Тема 8 Процесс контроля и координирования (регулирования)

Понятия, цели, задачи, инструменты управленческого контроля. Процесс контроля. Виды неэффективного контроля. Недостатки контроля с точки зрения психологии работающих. Координирование как функция установления и поддержания рациональных внутриорганизационных связей.

1 Управленческий контроль

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Цели контроля – снять неопределенность в настоящем и будущем:

1 Выявление и разрешение проблем до того, как они станут опасными и серьезными для организации (упреждение опасных ситуаций) (производство, люди).

2 Стимулирование эффективной деятельности – необходимость реорганизации и адаптации (продать, производство, отделение, образовать отдел).

3 Обеспечение развития организации в определенном направлении; предохранение от хаоса.

Задачи контроля: количественная и качественная оценка и учет результатов деятельности.

Инструменты контроля:

1. наблюдение;

2. проверка (инвентаризация, осмотр, аттестация) всех сторон деятельности;

3. учет и анализ. Виды контроля:

1 Предварительный - осуществляется до фактического начала работ в области:

1) человеческих ресурсов – определение профессиональных и квалификационных качеств; подбор кадров; полномочия и ответственность – т.е. соответствие работников выполняемой работе;

2) материальных ресурсов – определение и обеспечение необходимого количества качественных материально-технических ресурсов; уровень запаса; срочность поставок;

3) финансовых ресурсов – посредством финансового плана – определение сумм и сроков денежных потоков (затраты и поступления), их вероятности (т.к. План).

2 Текущий контроль – осуществляется в ходе выполнения работы, на основе измерения фактических результатов, полученных после проведения частей работы. Обычно это проверка (регулярная) руководителем своих подчиненных.

Цель – своевременное выявление и разрешение производственных проблем.

Основа контроля – обратная связь.

Текущий контроль может быть:

3 направляющий – ориентирует работника на определенную деятельность, на достижение определенных количественных и качественных характеристик работы;

4 фильтрующий – цель: текущее исправление выявленных недостатков в работе.

5 Заключительный контроль – осуществляется после завершения работы по достижению целей организации, либо при исчерпании лимита времени на работу.

Основа контроля – обратная связь.

Цели контроля:

1 получение информации для будущего планирования этой работы;

2 установление (для будущего использования) четкой связи «Результат- Вознаграждение» - мотивация по теории ожиданий.

В зависимости от задач контроля контролируемого объекта различают следующие виды:

1) линейный контроль – за объектом управления в целом;

2) функциональный контроль – за подсистемами объекта управления;

3) операционный контроль – за отдельными характеристиками объекта управления.

Этапы процесса контроля:

● установление норм и нормативов – выработка показателей результативности (количество и качество). Таким образом, результат (или цель) должны иметь конкретный критерий и временное ограничение.

● Сопоставление достигнутых результатов с установленными нормами и нормативами - степень отклонения результатов; своевременное измерение результатов; информирование о результатах.

● Выбор подходящей линии поведения - ничего не предпринимать; устранить отклонения (причину, а не следствие); пересмотр норм и нормативов.

Требования к контролю:

1. стратегическая направленность – контроль в стратегически важных видах – не обязателен;

2. ориентация на результаты, а не на измерение и недопущение отклонений;

3. своевременность;

4. гибкость – способность адаптации к изменениям во внутренней (сменные – сквозные бригады) и внешней среде;

5. простота – её понимают контролируемые люди;экономичность – т.е. выгоды должны быть больше затрат на систему контроля.

Недостатки контроля с точки зрения психологии людей:

● возникновение поведения, ориентированного на контроль, а не на достижение результатов. Т.е. люди будут стремиться делать то, что от них хотят видеть при проверке, где контроль отсутствует, возможно пренебрежение работой.

● Возможна выдача некачественной информации. Т.е. установление завышенных норм расходов ресурсов (зная, что после проверки в любом случае лимиты снизят), либо заниженных целей (следовательно, при проверке возможно вознаграждение).

Пути преодоления недостатков контроля по Ньюмену:

● установление реальных (достижимых) и понятных сотрудникам норм и нормативов;

● недопущение чрезмерного контроля – иначе перегрузка подчиненных и психический срыв;

● вознаграждение за выполнение норм и нормативов (теория ожиданий).

● Контроль – есть обратная связь в процессе управления, тесно связан с функцией планирования.

Разновидности контроля неэффективного:

● контроль, ограниченный инцидентами – т.е. по мере возникновения нештатных ситуаций, исключительных событий.

● тотальный контроль – контроль всей получаемой информации. - Порождает чувство недоверия, сомнения в профессионализме контролера (не умеет “читать с листа”).

● скрытый контроль – тайный контроль создает атмосферу подозрительности, поисков “компроматов”, мошенничестве, фальсификации, злоупотреблений. Просто оскорбляет проверяемого.

● избирательный контроль – контроль только определенной сферы деятельности, человека (“любимчика” или “опального”), того, что просто попало в поле зрения – мнение о некомпетентности руководителя ( контролирует, что знает).

● формальный контроль – контроль ради проформы, т.к. положено контролировать вызывает чувство досады своей поверхностью, бесцельностью, тратою времени и усилий.

● контроль из недоверия – важно, чтобы недоверие не переросло в подозрительность и не оскорбляло контролируемого.

● отсутствие контроля – свидетельство незаинтересованности.

Функция управления – координация

Координация – это функция процесса управления, обеспечивающая его непрерывность и бесперебойность.

Задача координации – достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними.

Характер связей определяется координируемыми процессами, осуществляется, как правило, в виде отчетов, интервью, собраний, компьютерной связи, СМИ, документов и т.д.

Функции координации:

1. установление взаимодействия между структурными подразделениями организации;

2. оперативное управление материально-техническими, финансовыми и трудовыми ресурсами;

3. обеспечение единства всех стадий процесса управления.

В организациях можно выделить следующие типы и виды структурных связей:

Субординационные связи – вертикальные связи, когда одни орган управления подчинен другому по типу «сверху – вниз»:

● исключительная компетенция вышестоящего звена;

● право расширять свою компетенцию вышестоящего звена за счет компетенции нижестоящих звеньев;

● непосредственное и прямое линейное подчинение;

● функциональное или методическое подчинение;

● оперативное подчинение;

● право утверждения проекта решения;

● санкционирование;

● обязательное согласование;

● подконтрольность;

● подотчетность;

● право на информирование;

● право координировать (направлять).

● Реординационные связи (или обратное упорядочение, т.е. вертикальные связи, когда вышестоящий орган обязан отреагировать на информацию от подчиненного):

● исключительная компетенция нижестоящего звена;

● условная самостоятельность нижестоящего звена;

● право правотворческой инициативы;

● право планово-бюджетной инициативы;

● право структурно-штатной инициативы;

● право представления для назначения на должность;

● право нижестоящего звена участвовать в подготовке решения вышестоящим звеном (в пределах компетенции);

● право нижестоящего звена на консультативное согласование с ним подготовленного вышестоящим звеном проекта решения (если оно готовилось без участия первого);

● право и обязанность не исполнять незаконный, особенно преступный приказ.

Реординационные связи могут быть классифицированы на:

1. инициативные – т.е. предполагают инициативу нижестоящих органов;

2. реактивные – дающие возможность нижестоящим органам юридически влиять на намерения вышестоящего органа принять определенное решение.

1. Координационные связи – горизонтальные связи, когда стороны выступают как равные партнеры:

· создание и функционирование специальных координационных органов управления;

· проведение координационных совещаний;

· регулярный обмен информацией;

· принятие единовременных совместных решений.

Связь и порядок ответственности сторон закрепляется в нормативных актах (положения о структурных подразделениях, должностях инструкциях, правилах и т.д.)

Преобладание того или иного типа связей, как показывает практика, обусловлено, прежде всего, личностными качествами руководителя, его стилем руководства, сложившимися в коллективе традициями и порядком, а также типом решаемой проблемы.