Правила выдачи денежных средств под отчет и оплаты расходов по командировкам. Синтетический и аналитический учет подотчетных сумм

Подотчетными суммами называются денежные аван­сы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мел­кие хозяйственные расходы по командировкам.

Авансы на хозяйственные расходывыдаются на срок до 3 дней. Список работников, имеющих право получать деньги под отчет на хозяйственные нужды, определяется приказом руководителя предприятия в начале года. В тече­ние 3-дневного срока лица, получившие аванс, должны представить авансовый отчет об израсходованных суммах либо вернуть деньги в кассу предприятия.

Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату стоимости проезда к месту командировки и обратно, суточ­ных за каждый день командировки, расходов за наем поме­щений на срок командировки в соответствии с законода­тельством Республики Беларусь.

Под отчет суммы выдаются на основании оформленного рас­ходного кассового ордера.

Субъекты хозяйствования, выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, в размере и на сроки, определя­емые руководителями, но не более предельного размера, установленного обслуживающим учреждением банка на сроки:

- не более трех рабочих дней — на хозяйственно-опера­ционные расходы, производимые в месте нахождения орга­низации, предпринимателя;

- не более 10 рабочих дней — на расходы, произво­димые вне места расположения организации, предприни­мателя;

- до 30 рабочих дней — в сумме, не превышаю­щей размера одной минимальной заработной платы.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обяза­ны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на ко­торый они выданы, предъявить в бухгалтерию организа­ции, предпринимателя отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные деньги.

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам. Передача наличных денег, выдан­ных под отчет одному лицу, другим запрещается.

Командировка оформляется приказом (распоряжением) с указанием пункта назначения, наименования организа­ции, куда командируется работник, срока, цели и продол­жительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверении, подписанное ру­ководителем организации и скрепленное печатью.

Расходовать полученные под отчет суммы допускается лишь на те цели, на которые они выданы.

Днем выезда в командировку считается день отправле­ния поезда, самолета, автобуса либо другого транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

После возвращения из командировки работник в тече­ние трех дней отчитывается о проделанной работе во время командировки и использовании полученных денег. Об использовании денежных средств составляется авансовый отчет. К нему прилагаются командировочное удостоверение с отметками о времени выбытия в команди­ровку, прибытия в пункт назначения, выбытия из него и прибытия к месту работы, документы о найме жилого по­мещения, фактических расходах по проезду и др.

Расходы по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) возмещаются в размере оплаченных счетов (квитанций) и других документов, подтверждаю­щих размер фактически понесенных расходов, без представления подтверждающих до­кументов — по нормам, утвержденным Министерством фи­нансов РБ. Когда в стоимость номера не включены дополнительные услуги (предоставление прожи­вающему телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав обо­рудования гостиничного номера), то они также подлежат возмещению. Если же в стоимость номера (места) включе­на стоимость завтрака, суточные возмещаются командиро­ванному в размере 70 % от установленной нормы.

Расходы по междугородным телефонным переговорам возмещаются командированным работникам лишь в случае, когда они производились в интересах выполнения служеб­ного задания на основании соответствующих квитанций с подтверждением необходимости этих переговоров нанима­телем.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы возмещаются в размере стоимос­ти представленных проездных документов (включая стра­ховые платежи и комиссионный сбор). Командированному работнику возмещаются также расходы по бронированию билетов. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом обще­го пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэро­порту, если они находятся за чертой населенного пункта. Расходы за пользование в поездахпостельными принад­лежностями возмещаются без представления подтверждающих документов.

Для покрытия дополнительных личных расходов во время нахождения в командировке выплачиваются суточ­ные за каждый день нахождения в командировке по нор­мам, устанавливаемым Министерством финансов РБ.

Сданный командированным авансовый отчет с прило­женными оправдательными документами проверяется бух­галтерией и утверждается главным бухгалтером и руководителем организа­ции. Бухгалтер против каждой суммы, приведенной в авансовом отчете, проставляет дебе­туемые счета.

В случае непредставления в установленный срок отче­тов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу организации остатков неиспользованных авансов бухгалтерия вправе произвести удержание их из заработ­ной платы работников в установленном порядке.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведут на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Счет 71 по своей структуре активно-пассивный. Дебетовое сальдо показывает сумму дебиторской задолженности по выданному авансу, а кредитовое сальдо – сумму кредиторской задолженности перед подотчетными лицами в случае перерасхода выданного аванса. По дебету счета отражается дебиторская задолженность подотчетного лица перед организацией по выданному авансу, а по кредиту – ее списание.

Аналитический учет ведут по каждому работнику, получившему деньги в подотчет на основании кассовых отчетов и авансовых отчетов. В условиях применения полной журнально-ордерной формы учет по счету 71 ведется в журнале-ордере № 7. Он является комбинированным регистром, сочетающим ана­литический и синтетический учет с линейной формой запи­си. Это означает, что каждой выданной под отчет сумме от­водится в журнале-ордере одна строка.

Бухгалтерские записи по выдаче и возврату подотчет­ных сумм:

1. Выданы деньги под отчет из кассы Д-т 71 К-т 50

2. Возвращены не использованные подотчетные суммы в кассу Д-т 50 К-т 71

3.Израсходованные подотчетные суммы согласно авансо­вым отчетам списываются со счета 71 следующими провод­ками:

К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

Д-т сч. 10 "Материалы" — на стоимость приобретения через подотчетных лиц материальных ценностей, а также расходы, связанные с их приобретением;

Д-т сч. 20 "Основное производство"— на суммы расходов, связанных с производством продукции, обслуживани­ем производства и др.;

Д-т сч. 44 "Расходы на реализацию" — на суммы расходов по командировкам работников, сопровождающих отгруженную покупателям продукцию (если такие расходы, согласно договор­ным обязательствам, не возмещаются покупателями), по органи­зации рекламы, участию в выставках, ярмарках и других мероп­риятиях, связанных со сбытовой деятельностью;

Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" — на удержание невозвращенного остатка подотчетных сумм в преде­лах, разрешенных законодательством; выдачу заработной платы по трудовому соглашению из подотчетных сумм за выполнение погрузочных, транспортных и других работ по месту команди­ровки работника организации;

Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" — на суммы невозвращенного остатка аванса, а также суммы, подле­жащие удержанию по исполнительному листу.