьской революции 1917 г. начался со­ветский период в развитии делопроизводства. В 1917— 1919 гг. был разработан и принят целый ряд декретов по вопросам улучшения и упрощения делопроизводства. Во­просами документационного обеспечения процессов управления стало заниматься бюро «Стандартизации». Отличительной чертой делопроизводства в этот период явилось то, что документ стал объектом стандартизации. С 1972 г. в СССР начали действовать единые прави­ла подготовки и оформления организационно-распоря­дительных документов: ГОСТ 6.38—72 «Требования к оформлению документов» и ГОСТ 6.39—72 «Форму­ляр-образец». В 1975 г. был принят ГОСТ 6.15.1— 75 «Унифицированные системы документации .

Перечислить основные нормативные правовые акты, регламентирующие организацию делопроизводства в Республике Беларусь, дать им характеристику, классифицировать особенности организационно-распорядительных актов.

Ведение делопроизводства в Республике Беларусь регулируется комплексом документов, которые могут быть разделены на три основные группы:

1) нормативные правовые акты Республики Беларусь;

2) технические нормативные правовые акты;

3) методические документы.

1) Нормативный правовой акт - это официальный документ установленной формы, принятый (изданный) в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица) или путем референдума с соблюдением установленной законодательством Республики Беларусь процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределенный круг лиц и неоднократное применение.

К числу нормативных правовых актов относятся законы РБ, указы и декреты Президента РБ, постановления Совета Министров РБ, постановления и приказы республиканских органов государственного управления (министерств, государственных комитетов, комитетов при Совете Министров), решения местных исполнительных и распорядительных органов (областных и Минского городского исполнительных комитетов и соответствующих советов депутатов), а также утверждаемые перечисленными выше документами положения, инструкции, правила, регламенты и др.

2) Технические нормативные правовые акты - это технические регламенты, технические кодексы установившейся практики, стандарты, технические условия.

Юридическая сила технических нормативных правовых актов не одинакова. Технические регламенты являются обязательными для соблюдения. Положения технических кодексов и технических условий не должны противоречить требованиям технических регламентов.

Стандарты делятся на государственные, международные, межгосударственные, стандарты организаций. Государственные стандарты Республики Беларусь являются добровольными для применения. Международные и межгосударственные стандарты применяются в Республике Беларусь, если их требования не противоречат законодательству Республики Беларусь.

К группе технических нормативных правовых актов обычно относят также общегосударственные классификаторы технико-экономической и социальной информации, авиационные правила, зоогигиенические, ветеринарные, ветеринарно-санитарные нормы и правила, санитарные нормы, правила и гигиенические нормативы, нормы и правила пожарной безопасности, формы государственной статистической отчетности и указания по их заполнению, утвержденные в установленном законодательством порядке.

3) Методические документы (указания, рекомендации) раскрывают и детализируют положения, зафиксированные в документах первых двух групп. Они имеют рекомендательный характер и применяются организациями с учетом специфики их деятельности.

Важнейшим нормативным правовым актом, регулирующим постановку делопроизводства в организациях, является Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденная приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13. Данная инструкция определяет общие принципы ведения делопроизводства и содержит следующие разделы: правила подготовки и оформления документов, организация работы с документами, контроль исполнения документов, составление номенклатуры дел, формирование дел, экспертиза ценности документов, оформление дел, составление описей дел, оперативное хранение документов, передача дел в ведомственный архив и на государственное хранение. На основании Примерной инструкции должны разрабатываться типовые или примерные инструкции для групп однородных организаций определенной отрасли, а также конкретные инструкции по ведению делопроизводства в каждой организации.

При оформлении организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов, справок, писем и др.) базовыми являются Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические указания по его практическому применению (утверждены приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41).

Оформление документов в министерствах, госкомитетах, комитетах при Совете Министров РБ и организациях, непосредственно подчиненных Правительству, регулируется Инструкцией по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ от 24.07.2003 № 27. Инструкция устанавливает требования к размерам и типам шрифтов, используемых при создании документов с помощью компьютера, межстрочные интервалы, особые по сравнению с СТБ 6.38-2004 требования к оформлению некоторых реквизитов. Работа с электронными документами регламентируется в первую очередь Законом РБ от 10.01.2000 № 357-3 «Об электронном документе», которым определены сфера обращения электронного документа, основные требования, предъявляемые к электронному документу, его структура, способы придания ему юридической силы и др.

4.Дать определение понятия «документ», определить различные виды документов, классифицировать документы в зависимости от различных признаков.

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Виды документов по происхождению:

личного происхождения;
официальные.
Виды документов в зависимости от отношения к аппарату управления:

входящие (поступившие в организацию); исходящие (отправляемые из организации); внутренние (создаваемые в данной организации и используемые во внутренних связях). Виды документов по числу затронутых вопросов: простые; сложные. По ограничению доступа документы разделяются на: секретные; для служебного пользования; несекретные (простые). Виды документов по способу изложения текста: индивидуальные; трафаретные; типовые. По степени подлинности документы делятся на: подлинники (оригиналы); копии; дубликаты. По срокам хранения документы делятся на: документы постоянного; долговременного (свыше 10 лет); временного (до 10 лет) хранения.

Перечислить функции документа, объяснить функции документа и раскрыть содержание основных функций, выделить понятие документирования как процесса создания документов, документ как исторический источник.

Функции документа делят на:общие(информац., социальные, коммуникат, культурные) и специальные(управленческие, правовые, ф-ция истор. Источника, ф-ция учета)

Информ. Ф-ция: определяется потребностью в запечатлении ифн-ции с целью сохранения и передачи, присуща всем документам.

Соц. Функция присуща многим документам, т.к создаются они для удовлетворения различных потребностей как общество в целом, так и отдельных его членов.

Коммуникат. Функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве.

Культурная фунцкция -способность документа сохранять и передавать культурные традиции, ритуалы и др.

Управленческая функция-документы выступают как средство управленческой деятельности, они созданы для целей управлени(законы,Уставы ,протоколы)

Функции истор. Источника изучаются исторической наукой.

Ф-ция учёта дает не качественную,а количественную хар-ку информации.\

Документ –как истрический источник(ими считаются летописи, хроники, записки и др.)

Документирование-это запись информации на различные носители по установленным правилам.

6.Дать определение понятия об официальном и личном документе, документе личного происхождения, охарактеризовать их, определить признаки и отличия, выделить особенности.

Официальный документ- это документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке. Личный документ- это официальный документ, удостоверяющий личность человека и/или его права, обязанности, а также служебное либо общественное положение и могущий содержать другие сведения биографического характера (паспорт, военный билет, документы об образовании).Документ личного происхождения- документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (личная переписка, семейные фотоальбомы и т.д.).

7.Дать определение понятия «системы документации», охарактеризовать их, выделить особенности.

Система документации — это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унифицированные системы документации устанавливает общегосударственный классификатор унифицированной документации – ОКУД. Система плановой документации.Общим назначением плановой документации является установление целей и задач деятельности организации, определение необходимых ресурсов и распределение их по целям и задачам. Плановые документы – это программы, планы, графики.
Система распорядительной документации призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Главная задача регулирования – обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации. Виды документов: постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.
Система отчетной документации.
Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью (отчёт,справка).
Система информационно-справочной документации.
Назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о фактическом положении дел в системе, о сбоях в системе, о ситуациях, нуждающихся в корректировке посредством принятия решения (докладные, служебные, аналитические записки, служебные письма, справки, сводки, акты, и др.).
Система договорной документации.
Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель. Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями.

8.Дать определение понятия «классификация документов», определить признаки классификации документов, выделить особенности.

Классификация – распределение объектов по группам на основании схожих качеств. Виды документов: организационные, распорядительные, справочно-информационные, по личному составу. Виды информации:

По наименованию. Существует множество разновидностей документов классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Классификация документной информации – разбор информации по группам на основании признаков, кароч.

В задании указаны эти классификаторы, надо лишь описать их и как мы по ним инфу классифицируем (напр. Корреспонденты – сюда пихаем инфу о корреспондентах и т.д.)

Перечислить признаки классификация документной информации, виды классификаторов, используемых в документационном обеспечении управления, определить сущность и значение классификации документной информации.

Классификации документов: 1) по наименованию (приказ, справка, стандарт) 2) по способу фиксации информации (письменные, графические, фото/кино/фоно) 3) по степени сложности (простые- по одному вопросу, сложные) 4) по степени гласности ( открытые(несекретные)/с ограниченным доступом- секретные, совершенно секретные, для трудового пользования) 5) по юридической силе (подлинные/подложные, действительные/недействительные (истечения срока действия или отмена другим документом) 6) по срокам исполнения (срочные/несрочные) 7) по происхождению (служебные/личные) 8) по срокам хранения (временного/постоянного срока) 9) по степени обязательности (информационные/директивные) 10) по степени унификации (индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные, унифицированные в виде анкет и таблиц).

Классификаторы сост. на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностные инструкции. Общегосударственные классификаторы РБ (ОКРБ):ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы» (ОКУД).Классификатор подсистем документов используется в УСОРД (унифицированные системы организационно-распорядительных документов).Классификатор видов документов, используемых в УСОРД. Классификатор унифицированных форм ОРД, входящих в УСОРД:документация по созданию организации, по реорганизации организации, по ликвидации организации, по приватизации государственной организации, по ОРД, по приему на работу, по оформлению изменения трудовых отношений, по увольнению.

10.Дать определение понятия «унификация документов», перечислить, охарактеризовать цели унификации, выделить особенности.

Унификация документов — это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач. Основной задачей унификации является целесообразное уменьшение разнообразия документов за счет совершенствования их формы и содержания.

2.Унификация документов в организации направлена на:

· определение объема информации в документе, необходимой и достаточной для выполнения стоящих перед конкретным документом и всей организацией в целом функций и задач;

· исключение дублирующих и неиспользуемых форм документов.

3. Унификация форм документов в организации заключается:

· в отборе и закреплении (с учетом материального носителя) показателей и реквизитов, которые наилучшим образом отражают цель создания документа, обеспечивают его юридическую силу;

· в установлении единых требований к их составлению и оформлению;

· в разработке и применении унифицированных форм документов при документировании определенных вопросов и направлений деятельности организации.