Понятие учетно-аналитической информации

Учетно-аналитическая информация – совокупность различных сведений экономического характера, которые можно использовать в процессе учета, контроля и анализа, включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов в натуральном и стоимостном измерении.

Свойства:

-объективность;

-достоверность;

-своевременность;

-оперативность;

-целесообразность;

-результативность.

Особенности являются важнейшими предпосылками применения автоматизированных технологий в работе бухгалтерии:

-большие объемы информации;

-множество однотипных логических и арифметических операций;

-многочисленные группировки;

-жесткие сроки представления результатов обработки;

-непрерывность и цикличность обработки.

Состояние и проблемы автоматизации бухгалтерского учета в Республике Беларусь.

Автоматизация бухгалтерского учета призвана решать вопросы оптимизации технологических процессов обработки информации с привлечением современных информационных технологий. Созданные нашими разработчиками решения бухгалтерских задач отличаются все более грамотными технологическими подходами к обработке учетных данных, качественным и продуманным интерфейсом.

Однако переход к автоматизированной форме учета все еще не носит массовый характер. Причин тому несколько:

– в республике явно не хватает квалифицированных специалистов в сфере бухучета и программирования одновременно. Имеется дефицит кадров для сопровождения и обслуживания ПО. Отведенного учебными планами ВУЗов времени на эти темы недостаточно. Кроме того, далеко не каждая фирма захочет тратить дополнительное время на вчерашнего студента. Это замедляет процесс внедрения, а, кроме того, многие функциональные возможности программ не доходят до пользователей;

– широкое распространение программ семейства «1С» (50-60% в России, более 70% в Беларуси) привело к увеличению конкуренции между фирмами-франчайзи. Как правило, недостающее образование сотрудники фирм-разработчиков получают самостоятельно в порядке самообразования, тем самым могут упускаться существенные базовые знания, что нередко приводит к концептуальным ошибкам и просчетам при разработке программ. В первую очередь эта проблема касается белорусских разработчиков, проектирующих прикладные решения на базе собственных платформ;

– неприятие программы и нежелание работать с ней может возникать вследствие несогласованности терминологии, используемой бухгалтерами и разработчиками в экранных формах документов. Даже сами бухгалтеры не всегда понимают друг друга. Что уж говорить об их взаимоотношениях с программистами – впору вызывать переводчика.

– зачастую учетные работники психологически не успевают за стремительным развитием информационных технологий.

– информация о неудачном внедрении в одной из организаций может также приостановить решение об автоматизации бухучета в других организациях.

– подавляющее большинство инструкций и разъяснений по вопросам бухгалтерского учета ориентировано на ручное ведение;

– практически нет отечественных печатных изданий, полностью посвященных проблематике автоматизации бухучета.

– научные разработки в сфере автоматизации учета крайне бедны;

– в республике пока не создан консультационный центр исследований систем управления подобно московскому центру «Бизнес – Программы – Сервис».

Правовое обеспечение АИСБУЭА

Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета и экономического анализа (АИСБУЭА) создаются в организациях для сбора, регистрации данных о хозяйственной деятельности организации, их обработки, хранения, передачи пользователям для анализа и принятия решений.

Правовое обеспечение обеспечивает направленность информационных потоков, унификацию носителей информации, директивную форму управления, поддерживает его заданный ритм, предусматривает меры ответственности за его нарушение.

Системное ПО.

Программное обеспечение делится на системное и прикладное.

Системное (базовое) программное обеспечение представляет собой совокупность программ, предназначенных для организации процесса обработки данных в компьютере и обеспечивает рабочую среду для прикладных программ. В его состав входят операционные системы, сервисные системы, системы программирования и программы технического обслуживания.

Прикладное ПО.

Программное обеспечение делится на системное и прикладное.

Прикладное программное обеспечениепредназначено непосредственно для решения конкретных задач и в свою очередь делится на пакеты прикладных программ общего назначения, методо-ориентированные и проблемно-ориентированные.

Наиболее широкое распространение получили следующие прикладные программы общего назначения: текстовые и табличные процессоры, системы управления базами данных, пакеты презентационной графики и графические редакторы.

Текстовые процессоры (MS Word, WordPerfect, Word Pro, ChiWriter, Лексикон) Системы управления базами данных – программные продукты, обеспечивающие ввод данных, их коррекцию и манипулирование данными баз данных (MS Access, MS FoxPro, Paradox, Lotus Approach, Oracle, Informix).

Пакеты презентационной графики (Microsoft PowerPoint, Lotus ScreenCam)

Графические редакторы (Paintbrush, Corel DRAW, Adobe Photoshop).

Все перечисленные виды прикладного программного обеспечения общего назначения могут использоваться бухгалтерами, но особое место и значение отводится табличным процессорам. Табличные процессоры предназначены для создания и обработки электронных таблиц (MS Excel, Lotus 1, 2, 3, QuattroPro).

Среди табличных процессоров наиболее распространенным и популярным является Microsoft Excel. Он удобен для автоматизации бухгалтерских операций, проведения экономического анализа, контроля и аудита благодаря наличию набора финансовых функций, базирующихся на математическом аппарате методов финансово-экономических расчетов.

Справочники

Для хранения нормативной и справочной инф-ии используются справочники. При первом запуске программы рекомендуется вначале произвести заполнение всех справочников организации, поскольку
в дальнейшем это облегчит и ускорит работу с программой. Справочники можно заполнять и непосредственно в процессе работы с программой.

Для работы со справочниками следует в главной строке меню выбрать Справочники, из развернувшегося подменю необходимый справочник.

Справочники могут быть как одноуровневыми, так и многоуровневыми. Одноуровневым явл справочник, состоящий из простого списка элементов. Многоуровневый представляет собой иерархический список, в котором записи объединены в группы. В окне многоуровнего справочника слева отражается структура списка.

Для создания новой группы следует использовать кнопку в главной строке меню выбрать пункт Действия и далее из подменю — Новая группа. Для каждой группы задается уникальный код и название. Код обычно определяется системой автоматически, однако он поддается корректировке.

Для создания простой записи в справочнике можно выбрать из строки меню пункт Действия и далее из подменю — Новая строка.

Некоторые значения справочников могут меняться с течением времени, например, курсы валют, ставки налогов, оклады сотрудников, размер базовой величины и т.д.

Так же разделяют подчиненные справочники, т. е. связанные между собой элементы различных справочников. Например, сведения о поставщиках находятся, отражаются в справочнике Контрагенты, а номера договоров, на основе которых данный контрагент производит поставки, отражается в справочнике Договоры. Таким образом, один справочник подчинен другому.

Программа позволяет проводить сортировку данных в справочниках по заданным параметрам. Для этого следует выбрать из главного меню пункт Действия, из развернувшегося подменю — Сортировка и далее указать признак, по которому будет проводиться сортировка.

План счетов

Главной составляющей, опред-ей методологию учета, явл. план счетов бух. учета. Он открывается выбором из главного меню пункта Операции, из развернувшегося подменю следует выбрать План счетов.

Каждый счет имеет пиктограмму в форме Т. Желтый цвет пиктограммы указывает, что учет по данному счету ведется в разрезе субсчетов (синтетический счет). Синим цветом помечены счета, не имеющие субсчетов. В плане счетов так же имеются и другие параметры. Так, например, для ведения количественного учета в плане счетов устанавливается знак «+» в графе Кол.счета, по которому необходимо ведение количественного учета. При осуществлении ввода операций, связанных с количественным учетом, программа предлагает ввести количество объектов, а сумма проводки рассчитывается путем умножения цены объекта на его количество.

Константы.

Константами явл. инф-ция,кот. не изм-ся в процессе функцио-ния орг-ции или изм-ся очень редко. Занесение инф-ции в константы позволяет воспольз-ся ей при заполнении док-в или при получении отчетных форм. Чтобы войти в константы в гл.меню Операции,а в подменю Константы.В резуль.откроетсяСписок констант.Каждая константа имеет параметры:код,на осн-ии кот. происх.обращение программы к данной константе;наименование,в кот.сод-ся комментарий д\константы и ее значение. Д\редакт-я указ.значения константы следует дважды щелкнуть по полю Значение конс-ты,д\сохр. знач-я нажать Ввод. Конст-ты период-ие,д\ кот. хранится не только послед.знач.,но и ряд предыд. д\просмотра всех знач. период.конст-ты :гл.меню Действия, подменю История значения. В нач.работы с прогр-мой следует обновить знач. периодич.констант(баз.величина,размер мин. оплаты труда идр.) д\ввода нового знач. следует воспольз-ся Insert.

Интервал видимости

д\ограничения инф-ции в журн-х прогр. позволяет задавть Интервал видимости. В резул. в журн-х отображ-ся только те записи,кот. попадают в этот врем.интервал. Интерв.видим.м\б изменен ч\з настройку сист.в текущ.журнале. параметры м\установить,выбрав пункт меню Сервис,подменю Параметры,вкладку Журналы. Д\изменения интервала в текущ.журнале необх-мо исполь-ть кнопку Интервал на панели инстр-тов окна.