Документальное оформление и учет расчетов с поставщиками и подрядчиками

Любое предприятие в процессе работы пользуется услугами сторонних организаций поставщиков и подрядчиков. От поставщиков на предприятие поступают товарно-материальные ценности (сырье, материалы, запасные части и т.д.). Подрядные организации выполняют строительные, научно-исследовательские и ремонтные работы оказывают услуги (подача тепла, воды, газа, электроэнергии и др.), необходимые для осуществления производственной деятельности организации.

Обязательства по расчетам с поставщиками и подрядчиками возникают между организациями по сделкам, оформленным договорами купли-продажи, к которым относится и договор поставки.

В связи с несовпадением моментов исполнения сторонами договора своих обязательств в зависимости от условий договора у организации при расчетах с поставщиками и подрядчиками может образовываться как кредиторская, так и дебиторская задолженность.

Для учета расчетов с поставщиками и подрядчиками используется счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». К счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» могут быть открыты субсчета: «Расчеты по авансам выданным», «Расчеты по векселям выданным» и др.

Все операции, связанные с расчетами за приобретенные материальные ценности, принятые работы или потребленные услуги, отражаются на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» независимо от времени их оплаты.

Образование задолженности перед поставщиками и подрядчиками за поставленные материальные ценности и оказанные услуги отражается на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по кредиту; суммы исполнения обязательств перед поставщиками и подрядчиками - по дебету.

Основанием для отражения операций на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» являются надлежащим образом оформленные первичные оправдательные документы.

Основанием для принятия на учет кредиторской задолженности перед поставщиками являются расчетные документы (счета, счета-фактуры) и документы, свидетельствующие о факте свершения сделки (товарно-транспортные накладные, приходные ордера, приемные акты, акты о выполнении работ и услуги др.).

В кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» относится сумма, указанная в расчетных документах, в пределах принятых к оплате (акцептованных) сумм.

Для погашения задолженности перед поставщиками и подрядчиками организации могут использовать наличные и безналичные формы расчетов, а также не денежные формы расчетов (товарными или финансовыми векселями, по договору мены, путем взаиморасчетов, путем переуступки прав требования).

Организации самостоятельно выбирают формы расчетов за поставленные материалы, продукцию (работы, услуги) и предусматривают их в договорах, заключаемых с поставщиками и подрядчиками.

Осуществление наличных расчетов регламентируется порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Центрального банка РФ от 22.09.1993 N 40; Положением Центрального банка РФ от 05.01.1998 N 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»; Указанием ЦБ РФ от 20.06.2007 №1843-У «Об установлении предельного размера расчётов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке»

Погашение дебиторской и кредиторской задолженности, возникшей у организации может осуществляться либо непосредственно получением и выдачей наличных денежных средств из кассы организации, либо через подотчетных лиц

Наличные расчёты между юридическими лицами могут осуществляться только в пределах суммы установленной ЦБ РФ. В настоящее время согласно Указанию ЦБ РФ от 20.06.2007 №1843-У установлен предельный размер расчётов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 тысяч рублей.

Безналичные расчеты регулируются Положением ЦБ РФ от 03.10.2002г № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» и могут осуществляться платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, по инкассо.

При расчетах денежными средствами первичными документами, подтверждающими произведенные расчеты с поставщиками и подрядчиками, являются платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, кассовые чеки.

Оплата материалов (продукции, работ, услуг) денежными средствами в соответствии с условиями договора может производиться либо после получения и принятия на учет материалов (работ, услуг) – последующая оплата, либо до поступления материалов (работ, услуг) – предварительная оплата.

Учет выданных авансов осуществляется обособленно.

Суммы выданных авансов перечисляются по платёжному поручению с расчетного и других счетов в банках.

При расчетах за поставленные товары (работы, услуги) товарными векселями бухгалтерский учет ведут в соответствии с порядком, установленным приказом МФ РФ от 31 октября 1994 г. № 142 «О порядке отражения в бухгалтерском учете и отчетности операций с векселями, применяемыми при расчетах организациями за поставку товаров, выполненные работы, оказанные услуги» (с учетом изменений и дополнений).

Организация, выдавшая товарный вексель (векселедатель), учет задолженности по нему ведет на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет 60-3 «Векселя выданные».

Векселедатель сумму, указанную в товарном векселе, относит на уменьшение задолженности перед поставщиком за полученные товары (работы, услуги) и одновременно отражает ее как кредиторскую задолженность перед поставщиком по выданному ему векселю.

Суммы процентов по векселю, а также суммы разниц между номинальной стоимостью векселя и фактической задолженностью за приобретенные материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги (дисконт) отражаются в учете в составе затрат на их приобретение.

На счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет 60-3 «Векселя выданные» задолженность, обеспеченная векселем, числится до момента ее погашения.

Погашение задолженности поставщикам и подрядчикам может производиться путем зачета взаимных требований.

Порядок проведения взаимозачетов устанавливается статьями 410, 411 ГК РФ.

Зачет взаимных требований между двумя организациями производится при условии наличия двух самостоятельных договоров, в которых определены объект сделки, различные суммы обязательств, условия их погашения. Обязательства одного участника договора прекращаются полностью или частично зачетом встречного однородного требования (взаимозачетом) другого участника договора, срок исполнения которого наступил либо срок которого не указан или определен моментом востребования. Если у обязательств, по которым производится взаимозачет, установлены разные сроки исполнения, зачет может производиться по наступлении наиболее позднего из этих сроков.

Зачет взаимных требований может быть проведен либо по соглашению обеих сторон, либо по заявлению одной из них.

Для зачета задолженности между двумя организациями достаточно заявления одной стороны договора, которое предъявляется руководителю организации, являющейся второй стороной договора. Данное заявление является основанием для заключения дополнительного соглашения о зачете взаимных требований к основным договорам.

Заявление одной из сторон договора о зачете взаимных требований может быть сделано лишь после сверки взаимных задолженностей и составления акта сверки расчетов. Акт сверки расчетов составляется на основе документов, подтверждающих факт совершения сделок в соответствии с основным договором обеих организаций в произвольной форме, с указанием всех реквизитов, необходимых для проведения взаимозачетов.

Кроме акта для документирования взаимозачетных операций, необходимы накладные на отгрузку продукции; приходные ордера на получение продукции, товаров; акты о приемке выполненных работ и услуг, счета-фактуры и т.п. Все первичные документы при исполнении обязательств по договорам поставки взаимозачетом оформляются в общеустановленном порядке. По факту погашения задолженностей путем зачета взаимных требований составляется акт взаимозачета.

При расчетах с иностранными поставщиками за приобретенные импортные материалы (работы, услуги) в случае несовпадения моментов возникновения и погашения кредиторской задолженности по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» образуется курсовая разница. Курсовые разницы включают в состав прочих доходов и расходов.

Корреспонденция счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками приведена в таблице.

Корреспонденция счетов по учету расчетов с поставщиками и подрядчиками