Вопрос 3. Понятие о бухгалтерских документах, их юридическое значение. Правила заполнения бухгалтерских документов

Как вам теперь известно, любое предприятие, независимо от вида его деятельности и формы собственности, ведет бухгалтерский учет. Единственным основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете являются первичные учетные документы – письменные акты, фиксирующие совершенные хозяйственные операции в соответствии с требованиями нормативных актов. При помощи первичных учетных документов впервые регистрируется данная хозяйственная операция. Таким образом, формируя понятие документов, можно сказать, что документы представляют собой письменное подтверждение действительно осуществленной хозяйственной операции и право на ее совершение.

Способ оформления хозяйственных операций документами носит название документации. Документация используется для управления предприятиями, учреждениями и организациями. Указания о совершении хозяйственных действий выдаются в форме соответствующих документов – приказов, распоряжений (например, об отпуске материалов, о выдаче денежных средств и т.п.). для работников, исполняющих эти приказы и распоряжения, такие документы служат обоснованием совершенных ими хозяйственных операций.

Очень важную роль документы играют в деле обеспечения сохранности материальных ценностей и денежных средств. Строгое соблюдение правил приемки и отпуска материальных ценностей, а также своевременное оприходование и выдача денежных средств на основе своевременно и надлежаще оформленных бухгалтерских документов предотвращает возможность злоупотреблений по незаконному расходованию этих ценностей со стороны материально-ответственных и должностных лиц. Отражение в учете хозяйственных операций исключительно на основе документальных данных позволяет на любой момент времени иметь достоверные сведения о наличии тех или иных средств у каждого материально-ответственного лица в отдельности, а также в целом у того или иного предприятия. Кроме этого, документы имеют важное правовое значение. Являясь письменным подтверждением действительно осуществленной хозяйственной операции и обоснованием записей в бухгалтерском учете, документы в процессе процессуальной деятельности приобретают доказательственную силу и используются в качестве письменных доказательств при рассмотрении дел на предварительном следствии и судебном разбирательстве. В Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (от 06.07.99г. №43Н), Положении по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» сформулированы и определены общие требования по заполнению бухгалтерских документов и составлению бухгалтерской отчетности. Исходя из данных нормативных актов, можно вывести три основных правила заполнения бухгалтерских документов.

Правило 1. Бухгалтерские документы составляются на типовых, стандартных бланках, установленных для каждого вида хозяйственной операции в отдельности.

Правило 2. Записи в документах необходимо производить чернилами, на пишущей машинке либо через принтер. Текст и цифры должны быть написаны таким образом, чтобы легко читались и удобно обрабатывались, а также так, чтобы они не вызывали сомнений в достоверности документа. Все незаполненные графы в документе должны быть прочеркнуты, чтобы в них не могли быть вписаны какие-либо добавочные сведения после составления документа. В денежных документах суммы прихода и расхода должны писаться прописью.

Правило 3. Документы должны быть заполнены правильно и в полном объеме в соответствии с требованиями, без помарок, подчисток и неоговоренных исправлений.

Документы имеют обязательные и необязательные реквизиты. Реквизиты – это установленная нормативными актами совокупность элементов, обеспечивающих необходимую информацию. Согласно ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные документы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

1) наименование и номер документа;

2) наименование и адрес предприятия, где был составлен документ;

3) содержание хозяйственной операции и ее показатели в натуральных единицах измерения и денежном выражении;

4) указание сторон, участников осуществления хозяйственных операций;

5) указание должностных лиц, несущих ответственность за совершение хозяйственных операций;

6) дата совершения хозяйственных операций;

7) личные подписи лиц, ответственных за хозяйственную операцию.

К числу необязательных реквизитов относятся все другие сведения, которые сочтет нужным внести в документ то предприятие, которое составляет данный документ. К ним относятся: код, шифр, штамп, печать. В основном, необязательные реквизиты присутствуют в документах, обращающихся внутри предприятия.