Оформление текстовых документов

5.3.1. Построение документа

Текст документа при необходимости разделяют на разделы (главы) и подразделы (подглавы). Главы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа, обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа прописными буквами. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Подразделы могут состоять из одного или нескольких пунктов. Пункты при необходимости могут быть разбиты на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта. Образцы нумерации подразделов и пунктов приведены в приложении В.

Внутри пунктов или подпунктов могут быть приведены перечисления. Перед каждой позицией перечисления следует ставить дефис или, при необходимости ссылки в тексте документа на одно из перечислений, строчную букву, после которой ставится скобка. Для дальнейшей детализации перечислений необходимо использовать арабские цифры, после которых ставится скобка, а запись производится с абзацевого отступа, как показано на образце.

Каждое перечисление также записывают с абзацевого отступа.

Образец:

… копии текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

- типографским;

- ксерокопированием:

1) односторонним;

2) двусторонним;

- светокопированием;

- микрофильмированием;

Разделы, подразделы, пункты должны иметь заголовки. Подпункты, как правило, заголовков не имеют.

Заголовки должны кратко и четко отражать содержание глав (разделов), подразделов и пунктов. Заголовки глав печатаются прописными буквами. Каждую главу текстового документа рекомендуется начинать с нового листа. Заголовки подразделов, пунктов следует печатать с прописной буквы, строчными, не подчеркивая.

Точки в конце заголовков не ставятся.

Переносы слов в заголовках не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой. Слова, напечатанные на отдельной строке («ВВЕДЕНИЕ», «ЗАКЛЮЧЕНИЕ»), симметрично тексту, должны служить заголовками соответствующих структурных частей текстового документа. Расстояние между заголовками разделов (глав), подразделов, пунктов должно составлять 2 интервала. Расстояние между заголовками и текстом при выполнении выпускной квалификационной работы должно составлять 2-3 интервала.

5.3.2. Изложение текста документа

Текст документа должен быть кратким, четким и не допускать различных толкований. При изложении обязательных требований в тексте должны применяться слова «должен», «следует», «необходимо», «требуется», «разрешается только», «не допускается», «запрещается», «не следует».

При изложении других положений следует применять слова «могут быть», «как правило», «при необходимости», «может быть», «в случае» и т.д. При этом допускается использовать повествовательную форму изложения текста документа.

В тексте выпускной квалификационной работы должны использоваться термины, обозначения и определения, установленные соответствующими стандартами, а при их отсутствии – общепринятые в научно-экономической литературе.

В тексте не допускается:

- применять обороты разговорной речи, профессионализмы;

- применять произвольные словообразования;

- применять сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующих государственным стандартам;

-сокращать обозначения единиц измерения, если они употребляются без цифр, за исключением единиц измерения в заголовках таблиц, в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки.

В тексте выпускной квалификационной работы за исключением формул, таблиц, рисунков не допускается:

-применять математический знак минус (-) перед отрицательными значениями величин. Следует писать слово «минус»;

-применять без числовых значений математические знаки:> (больше), < (меньше), = (равно), а также знаки № (номер), % (процент).

Числовые значения величин в тексте следует указывать со степенью точности, которая необходима для обеспечения требуемых качеств показателя. Перечень допускаемых сокращений слов установлен в ГОСТ 2.316.

5.3.3. Оформление формул документа

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими государственными стандартами. Пояснения символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены в тексте ранее, должны быть приведены непосредственно под формулой.

Пояснения каждого символа следует давать с новой строки в той последовательности, в которой символы приведены в формуле. Первая строка пояснения должна начинаться со слова «где» без двоеточия после него.

Образец: …

, (1)

где - соответственно величина активов на начало и конец анализируемого периода.

Формулы, следующие одна за другой и неразделенные текстом, разделяются запятой.

Переносить формулы на следующую строку не допускается, только на знаках выполняемых операций, причем знак в начале следующей строки повторяется. При переносе формулы на знаке умножения, применяют знак «х».

Формулы должны нумероваться сквозной нумерацией арабскими цифрами, которые записывают на уровне формулы справа в круглых скобках, например, … в формуле (1). Допускается нумерация формул в пределах раздела. В этом случае номер формулы состоит из номера главы (раздела) и порядкового номера формулы, разделенные точкой, например (3.4).

5.3.4. Оформление иллюстраций

Количество иллюстраций должно быть достаточным для пояснения излагаемого текста. Иллюстрации могут быть расположены как по тексту документа, по возможности ближе к соответствующим частям текста, так и в конце работы. Иллюстрации должны быть выполнены в соответствии с требованиями стандарта ЕСКД. Иллюстрации следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией и обозначать: Рисунок 1-.

Допускается нумеровать иллюстрации в пределах главы (раздела). В этом случае номер иллюстрации состоит из номера главы и порядкового номера иллюстрации, разделенные точкой.

Например: Рисунок 1.1-, при ссылках на иллюстрации следует писать: «… в соответствии с рисунком 1» при сквозной нумерации. И «… в соответствии с рисунком 1.1» при нумерации в пределах главы (раздела).

Иллюстрации при необходимости могут иметь наименование и пояснительные данные (подрисуночный текст), которые располагаются внизу иллюстрации рядом со словом «Рисунок …».

Иллюстрации необходимо располагать на одном листе дипломной работы. Перенос рисунка на другие листы не допускается. Рисунок приведен в Приложении Л.

5.3.5. Оформление таблиц документа

Таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. Название таблицы обязательно, оно должно отражать ее содержание, быть точным, кратким. Название следует помещать над таблицей. Название пишется строчными буквами с первой прописной, без точки в конце названия. При переносе части таблицы на другие страницы, название остается над первой частью таблицы. Допускается сквозная нумерация таблиц арабскими цифрами. Также можно нумеровать таблицы в пределах главы (раздела). В этом случае номер таблицы состоит из номера раздела и порядкового номера таблицы, разделенные точкой.

На все таблицы в дипломной работе должны быть приведены ссылки. Ссылаясь на таблицу, следует писать слово «таблица» с указанием ее номера. Таблицу, в зависимости от ее размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на нее, или на следующей странице, а, при необходимости, в приложении к дипломной работе. Допускается помещать таблицу вдоль длинной стороны листа документа. Слово «Таблица» указывают один раз слева над первой частью таблицы. Если в конце страницы таблица прерывается и ее продолжение предполагается на следующей странице, в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, не проводят.

Если продолжение таблицы переносится на следующие листы, то сверху слева пишут слова «Продолжение таблицы» с указанием ее номера. В этом случае шапка и заголовки граф над перенесенной частью таблицы заменяется строкой с соответствующими номерами граф предыдущей части таблицы. Под шапкой первой части таблицы появляется аналогичная строка. Номера проставляются арабскими цифрами.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф указываются в единственном числе.

Горизонтальные и вертикальные линии, разграничивающие строки и графы таблицы, допускается не проводить, если их отсутствие не затрудняет пользование таблицей.

Заголовки граф, как правило, записывают параллельно строкам таблицы. При необходимости допускается перпендикулярное расположение заголовков граф. Шапка таблицы должна быть отделена от остальной части таблицы. Высота строк таблицы должна быть не менее 8 мм.

Графу «Номер по порядку» в таблицу включать не допускается.

Если все показатели, приведенные в графах таблицы, приведены в одной единице измерения, то ее обозначение необходимо помещать над таблицей справа. При наличии показателей, имеющих различные единицы измерения, они указываются в соответствующих заголовках граф. Цифры в графах должны проставляться с одинаковой степенью точности.

Заменять кавычками повторяющиеся в таблице цифры, нормативные документы не допускается. При отсутствии отдельных данных в таблице следует ставить прочерк (тире). Образец заполнения таблиц в Приложении М.

5.3.6. Оформление приложений

Материал, дополняющий текст выпускной квалификационной работы, допускается помещать в приложениях. В приложении даются: документы первичного учета, учетные регистры или распечатки с исходными данными и итоговыми показателями, используемыми в работе; формы годовых (квартальных) отчетов предприятий и справочные данные, на основе которых выполнен экономический анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия, организации; чертежи, схемы, диаграммы, характеризующие технологию производства, документооборот и прочее, относящееся к теме дипломной работы.

Приложение оформляют как продолжение выпускной квалификационной работы на последующих листах или выпускают в виде самостоятельного документа. Приложения могут быть обязательными и информационными. Информационные приложения могут быть рекомендуемого или справочного характера.

В тексте документа на все приложения должны быть даны ссылки. Степень обязательности приложений при ссылках не указывается. Приложения располагают в порядке ссылок на них в тексте документа, за исключением информационного приложения «Библиография», которое располагают последним.

Каждое приложение располагают с новой страницы, с указанием наверху посередине страницы слова «Приложение» и его обозначения. Приложение должно иметь заголовок, который записывают симметрично относительно текста с прописной буквы отдельной строкой.

Приложения обозначают заглавными буквами русского алфавита, начиная с А, за исключением букв Ё, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ. После слова «Приложение» следует буква, обозначающая его последовательность.

Допускается обозначение приложений буквами латинского алфавита, за исключением букв I и O.

В случае полного использования букв русского и латинского алфавитов допускается обозначать приложения арабскими цифрами.

Приложения должны иметь общую с остальной частью выпускной квалификационной работы сквозную нумерацию страниц.

Все приложения должны быть перечислены в содержании документа (при наличии) с указанием их обозначений и заголовков.

5.3.7. Оформление библиографического описания документа

Список использованных источников должен содержать перечень источников, использованных при написании выпускной квалификационной работы. Сведения об источниках, включенных в список, необходимо давать в соответствии с требованиями ГОСТ 7.1-84 «Библиографическое описание документа». Ссылки в тексте на источники необходимо приводить с указанием порядкового номера по списку источников, выделенного квадратными скобками. Сведения об источниках следует располагать в порядке появления ссылок на них в тексте документа и нумеровать арабскими цифрами с точкой.

Образцы библиографического описания законодательных и методических материалов приведены в приложении Е.

ПРИЛОЖЕНИЕ А