Установление контроля за достоверностью бухгалтерского учета и отчетности с помощью совершенствования системы проведения инвентаризаций на предприятии

В бухгалтерском учете ООО "Стройматериалы" был выявлен следующий недостаток: нерегулярность проведения инвентаризаций. В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона "О бухгалтерском учете" инвентаризации должны обязательно проводиться:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). При этом инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов – один раз в пять лет. В организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;

- при смене материально-ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

– при реорганизации или ликвидации организации перед составлением ликвидационного баланса;

- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Необходимо учитывать, что при проведении инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ее результаты должны подтверждать достоверность каждой из статей бухгалтерского баланса.

Проведение периодических и внеплановых инвентаризаций хозяйственных средств – обязанность любого экономического субъекта. Это вытекает из ст. 12 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ. Инвентаризации имущества и обязательств должны проводить все экономические субъекты независимо от организационно-правовой формы собственности. Проведение инвентаризации в России регламентируется Федеральным законом "О бухгалтерском учете" №129-ФЗ, Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13 июля 1995 г. № 49.

В ООО "Стройматериалы" перед составлением годовой бухгалтерской отчетности инвентаризация проведена не была, следовательно, предприятие нарушило нормы, предусмотренные п.2 ст. 12 закона "О бухгалтерском учете" № 129-ФЗ. Это привело к:

- недостоверности данных бухгалтерской отчетности предприятия( в бухгалтерской отчетности не были отражены недостачи и излишки, которые были бы выявлены при инвентаризации);

- ненаказуемости виновных лиц;

- недосточности контроля за деятельностью материально-ответственных лиц;

- нарушению составления первичных документов;

С точки зрения диагностики достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности предприятия анализ инвентаризационной работы позволяет судить о качестве учетной и отчетной информации, формируемой в бухгалтерском учете предприятия. Поскольку сумма инвентаризируемых внеоборотных и оборотных активов и обязательств большинства экономических субъектов занимает большой удельный вес по отношению к общей валюте баланса, правильная оценка их реальности и фактической принадлежности, может свидетельствовать о достаточной степени достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности. В этой связи, уместно перечислить основные причины, которые позволяют принять решение о недостоверности учетных и отчетных данных по результатам инвентаризации имущества и денежных обязательств:

- отсутствие инвентаризации имущества и денежных обязательств как таковой или нерегулярное ее проведение в деятельности предприятия;

- отсутствие инвентаризации имущества и денежных обязательств, в случаях, когда ее проведение обязательно в соответствии с российским законодательством;

- проведение инвентаризации при неполном составе рабочей инвентаризационной комиссии, в т.ч. при отсутствии материально-ответственных лиц;

- ненадлежащим образом оформленные материалы и результаты инвентаризации;

- отсутствие расхождений между фактическим наличием товарно-материальных ценностей и соответствующими данными бухгалтерского учета, а также их полное совпадение;

- отсутствие письменных объяснений и справок по поводу возникновения инвентаризационных разниц;

- нарушения в порядке отражения результатов инвентаризации в системных бухгалтерских записях, неправомерное отнесение сумм недостач на те или иные источники их покрытия, а также не принятие к учету выявленных излишков.

Таким образом, мы пришли к вполне обоснованному пониманию роли и значимости инвентаризации как одного из фундаментальных приемов последующего фактического контроля, позволяющего с большой степенью точности оценить состояние бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности ООО "Стройматериалы" с позиций ее объективности и достоверности.

Для того, чтобы в последствии нарушение системы инвентаризаций не влекло за собой нарушений в бухгалтерском учете, предлагается установить дополнительный контроль за проведением инвентаризации на предприятии.

В настоящее время инвентаризация проводится с целью сопоставления данных фактического наличия ценностей с данными бухгалтерского учета. Современной инвентаризации подвергаются различные объекты учета и контроля, как находящиеся в собственности предприятия, так и не принадлежащие ему, но числящиеся в учете на ответственном хранении, в арендном пользовании или полученные для переработки, а также неучтенные по каким-либо причинам.

Объектами проведения инвентаризации является все имущество предприятия независимо от его местонахождения (основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, денежные средства) и все виды финансовых обязательств (дебиторская и кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы). Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственным лицам. Количество, дата проведения, объекты инвентаризации устанавливаются руководителем предприятия.

Основными задачами инвентаризации являются:

- выявление фактического наличия основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, ценных бумаг, а также объемов незавершенного производства в натуре;

- контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей и денежных средств путем сопоставления фактического наличия с данными бухгалтерского учета;

- выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество, не отвечающих стандартам качества, техническим условиям и т. п.;

- выявление сверхнормативных и неиспользуемых материальных ценностей с целью последующей реализации;

- проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств, а также правил содержания и эксплуатации машин, оборудования и других основных средств;

- проверка реальной стоимости учтенных на балансе товарно-материальных ценностей, сумм денежных средств в кассе, на расчетном счете, на валютном счете, других счетах, денежных средств в пути, незавершенного производства, расходов будущих периодов, резервов предстоящих расходов и платежей, дебиторской задолженности (расчетов с покупателями, по векселям полученным и др.), кредиторской задолженности (поставщикам материалов, банкам, по векселям выданным, по налогам финансовым органам и др.) и других статей баланса.

Технологически инвентаризация проводится в несколько этапов.

На подготовительном этапе осуществляются следующие мероприятия:

Руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации, в котором указываются:

- сроки проведения инвентаризации;

– перечень имущества и обязательств, проверяемых при проведении инвентаризации;

- персональный состав инвентаризационной комиссии.

В состав комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты, представители службы внутреннего аудита и независимых аудиторских организаций. Следует отметить, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

Приказ о проведении годовой инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (унифицированная форма № ИНВ – 23).

Перед проведением инвентаризации на предприятии должна быть проведена предварительная работа. А именно:

1) Председатель инвентаризационной комиссии получает и визирует все приходные и расходным документы, приложенные к реестрам.

Инвентаризационная комиссия получает расписки материально-ответственных лиц о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход; лиц, имеющих не сданные в кассу организации подотчетные суммы на приобретение имущества; лиц, имеющих доверенности на получение имущества.

2) Бухгалтерия рассчитывает инвентаризационные описи в необходимом количестве.

3) Материально-ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности, оформить все приходные и расходные документы.

4) Инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу:

- опломбирует помещения, в которых находятся материальные ценности;

- проверяет весы, мерную тару;

- проверяет наличие и надлежащую работу системы внутреннего контроля организации.

Для осуществления последнего инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить:

- охраняется ли территория организации;

- заключены ли фактически и правильно ли оформлены договоры о материальной ответственности с работниками, которым переданы ценности для сохранения и использования;

- созданы ли материально-ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

- существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;

- хранятся ли товарно-материальные ценности, принадлежащие третьим лицам.

Следующим этапом является натуральные и документальные проверки. На таксировочном этапе инвентаризации в описи (акты) вносятся денежные оценки имущества и обязательств по данным первичных документов и бухгалтерского учета.

На этапе подведения итогов инвентаризации, если в результате инвентаризации выявлены отклонения фактических данных от учетных, составляются следующие документы:

- сличительные ведомости по имуществу, находящемуся на ответственном хранении;

- по имуществу, полученному по договору аренды;

- по товарно-материальным ценностям, полученным для переработки.

Сличительные ведомости, в которых проводится сравнение фактических данных с данными бухгалтерских документов, составляются бухгалтером в двух экземплярах, один из которых остается у бухгалтера, а второй передается материально-ответственному лицу.

На этапе отражения в бухгалтером учете результатов инвентаризации инвентаризационная комиссия выявляет причины отклонений и предлагает способы их отражения в учете. По фактам образования излишков или недостач товарно-материальных ценностей необходимо получить объяснения от материально-ответственных лиц. Выявленные при проведении инвентаризации расхождения докладываются председателем инвентаризационной комиссии руководителю организации с целью определения порядка их дальнейшего регулирования.

Руководитель организации принимает решение о взаимном зачете излишков и недостач в результате инвентаризации; о списании выявленных недостач в пределах норм естественной убыли; привлечении виновных лиц к ответственности за недостачи ценностей сверх норм естественной убыли.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором она была закончена. Выявленные недостачи товарно-материальных ценностей и их излишки, а также положительные и отрицательные суммовые разницы должны также найти свое адекватное отражение в системных учетных записях.

Если вследствие проведения инвентаризации не выявлены отклонения данных бухгалтерского учета от реального положения дел, то это, как правило, свидетельствует о неэффективности проведения инвентаризации. В реальной жизни всегда имеются факты как небрежности ведения учета, так и не нашедшие отражения в его системе (хищения, пересортица, порча ценностей).

Итак, согласно изложенному инвентаризация, как методический прием фактического контроля сопровождается составлением:

- ряда документов, таких как приказ о ее проведении, инвентаризационной описи, различных расписок материально ответственных лиц, протокола инвентаризационной рабочей комиссии, сличительных ведомостей и др.;

- специальных и аналитических расчетов, в частности, расчетов пересортицы, суммовых разниц, потерь в пределах норм естественной убыли и др.;

- системных бухгалтерских записей, отражающих промежуточные и окончательные результаты инвентаризации;

- ряда, заключительных документов, например, приказ по результатам проведенной инвентаризации, по передаче материалов инвентаризации в правоохранительные органы на предмет взыскания задолженности по недостачам, растратам и хищениям и др.

При необходимости в ряде случаев материалы инвентаризации могут уточняться при помощи дополнительных методологических приемов фактического контроля, таких как осмотр, обследование, а также при помощи Методологических приемов документального контроля таких как контрольное сличение, восстановление количественно-суммового учета и др. Таким образом, методические приемы документального контроля и методические приемы фактического контроля на практике тесно взаимосвязаны.

Выявленные при инвентаризации и отраженные в итоговой ведомости результаты отражаются в бухгалтерском учете в соответствии с положениями п. 3 ст. 12 Закона о бухгалтерском учете.

Излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма относится в состав прочих доходов организации записью по дебету счетов 01 "Основные средства", 10 "Материалы", 41 "Товары" (по соответствующим субсчетам учета), 50 "Касса" и кредиту счета 91, субсчет "Прочие доходы".

В розничной торговле суммы начисленной торговой надбавки по выявленным товарам оформляются записью по дебету счета 41, субсчет "Товары в розничной торговле" и кредиту счета 42 "Торговая наценка".

Излишек наличных денежных средств приходуется записью дебет счета 50 кредит счета 91, субсчет "Прочие доходы".

Выявленные по результатам инвентаризации недостача и порча материальных ценностей в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства (обращения), а сверх норм – на счет виновных лиц. При этом следует учитывать, что до определения недостачи возможен зачет излишков и недостач пересортицей.

Под пересортицей товарно-материальных ценностей понимается одновременная недостача одного сорта товара и излишек другого сорта товара того же наименования. Как правило, причинами пересортицы является недостаточный контроль за соответствием отпускаемого со склада сорта товаров сорту, указанному в первичных документах, служащих основанием для отпуска товаров со склада. Выявляются пересортицы при проведении инвентаризаций и иных установленных контрольных мероприятий.

О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.

В том случае, если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются в организациях торговли и общественного питания на издержки обращения.

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально-ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

При выявлении пересортицы товарно-материальных ценностей, недостача одних из них отражается по одной строке инвентаризационной описи, а излишек других – по другой строке описи. Затем выявленные расхождения между учетными данными и фактическим наличием имущественных ценностей (включая пересортицу товаров) из инвентаризационных описей переносятся в сличительные ведомости по форме N ИНВ-19 и "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией" (форма N ИНВ-26).

Именно при оформлении ведомости по форме N ИНВ-26 и определяется порядок регулирования возникших разниц – либо зачет по пересортице, либо списание в пределах норм естественной убыли на издержки обращения, либо отнесение на виновных лиц, либо списание сверх норм естественной убыли за счет собственных средств организации.

В бухгалтерском учете выявленные суммы пересортицы (на примере товаров) оформляются следующими записями по счетам учета:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" кредит счета 41 – отражена недостача товаров одного сорта (по учетным ценам организации);

Дебет счета 41 кредит счета 94 – излишек товаров другого сорта;

Дебет счета 41 кредит счета 41 – зачет недостачи товаров по пересортице;

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" кредит счета 94 – отнесение за счет виновных лиц разницы в стоимости недостающих ценностей над стоимостью излишествующих ценностей.

Дебет счета 91, субсчет "Прочие расходы" кредит счета 94 – списание за счет организации разницы в стоимости недостающих ценностей над стоимостью излишествующих ценностей.

Если при зачете недостач при пересортице будет выявлен излишек товаров, он приходуется по рыночной стоимости и относится на прочие доходы организации – Дебет счета 41 кредит счета 91, субсчет "Прочие доходы".

После зачета излишков и недостач товарно-материальных ценностей по результатам пересортицы определяются иные источники покрытия сумм выявленных недостач и порчи материальных ценностей – затраты производства, средства виновных лиц, прибыль или собственные средства организации.

Стоимость недостающих ценностей отражается в бухгалтерском учете следующими записями:

Дебет счета 94 кредит счетов 10, 41, 50 – недостачи товарно-материальных ценностей по учетным ценам, а также наличных денежных средств;

Дебет счета 01, субсчет "Выбытие основных средств" кредит счета 01 – первоначальная (восстановительная) стоимость недостающих объектов основных средств;

Дебет счета 01 кредит счета 01, субсчет "Выбытие основных средств" – сумма амортизации, начисленная по недостающим объектам основных средств;

Дебет счета 94 кредит счета 01, субсчет "Выбытие основных средств" – остаточная стоимость недостающих объектов основных средств.

Недостачи имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на счета учета издержек обращения – дебет счета 44 кредит счета 94.

Убытки от недостач и порчи ценностей сверх норм естественной убыли относятся за счет виновных лиц в следующих случаях:

- если указанные лица признаны виновными решениями суда (при этом любое лицо, совершившее преступление (правонарушение) считается невиновным до тех пор, пока его вина не будет доказана в предусмотренном законом порядке и установлена вступившим в законную силу приговором суда);

- если указанные лица являются виновными в силу принятия на себя полной материальной ответственности;

- в других случаях, когда работники в соответствии с гл. 39 ТК РФ могут быть привлечены к полной или ограниченной материальной ответственности.

В бухгалтерском учете отнесенные за счет виновных лиц суммы недостач и порчи материальных ценностей оформляются следующими записями:

Дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет "Расчеты по возмещению материального ущерба" кредит счета 94 – отнесение недостачи за счет виновных лиц (по учетным ценам).

Факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (судебными, следственными органами).

За счет собственных средств предприятия, оставшихся в их распоряжении после уплаты налога на прибыль, суммы недостач и порчи материальных ценностей могут быть отнесены в следующих случаях:

- если виновные лица не установлены, а организация не принимает мер к их розыску или рассмотрению дела в судебном порядке или иным образом не может подтвердить факт отсутствия виновных лиц;

- если виновные лица установлены, а организация не принимает мер к взысканию с них суммы убытков ни в судебном, ни во внесудебном порядке.

В бухгалтерском учете списание сумм недостач и потерь в данном случае оформляется записью по дебету счета 91, субсчет "Прочие расходы" и кредиту счета 94 (без уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль).

Все результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а итоги годовой инвентаризации – в годовой бухгалтерской отчетности.

4.3 Разработка средств внутреннего контроля учета товарных операций в ООО "Стройматериалы"

Среди многообразия хозяйственных операций на торговом предприятии учет товарных операций является наиболее трудоемким. Одна из основных задач бухгалтерского учета товарных операций в торговле состоит в правильной организации учета, позволяющей своевременно получать информацию о ходе поступления товаров о выполнении договорных обязательств поставщиками и покупателями товара, о состоянии товарных запасов, о ходе отгрузки и реализации ценностей и контроле за их сохранностью.

Основными задачами учета товарно-материальных ценностей является обеспечение контроля за:

1) правильным и своевременным поступлением товарно-материальных ценностей и оприходованием материально-ответственными лицами.

2) состоянием и сохранностью товарно-материальных ценностей.

3) Выбытием и реализацией товаров.

4) Определение финансового результата от реализации товаров.

5) Предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности торгового предприятия.

6) Выявление внутренне хозяйственных ресурсов.

Принципы управления торговой организацией невозможны без поставки эффективной системы бухгалтерского учета, основной на соблюдении правил ведения бухгалтерского учета, связанных с товарно-материальными операциями и установленных законодательными и нормативными актами, который состоят в:

1) Единстве оценки товаров при оприходовании и выбытии (продажной или покупной цене);

2) Выборе варианта оценки товарных запасов при пуске из в реализацию (метод себестоимости каждой единицы, метод средней стоимости, метод ФИФО);

3) Определении порядка отражения в бухгалтерском учете процесса приобретения товаров

4) Признании выручки и прибыли от реализации товаров и материальных ценностей для целей налогообложения (по оплате товаров или по мере их отгрузки и предъявлении покупателем расчетных документов);

5) Обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности путем проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей и обязательность, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние, оценка;

6) Разграничения материальной ответственности за сохранность товарно-материальных ценностей и своевременным заключением договоров о материальной ответственности.

Задачи, стоящие перед бухгалтерским учетом в торговой организации могут быть выполнены при правильно организованном учете. Недостатки бухгалтерского учета сказываются на отставании в учете, созданию условий для хищений товарно-материальных ценностей, увеличении расходов на продажу, запоздании предоставления отчетности, уменьшению получаемой прибыли.

Система внутреннего контроля – это политика и процедуры, обеспечивающие сохранность активов, предотвращение и обнаружение фактов мошенничества и ошибок, точность и полноту бухгалтерских записей, и своевременную подготовку достоверной финансовой информации. Отсутствие системы внутреннего контроля порождает неопределённость, которая может провоцировать коррупцию, злоупотребления, неумышленное искажение отчетности, неумышленную утерю имущества.

Поскольку основа внутреннего контроля закладывается при создании общей контрольной среды в организации, то первоначально необходимо сформировать правильное к ней отношение. Соответственно, нужно определить ключевые компетенции, права и обязанности сотрудников, а также порядок делегирования полномочий. Следующий шаг – анализ внутренних и внешних рисков, разработка правил и контрольных процедур в отношении достижения целей деятельности организации, мероприятий по снижению рисков На этих этапах полезно тщательно проанализировать процессы, связанные с обработкой информации (в том числе с использованием информационных систем), политику разделения полномочий сотрудников, необходимость применения средств физического контроля и т.п. Для дальнейшего поддержания системы внутреннего контроля на должном уровне следует осуществлять ее мониторинг. Это процесс оценки качества внутреннего контроля, то есть содержания разработанных процедур и их применения на практике. Дополнительно может быть использована внешняя информация (например, претензии клиентов).

Эффективная система внутреннего контроля предполагает тестирование контрольных процедур и оценку их качества.

Тестирование системы контроля проводится по двум направлениям:

- соблюдение разработанных регламентов контрольных процедур;

- появление ошибок в отчетности, которые не были предотвращены системой контроля.

Соблюдение разработанных регламентов оценивается путем выборочной проверки документов, в которых должен быть отражен факт контроля. К примеру, по ряду платежных поручений проверяется наличие правильно оформленных и подписанных листов согласования.

Внедрение системы внутреннего контроля следует начать с определения подразделений и направлений деятельности, для которых будут разрабатываться контрольные процедуры. Введение контрольных процедур во всех подразделениях и направлениях деятельности приведет к тому, что на реализацию подобного проекта потребуются значительные затраты, большая часть которых не окупится. Система внутреннего контроля на ООО "Стройматериалы" будет базироваться в отделах сбыта, снабжения и в бухгалтерии, то есть в тех структурных единицах, которые напрямую связаны с формированием отчетности, управлением денежными и товарными потоками на предприятии.

Внутренний контроль продаж, снабжения и движения товаров на предприятии довольно прост в постановке, но имеет свои особенности. Их следует учитывать, если предприятие заинтересовано в том, чтобы надежно защитить и максимально эффективно использовать собственные активы.

В ходе проверки товарных операций в ООО "Стройматериалы" были выявлены следующие нарушения:

1) Плохая организация документооборота. Например, если перемещение товара отражается в журналах учета, то зачастую в них отсутствуют подписи лиц, получивших продукцию. Это также могут быть утеря документов, нарушение сроков передачи первичной документации в бухгалтерию и другое.

2) Отсутствие материальной ответственности за утрату товаров.

3) Не регулярно проводится сверка данных по движению товаров в бухгалтерии и на складах ООО "Стройматериалы".

4) Бухгалтерский учёт ведёт кладовщик, который их отпускает, и является материально ответственным лицом.

5) Выручку в кассу принимает главный бухгалтер.

Для устранения всех нарушений ООО "Стройматериалы" можно порекомендовать разработать средства контроля, направленные на исключение возможных рисков, укладываются в инструкций следует исключить подобные пресечения.

1) Контроль обработки данных. Средства контроля обработки данных для составления бухгалтерской, управленческой, налоговой отчётности в ООО "Стройматериалы" должны обеспечить формирование достоверной отчётности.

2) Контроль системы защиты. Иногда его называют контроль доступа к активам (денежным средствам, запасам, необоротным активам, которые могут быть испорчены или похищены). Системой внутреннего контроля в данном случае является система складского учёта, которая на ООО "Стройматериалы" должна предусматривать определённый порядок хранения, расположения, маркировки, порядок ограничения доступа в каждое складское помещение. Кроме того, должен быть определён круг лиц, имеющих доступ к наличности в кассе, а также порядок обращения с наличностью.

3) Независимый контроль (проверяющие не зависят от проверяемых).

Само существование службы внутреннего контроля на ООО "Стройматериалы" – это уже есть средство независимого контроля.

4) Предоставление скидок. Существует два подхода к установлению скидок, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки.

Первый способ предусматривает жесткую привязку размера скидки к объемам закупаемых товаров и условиям оплаты (скидка за объем и за предоплату). При таком подходе проще контролировать обоснованность предоставления скидок, так как четко определены критерии.

Другой вариант – когда продавец может предоставлять скидки отдельным клиентам. Такая система делает работу отдела сбыта более гибкой, что особенно важно для малой организации. Одновременно увеличивается риск злоупотреблений, поэтому нужно разграничить права каждого продавца на установление скидок и условия их предоставления. Желательно, чтобы продавцы согласовывали размеры скидок с руководителем.

Для контроля работы отдела продаж можно порекомендовать применять форму "Отчет о предоставленных скидках", составляемую в разрезе продаж. Используя этот отчет, руководитель может сравнить зафиксированные в прайс-листе цены с фактическими ценами отгрузок.

Отчет о предоставлении скидок позволяет выявить недобросовестность продавцов, но не предотвратить злоупотребления. Чтобы их не допустить, в регламент продаж следует включить раздел о порядке согласования отгрузок.

5) Планирование закупок. Довольно часто товаровед закупает товары в количествах, превышающих требуемое для предприятия. В результате предприятие может столкнуться с нехваткой продукции требуемого ассортимента на складе или с затовариванием складов из-за ошибок в планировании поставок.

6) Планирование продаж. В регламент продаж обычно включают такие разделы, как порядок отгрузки продукции, ее резервирование, перечень документов, оформляемых при отгрузке, принципы изменения плана продаж. Для снижения риска мошенничеств необходимо досконально описать бизнес-процессы, связанные с планированием продаж, утверждением прайс-листа и порядком предоставления скидок, а также последовательность согласования отгрузки товаров покупателю.

7) Организация документооборота.

Необходимо досконально описать схему документооборота при приемке сырья, определив последовательность и сроки прохождения первичных документов, и установить ответственных должностных лиц.

Особое внимание следует уделить:

– согласованию и оформлению документов при перемещениях. Для упрощения документооборота рекомендуется использовать краткую форму лимитно-заборной карты. Например, можно ограничиться графами "Наименование позиции", "Лимит", "Получено" и "Остаток лимита". Это позволит сэкономить время складских работников, а также проследить, чтобы объемы отпущенной продукции не превышали установленных лимитов;

– учету бракованной продукции. Признание продукции браком и способы ее дальнейшего использования должны определяться комиссией, в состав которой входят сотрудники службы внутреннего контроля.

8) Формирование прайс-листа. Чтобы контролировать отпускные цены, нужно зафиксировать их в едином прайс-листе по предприятию. Прайс-лист следует регулярно пересматривать. Внеочередной пересмотр прейскурантов проводится в случае существенного роста себестоимости, при наличии больших складских запасов. Последнее связано с тем, что часто предприятия теряют в выручке из-за опасения поднять цены на товар, хотя практика показывает, что во многих случаях цены могут быть увеличены без ущерба для объемов продаж.

9) Приобретение и установка контрольного оборудования

Приобретение и установка контрольного оборудования, безусловно, потребуют дополнительных затрат от компании. Однако, эти расходы экономически оправданы, так как направлены не только на обеспечение сохранности имущества, но и позволяют получить дополнительную управленческую информацию о технологических процессах.

Местами размещения контрольных приборов должны стать склад, участок брака и отходов.

10) Мониторинг рынка по определенному перечню номенклатуры товаров.

Результаты мониторинга на периодической основе (оговаривается отдельно) сохраняются в обобщенном прайс-листе и направляются к товароведу.

Цены в заключенных с поставщиком договорах, оформляемых заказах на закупку или заявках на оплату сравниваются с данными, полученными по результатам мониторинга. При попытке заключить договор или оформить заказ, в котором стоимость конкретной товарной позиции превышает заданное отклонение от среднерыночной или минимальной цены, документ блокируется и направляется на утверждение руководителю. Использование информационной системы в этом случае позволит выявлять расхождение в ценах автоматически.

Преимущество данного подхода заключается в том, что факты превышения закупочных цен над среднерыночными или минимальными можно выявлять как непосредственно в момент оформления заказа, так и на стадии заключения договора.

Остается добавить, что действуя подобным образом, предприятие получает возможность реально сэкономить, сократив стоимость закупок в среднем на 5–7%.

Система внутреннего контроля товарных операций эффективна только в том случае, если разработанные регламенты выполняются всеми сотрудниками предприятия. Во многом исполнение регламентов зависит от желания руководства. В первое время после внедрения того или иного регламента можно обязать службу внутреннего контроля постоянно контролировать деятельность подразделений. Залогом успешного внедрения регламентов является поощрение сотрудников, выполняющих их, или напротив, наказание тех, кто не соблюдает установленные требования.

Перевод предприятия на упрощенную систему налогообложения с учетом требования рациональности ведения бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации

Одним из требований, предъявляемым к бухгалтерскому учету является рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины организации.

Иными словами, финансовая информация ограничивается, с одной стороны, оценкой ее значимости, а с другой, анализом затрат на ее получение.