Учёт подотчётных средств

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на предстоящие операционные, административные и командировочные расходы. Организации выдают денежные авансы под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геологоразведочных партий, уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций в размерах и на сроки, определенные руководителями организаций.

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Трудовым кодексом РФ (ст. 166) определено понятие служебной командировки – поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом место командирования не имеет значения.

Правительство РФ утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (Постановление №749 от 13 октября 2008 г.). Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки на территории РФ и иностранных государств.

Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного. Днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находится за чертой населенного пункта, учитывается время необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника.

Документы, оформляемые при направлении сотрудника в служебную командировку

Документ	Как заполнять
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9) или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а)	В документах указывают фамилии и инициалы командированных работников, их должности или специальности, а также цель, время и место поездки.
Командировочное удостоверение (форма N Т-10)	Документ удостоверяет время пребывания в командировке Не является обязательным документом
Журнал учета командированных работников	В документе указываются дата и номер командировочного удостоверения в случае его выдачи. Если командировочное удостоверение не выдается – дата и номер приказа о направлении в командировку
Авансовый отчет (форма N АО-1)	К документу прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду и об иных расходах, связанных с командировкой (посадочный талон, квитанции, товарные и кассовые чеки)

В приказе о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого лица, а также цель, время и место командировки.

На основании приказа может выписываться командировочное удостоверение, удостоверяющее время пребывания в командировке (прибытия в пункт назначения и убытия из него). Отметки о времени пребывания делаются в каждом пункте назначения и заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, то отметка проставляется в каждом из них.

Если командировочное удостоверение не оформляется, то фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представленным работником по возвращении из служебной командировки.

В случае проезда работника к месту командирования и обратно на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование личного транспорта (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки).

Учет лиц, выбывших и прибывших в командировку в организацию, ведется в специальном журнале учета работников. Приказом руководителя назначается ответственной лицо за ведение журнала регистрации работников.

Согласно п. 10 Положения установлено, что работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).

Размеры командировочных расходов, в том числе суточные, определяются коллективным договором или локальным нормативным документом. Суточные возмещаются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки. Задержка в пути должна быть документально подтверждена. При однодневных командировках суточные не выплачиваются.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно, а также между населенными пунктами включая проезд транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от них, если они находятся за чертой населенного пункта, возмещаются при наличии подтверждающих документов. Оплачиваются также страховые взносы на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте и услуги по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Расходы по бронированию и найму жилого помещения при командировках по России возмещаются работникам (кроме случаев предоставления бесплатного жилого помещения) в порядке и размерах, определенных коллективным договором или локальным нормативным актом.

Нормы и порядок возмещения расходов при направлении работников организации для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а также за подвижной и разъездной характер работы, за производство работ вахтовым методом и полевых работ, за постоянную работу в пути установлены Постановлением Минтруда РФ № 51 от 29.06.94 г.

Нормы возмещения командировочных расходов (суточных, расходов по найму жилого помещения, расходы по проезду к месту служебной командировки и обратно) установлены Постановлением Правительства РФ № 61 от 27.06.92 г. С 1.01.2002 г. в соответствии с приказом Минфина России № 49н от 06.07.2001 г. и №51н от 11.07.2001 г. установлены следующие нормы:

- суточные 100 рублей

- найм жилого помещения 550 рублей за каждый день командировки, без документов – 12 рублей.

Размеры суточных и предельные нормы возмещения расходов по найму жилого помещения в зависимости от страны командирования установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 г. №812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».

С 01.01.2009 г. ограничения по нормам в учете суточных или полевого довольствия отменены. Организация вправе принимать в качестве расходов фактические затраты на выплату суточных и полевого довольствия согласно ст. 1 Федерального закона №158-ФЗ.

Работодатель обязан оплатить листок временной нетрудоспособности, в случае болезни работника во время нахождения в командировке, а также возместить расходы по найму жилого помещения (кроме времени, нахождения работника в стационаре) и выплатить суточные в течение всего времени, пока работник не имел возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства.

По приказу руководителя работнику организации могут быть компенсированы затраты на использование личного автотранспорта по нормам, установленным Постановлением Правительства РФ от 08.02.02 г. №92. Если объем двигателя 2000 куб. см, то сумма компенсации равна 1200 руб. в месяц, если объем двигателя больше 2000 куб. см, то ежемесячная компенсация – 1500 руб. Чтобы получить компенсацию, работник должен представить нотариально заверенную копию технического паспорта автомобиля и путевой лист. Работник должен вести учет служебных поездок в путевом листе, который являются подтверждением обоснованных расходов сотрудника. Путевые листы представляются в бухгалтерию ежемесячно. Компенсация выплачивается один раз в месяц и не зависит от количества календарных дней в месяце.

Аванс на командировку может быть:

- выдан наличными денежными средствами по расходному кассовому ордеру на основании приказа руководителя, заявления работник;

- перечислен на банковскую карту работника. Данный порядок может быть предусмотрен в локальном нормативном акте (Положении о служебных командировках).

Организация может оплатить некоторые расходы в безналичном порядке со своего расчетного счета (проездные билеты, услуги гостиницы). В этом случае выдавать аванс работнику для оплаты данных расходов не нужно.

Сумма аванса определяется по предварительному расчету. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, представить в бухгалтерию авансовый отчет (ф. № АО-1). В нем фиксируются все фактические расходы по командировке или произведенных хозяйственных расходах. К авансовому отчету прилагаются первичные документы, подтверждающие суммы фактических расходов.

Бухгалтер проверяет авансовый отчет и делает бухгалтерские проводки, отражающие произведенные расходы. Руководитель организации утверждает авансовый отчет.

Новый аванс работникам выдается только после расчета по предыдущему. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещено. Возврат неиспользованных сумм аванса оформляется приходным кассовым ордером, перерасход выдается из кассы по расходному кассовому ордеру.

Учёт расчётов с подотчётными лицами осуществляется на синтетическом счёте 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Подотчётные суммы, в целях контроля за их расходованием, учитываются в разрезе каждого работника организации в ж/о №7 и ведомости по дебету счёта 71. Основанием для заполнения этих документов являются приходный и расходный кассовые ордера при выдаче средств или при возврате средств в кассу, а также авансовый отчёт.

По дебету счёта 71 фиксируются выданные в подотчёт денежные средства или средства в счёт компенсации произведённых расходов в корреспонденции со счетом 50 «Касса» - Дт71 Кт50. По кредиту счёта 71 отражается направление расходования подотчётных сумм, в корреспонденции с соответствующими счетами Дт10,20,26,41 Кт71 или погашается задолженность подотчетного лица в случае Дт50 Кт71. Подотчётные суммы, невозвращённые работниками в установленные сроки могут быть удержаны работодателем из заработной платы работника (ст. 137 ТК РФ). Решение об удержании работодатель вправе принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, который был определен для возврата аванса. Сделать это можно, только если работник не оспаривает оснований и размер удержаний. Если работник не согласен с наличием задолженности, взыскать с него невозвращенную сумму аванса можно только через суд.

После получения от работника согласия решение об удержании оформляется приказом. Сумма невозвращенного в срок аванса отражается записью Дт94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кт71. При удержании средств из зарплаты делается проводка Дт70 Кт94, если из зарплаты удержание невозможно, то Дт73.2 Кт94.

В соответствии с главой 23 «Налог на доходы физических лиц» НК РФ при оплате работникам расходов по краткосрочным командировкам в облагаемый налогом доход не включаются:

- суточные

- фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно

- сбор за услуги аэропортов

- комиссионные сборы

- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок

- расходы на провоз багажа

- расходы по найму жилого помещения

- расходы по оплате услуг связи.

Суточные не облагаются НДФЛ в размере, не превышающем за каждый день командировки по России 700 руб., загранкомандировки – 2500 руб.

Стоимость проезда (в том числе на такси) и проживания в командировке не облагается НДФЛ и страховыми взносами полностью, если данные расходы подтверждены документально. Если нет подтверждающих документов, то расходы, оплаченные работнику, облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Питание, если его стоимость отдельно выделена в счете гостиницы всегда облагается НДФЛ и страховыми взносами.

В соответствии с главой 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ, НДС по расходам на командировки принимается к вычету, если:

- командировочные расходы оплачены организацией или работником;

- по ним есть счет-фактура.

При этом сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой в расчетных документах, подтверждающих произведенные расходы. По расходам на проезд и проживание основанием для отражения НДС служит бланк строгой отчетности (счет гостиницы, проездной билет), в котором сумма НДС выделена отдельной строкой. Указанные документы регистрируются в книге покупок. Сумма НДС, уплаченная подотчетным лицом, отражается Дт19Кт71. При получении от подотчётного лица материальных ценностей, сумма НДС, выделенная в расчётных документах (счет-фактура), фиксируется проводкой Дт19Кт71. Сумма НДС списывается на расчёты с бюджетом по данному налогу Дт68Кт19.