Бухгалтерский учет валютных средств в кассе коммерческих организаций
Организации, осуществляющие внешнеэкономическую деятельность, могут вести расчеты наличными денежными средствами в рублях и иностранной валюте.
При организации кассовых операций в иностранной валюте, их документальном оформлении руководствуются Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным Советом директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (в редакции от 26.02.1996 г.).
Валютные средства в кассу организации могут поступать с валютного счета на осуществление расчетов с подотчетными лицами по загранкомандировкам. В банк подается платежное поручение на покупку валюты с указанием назначения платежа: «Командировочные расходы» и заявка. Заявка оформляется на основе приказа (распоряжения) о норме суточных командированному лицу и приказа о командировании сотрудника за рубеж в служебных целях, с указанием предполагаемой даты выезда, даты возвращения или планируемого срока командировки и страны командирования.
Поступление наличных денег в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1). Выдача наличных валютных средств из кассы производится по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2). Основным документом, в котором отражаются все поступления и выдача наличных денег организации, в течение отчетного года является Кассовая книга (форма № КО-4). Поступление и расход валютных средств отражаются в Кассовой книге в иностранной валюте с указанием рублевого эквивалента по курсу на дату совершения операций. Кассовая книга является регистром аналитического учета. Остаток на конец дня, как и на начало, следует определять по видам валют.
Бухгалтерский учет наличия и движения валютных средств осуществляется в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденным Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 г. № 94н (в редакции от 18.09.2006 г.) на счете 50 «Касса». Открытие к счету 50 «Касса» соответствующих субсчетов для обособленного учета движения наличной иностранной валюты осуществляется в зависимости от вида используемых валютных средств. В рабочем плане, определенном учетной политикой, могут быть дополнительно предусмотрены субсчета и субконто, (например, счет 50 субсчет 4 «Касса в иностранной валюте», субконто 1 «Касса в долларах США»). Сальдо этих субсчетов показывает наличие в кассе остатка валютных средств. По дебету отражается поступление иностранной валюты в кассу, по кредиту — ее выплата или возврат в уполномоченный банк.
В соответствии с п. 1 ст. 8 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте РФ — в рублях. В связи с этим для отражения в бухгалтерском учете кассовых операций в иностранной валюте осуществляется пересчет иностранной валюты в рубли по курсу ЦБ РФ на дату совершения операции.
Поступление валютных средств в кассу может осуществляться с текущего валютного счета при наличии их остатка после обязательной продажи валютной выручки либо со специального транзитного счета, на который зачисляется приобретенная валюта уполномоченным банком.
При поступлении валютных средств в кассу организации с валютного счета составляется запись по соответствующему субсчету к счету 50 «Касса» (например, в качестве иностранной валюты организацией используются доллары США): дебет 50/41 «Касса в долларах США», кредит 52 «Валютные счета».
Для целей бухгалтерского учета по поступившим в кассу валютным средствам, в соответствии с п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте» ПБУ 3/2006, утвержденным приказом Минфина РФ от 27.11.2006 г. № 154н, осуществляется пересчет их стоимости в рубли по курсу ЦБ РФ для этой иностранной валюты по отношению к рублю, действующему на дату совершения операции. Датой совершения кассовых операций с иностранной валютой считается дата оприходования денежных знаков в кассу или выдачи денежных знаков из кассы организации.
Выдача валютных средств из кассы подотчетному лицу на расходы по загранкомандировкам учитывается с применением счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
На сумму выданного аванса в иностранной валюте составляется запись:
Дебет 71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте»
Кредит 50/41 «Касса в долларах США».
Пример. В соответствии с приказом руководителя предусмотрена командировка подотчетного лица Павлова И. Л. в Нью-Йорк сроком на 3 дня.
Для осуществления расходов по загранкомандировкам организацией денежные и валютные средства получены в банке и выданы подотчетному лицу Павлову И. Л. — 4000 руб. и 350 долл. США.
Денежные знаки в иностранной валюте пересчитывают в рубли по курсу ЦБ РФ на дату поступления (условно курс доллара США — 23,5 руб. за 1 долл.). В учете составляются записи:
• на сумму, полученную на командировочные расходы с расчетного счета в рублях:
Дебет 50/1 «Касса организации» Кредит 51 «Расчетные счета» 4000 руб.;
• на сумму, полученную на командировочные расходы с валютного счета в долларах США:
Дебет 50/41 «Касса в долларах США» Кредит 52 «Валютные счета» 8225 руб. (350 долл. х 23,5 руб.).
При отражении в бухгалтерском учете выдачи валютных средств на командировочные расходы аналитический учет ведется к счету 50 «Касса» по видам валют и счету 71/2 «Расчеты с подотчетными лицами в иностранной валюте» в разрезе подотчетных лиц и по видам валют. В учете составляются записи:
• на выдачу в подотчет денежных средств в рублях: Дебет 71/1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях» Кредит 50/1 «Касса организации» 4000 руб.;
• на выдачу в подотчет валютных средств, в долларах США: Дебет 71/21 «Расчеты с подотчетными лицами в долларах США»
Кредит 50/41 «Касса в долларах США» 8225 руб. (350 долл. х 23,5 руб.).
Согласно ПБУ 3/2006 пересчет стоимости денежных знаков в кассе организации может производиться по мере изменения курсов иностранных валют, котируемых ЦБ РФ. Таким образом, во избежание возникновения курсовых разниц по остаткам валютных средств выдачу в подотчет иностранной валюты, приобретенной на командировочные расходы, целесообразно осуществлять в день ее поступления в кассу с валютного счета.
Выдача валютных средств на командировочные расходы носит строго целевой характер. Использование средств в иностранной валюте, выданных в целях оплаты компенсационных выплат и других расходов загранкомандировки, на осуществление платежей по внешнеторговым сделкам или выплату заработной платы работникам нерезидентом запрещено.
По условию примера подотчетным лицом представлен авансовый отчет, согласно которому расход Павлова И. Л. составил 4000 руб. и 300 долл. США (курс доллара, установленный ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета, составил 23,6 руб.). Остаток неиспользованных валютных средств Павловым И. Л. сдан в кассу организации.
В бухгалтерском учете на основе авансового отчета составляются записи:
• сумма расходов по загранкомандировкам в рублях:
Дебет 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»
Кредит 71/1 «Расчеты с подотчетными лицами в рублях» 4000 руб.;
• сумма расходов по загранкомандировке Павлова И. Л. в долларах США:
Дебет 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»
Кредит 71/21 «Расчеты с подотчетными лицами в долларах США»
7080 руб. (300 долл. х 23,6 руб.);
• возврат в кассу остатка подотчетной суммы Павловым И. Л., выданной на загранкомандировку:
Дебет 50/41 «Касса в долларах США»
Кредит 71/21 «Расчеты с подотчетными лицами в долларах США»
1180 руб. (50 долл. х 23,6 руб.).
В результате изменения курса валют на дату выдачи из кассы валютного аванса подотчетным лицам и дату утверждения авансового отчета по загранкомандировкам возникает курсовая разница. ПБУ 3/2006 предусмотрено зачисление курсовых разниц на финансовые результаты организации как прочих доходов или прочих расходов.
В бухгалтерском учете курсовая разница, возникшая по расчетам с Павловым И. Л. в результате изменения курса доллара, является положительной и отражается в составе прочих доходов:
Дебет 71/21 «Расчеты с подотчетными лицами в долларах США»
Кредит 91/1 «Прочие доходы» 35 руб. (350 долл. х 23,6 - 23,5)).
Обязательным моментом при составлении бухгалтерской отчетности в соответствии с п. 7 ПБУ 3/2006 является пересчет стоимости денежных знаков, выраженных в иностранной валюте, в рубли на отчетную дату ее составления в кассе организации.
Пересчет осуществляется по каждой валюте. Для организации аналитического учета кассовых операций и осуществления пересчета остатка по видам валют целесообразно открывать карточки аналитического учета кассовых операций. При автоматизированной форме учета аналитические карточки по видам валют могут быть представлены в виде таблиц «Анализ счета», в которых отражаются операции по движению валютных средств и их остатки на начало и конец месяца. Возникшая курсовая разница «корректирует» рублевый эквивалент остатка валютных средств в кассе организации.
Предположим, что на дату составления отчетности курс ЦБ РФ составил 23,8 руб. за 1 долл. США. Остаток долларов на конец месяца, по данным аналитического учета, составил 50 долл., их рублевый эквивалент — 1180 руб.
В результате пересчета остатка валютных средств по курсу ЦБ РФ рублевый эквивалент составил 1190 руб. (50 долл. х 23,8). При пересчете иностранной валюты возникает курсовая разница.
Карточка аналитического учета к счету 50/4 «Касса в долларах США» за __________200 г.
| Дата | Номер доку-мента | Содержание операции | Курс на дату совершения операции, руб. | Обороты | |||||
| Дебет | Кредит | ||||||||
| корреспон-дирующий счет | валю-та | рублевый эквивалент | Корреспон-дирующий счет | валюта | рублевый эквива-лент | ||||
| Сальдо на начало месяца | — | — | |||||||
| Поступило с валютного счета | 23,5 | ||||||||
| Выдано под отчет | 23,5 | 71/21 | |||||||
| Поступил остаток подотчетных сумм | 23,6 | 71/21 | |||||||
| Обороты за месяц | |||||||||
| Сальдо на конец месяца |
По данным примера, возникла положительная курсовая разница, которая включается в состав прочих доходов:
Дебет 50/4 «Касса в долларах США»
Кредит 91/1 «Прочие доходы» 10 руб. (1590 - 1580).
Курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете отдельно от других видов доходов и расходов организации, в том числе финансовых результатов от операций с иностранной валютой.
При составлении бухгалтерской отчетности по курсовым разницам раскрывается информация: по их величине, отнесенной на счета учета финансового результата организации; по величине, отнесенной на другие счета бухгалтерского учета; курс ЦБ РФ, действовавший на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности.