Построение учетно-аналитической службы в организации
Ведение управленческого учета, в отличие от ведения финансового, не является обязательным для организации. Система управленческого учета служит лишь интересам эффективного управления, поэтому решение о целесообразности ее внедрения в той или иной форме следует принимать исходя из оценки соотношения затрат и выгод от ее функционирования.
Организационная структура системы управленческого учета строится с учетом:
- структуры самой организации,
- информационных потребностей руководства,
- технических возможностей и особенностей компьютерной информационной системы, используемой в организации,
- квалификации и личных качеств менеджеров и бухгалтеров-аналитиков.
Для того, чтобы считать систему управленческого учета в организации эффективной, необходимо, чтобы она позволяла облегчить достижение целей организации с наименьшими затратами на организацию и функционирование самой системы. Крупные и средние организации имеют в своей организационной структуре специальные подразделения, задачами которых является осуществление отдельных функций управленческого учета. Такие службы, работающие на уровне всей организации, можно назвать штабными. Кроме того, в отдельных подразделениях и центрах ответственности назначаются специальные сотрудники, осуществляющие координацию учетно-управленческой работы как внутри подразделения, так и с вышестоящими уровнями управления.
Вне зависимости от организационной структуры организации, в число самых распространенных функций бухгалтеров – аналитиков в коммерческих организациях являются:
- учет затрат и калькулирование себестоимости,
- обработка информации о затратах для принятия управленческих решений;
- бюджетирование и анализ отклонений.
Организация управленческого учета будет во многом зависеть от того, какая форма реализации этих функций будет целесообразной для данной организации. Поскольку учет затрат и подготовка отчетов о себестоимости лежат на стыке управленческого и финансового учета, следует для начала решить вопрос о форме их взаимодействия.
В практике учета существуют две основные формы связи финансового и управленческого учета: интегрированная (в литературе у нее есть и другие названия - единая, унитарная, однокруговая, монистическая) и автономная (замкнутая, бинарная). Первая имеет место, если и в финансовом и управленческом учете используются одни и те же регистры учета (счета) и одна и та же корреспонденция счетов. Если управленческий учет построен в виде отдельной (частично, может быть дублирующей) системы счетов, то такая структура никак с финансовым учетом не связана, разве что на уровне первичной бухгалтерской документации – в этом случае можно говорить об автономной системе управленческого учета. Если часть счетов дублирует счета финансового учета, то их называют зеркальными счетами (или счетами–экранами). План счетов в управленческом учете разрабатывается с учетом особенностей и потребностей самой организации.
Вторым важным моментом в организации управленческого учета является решение о методиках ведения управленческого учета: подходах к оценке активов, способах обработки финансовой информации с учетом фактора времени, способе калькулирования затрат, и т.д. Какие методы будут выбраны, должно быть зафиксировано в документах организационного уровня регулирования бухгалтерского учета – в приказах и распоряжениях руководителя организации. Эти документы станут обязательными не только для специалистов, работающих в системе управленческого учета, но и для всех, кто использует в своей работе учетные данные – это менеджеры всех уровней, технологи, маркетологи и др. Фактически совокупность документов, регламентирующих способы ведения управленческого учета, составляют учетную политику в области управленческого учета. По некоторым вопросам она может соответствовать учетной политике в области финансового учета (например, способы оценки активов), по другим вопросам могут быть выбраны другие подходы. Например, для целей принятия управленческих решений полезно представлять информацию в форме калькуляции по переменным (прямым) затратам, для целей составления внешней отчетности достаточно рассчитывать полную себестоимость.
Помимо методического аспекта, учетная политика в области управленческого учета, должна регламентировать и организационный аспект – это относится и к используемому плану счетов, и к формам плановых, отчетных и аналитических документов, и к структуре учетно-финансовой службы.
Что касается современной российской практики, то в силу преимущественно налоговой ориентации финансового учета, управленческий учет в большинстве случаев строится на принципах автономии. Несмотря на то, что такое положение вещей – реальность, очевидны и недостатки разделения информационных систем. Помимо затрат на содержание персонала, выполняющего дублирующие функции, особую актуальность приобретает вопрос совместимости информационных систем, обеспечивающих параллельное ведение двух (или даже трех, с учетом финансового и налогового учета) учетных процедур. Поскольку базовая учетная информация едина и для финансового, и для управленческого, и для налогового учета, перенос данных в регистры управленческого учета представляет собой проблему, которая, к сожалению, решается во многих случаях наименее продуктивным, ручным, способом. Унитарная система организации учета лишена указанных недостатков, однако, требует внедрения многофункциональной автоматизированной системы, которая сама по себе не может быть дешевой. Однако, именно к интегрированной системе ведения учета следует стремиться по мере роста любой организации.