Совершенствование бухгалтерского учета расчетов с поставщиками и подрядчиками
Организация бухгалтерского учета в предприятии МУСП «Россия» ведется в соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996г. №129, положениями по бухгалтерскому учету и отчетности в РФ и другим нормативно - инструктивным документам с учетом последующих дополнений и изменений в них, но в ходе анализа, сложившейся постановке учета нами были выявлены следующие недостатки:
1. В документальном оформлении первичного учета накладной №3641 от 03.03.2009 отсутствует печать предприятия. Данную накладную можно считать недействительной. Также в накладной частично отсутствуют реквизиты;
2. Согласно учетной политике МУСП «Россия» срок проведения инвентаризации статей баланса 1 раз в квартал, на наш взгляд этого недостаточно;
3. Допускаются ошибки при вводе данных с приходного ордера в компьютерную базу;
4. Совместное и хранение документов (счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ) полученных от поставщиков вместе с теми, которые выдает бухгалтерская служба по мере реализации продукции, товаров, услуг;
5. В предприятии отсутствует график документооборота и журнала регистрации счетов-фактур;
6. Нарушение порядка хранения документов
7. Отсутствие должностной инструкции главного бухгалтера
В связи с вышеуказанными выявленными недостатками, нами предлагаются пути их устранения:
1. Каждый документ должен быть подтвержден печатью и заполнятся в полном объеме, иначе теряет силу. Поэтому необходимо усилить контроль за заполнение документов;
2. Инвентаризацию кредиторской и дебиторской задолженности проводить ежемесячно, для усиления контроля и принятия, своевременных мер по ее погашению;
3. Устранить недостатки в отражении хозяйственных операции на счетах бухгалтерского учета путем своевременной сверки оборотно-сальдовых ведомостей с карточками складского и фактического наличия;
4. Хранить документы, полученные от поставщиков отдельно от документов, которые выдает бухгалтерская служба. Это значительно сократит время поиска необходимого документа;
5. График документооборота способствует улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. Нами был разработан график документооборота (см.приложение 7)
6. По устранению недостатка порядка хранения документов, нами была разработана таблица (см табл.3.3.1)
7. Разработать должностную инструкцию главного бухгалтера и следовать ее
Порядок хранения первичных документов и учетных регистров заключается в том, что первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив.
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах, чего мы не увидели на предприятии МУСП «Россия»
Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации (табл. 3.3.1)
Таблица 3.3.1
Сроки хранения учетных документов
| Вид документов | Срок хранения | Примечание | |
| 1. Организационные основы управления | |||
| Устав организации | 5 лет | После замены новыми | |
| Штатные расписания | 5 лет | После замены новыми | |
| Должностные инструкции | 5 лет | ||
| 2. Правовое обеспечение управления | |||
| Судебно-арбитражные дела (исковые заявления, доверенности, претензии, акты и др.) | 5 лет | После вынесения решения | |
| Переписка претензионная о поставках | 5 лет | По экспорту и импорту – 10 лет | |
| 3. Бухгалтерский учет и отчетность | |||
| Бухгалтерские отчеты и балансы, пояснительные записки к ним 1. Годовые 2. Квартальные | 10 лет 5 лет | ||
| Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, объяснительные записки к ним | 10 лет | ||
| Первичные документы и приложения к ним | 5 лет | При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения | |
| Лицевые счета рабочих и служащих | 75 лет | ||
| Расчетные (расчетно-платежные) ведомости | 5 лет | При отсутствии лицевых счетов – 75 лет | |
| Инвентарные карточки и книги учета основных средств | 5 лет | После ликвидации основного средства | |
| Учетные регистры (Главная книга, журналы, ордера и др.) | 5 лет | При условии завершения ревизий. В случае возник-новения споров, разног-ласий, следственных и судебных дел сохраня-ются до вынесения решения | |
| Сведения об учете фондов, лимитов, заработной платы и контроле за их распределением, об удержании из заработной платы и др. | 5 лет | ||
продолжение таблицы 3.3.1
| Исполнительные листы | 5 лет | ||
| Акты проверки кассы | 5 лет | При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел сохраняются до вынесения окончательного решения | |
| Договоры о материальной ответственности | 5 лет | После увольнения материально-ответственного лица | |
| Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и другие) | 5 лет | После истечения срока действия договора, при условии завершения ревизии | |
| Образцы подписей материально ответственных лиц | До минования надобности | ||
| 4. Организация использования трудовых ресурсов | |||
| Коллективные договоры | 10 лет | ||
| Расчеты по установлению и премированию | 5 лет | ||
| Документы о премировании | 5 лет | ||
| Документы об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой и обувью, предохранительными приспособлениями, специальным питанием | 5 лет |
Для целей налогообложения в соответствии с п. 1 ст.8 гл. 23 Налогового кодекса РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций – также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.
Так как предприятие не использует вексельную форму расчетов, то ее можно рекомендовать, чтобы снизить объемы как кредиторской, так и дебиторской задолженности. Кроме того, это позволит ускорить оборот ресурсов предприятия.
Для этого к счету 60 «расчеты с поставщиками и подрядчиками» необходимо открыть субсчет 60-3 векселя выданные. В этом случае должны быть сделаны следующие корреспонденции счетов (см табл. 3.3.2)
Таблица 3.3.2
Корреспонденции счетов учета расчетов с поставщиками и подрядчиками по векселю выданному
| № | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | |
| дебет | кредит | ||
| Поступили МПЗ от поставщика | 10-3 | 60-2 | |
| В счет оплаты выдан вексель | 60-2 | 60-3 | |
| Сумма % по векселю | 91-2 | 60-3 | |
| Погашена задолженность по векселю | 60-3 |
Выявленные нарушения в бухгалтерском учете расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также пути их устранения покажем в таблице:
Таблица 3.3.3
Содержание выявленных нарушений учета расчетов с поставщиками и подрядчиками в МУСП «Россия»
| Содержание нарушений | Пути их устранения |
| 1. В документальном оформлении первичного учета накладной №3641 от 03.03.2009 отсутствует печать предприятия. Данную накладную можно считать недействительной. Также в накладной частично отсутствуют реквизиты | Каждый документ должен быть подтвержден печатью и заполнятся в полном объеме, иначе теряет силу. Поэтому необходимо усилить контроль за заполнение документов |
| 2. Согласно учетной политике МУСП «Россия» срок проведения инвентаризации статей баланса 1 раз в квартал, на наш взгляд этого недостаточно | Инвентаризацию кредиторской и дебиторской задолженности проводить ежемесячно, для усиления контроля и принятия, своевременных мер по ее погашению |
продолжение таблицы 3.3.3
| 3. Происходили ошибки при вводе данных с приходного ордера в компьютерную базу | Устранить недостатки в отражении хозяйственных операции на счетах бухгалтерского учета путем своевременной сверки оборотно-сальдовых ведомостей с карточками складского и фактического наличия |
| 4. Совместное и хранение документов (счета-фактуры, накладные, акты выполненных работ) полученных от поставщиков вместе с теми, которые выдает бухгалтерская служба по мере реализации продукции, товаров, услуг | Хранить документы, полученные от поставщиков отдельно от документов, которые выдает бухгалтерская служба. Это значительно сократит время поиска необходимого документа |
| 5. В предприятии отсутствует график документооборота и журнала регистрации счетов-фактур | График документооборота способствует улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. Разработанный график документооборота представлен в приложении |
| 6.Нарушение порядка хранения документов | По устранению недостатка порядка хранения документов, нами была разработана таблица (см.табл.3.3.1) |
| 7. Отсутствие должностной инструкции главного бухгалтера | Разработать должностную инструкцию главного бухгалтера |
Таким образом, предприятие МУСП «Россия», обратив внимание на выявленные недостатки в учете и применив предлагаемые рекомендации к их устранению и внедрению, улучшит учет расчетов с поставщиками и подрядчиками, а также организацию бухгалтерского учета в целом.