Тема: Основные элементы учетно-аналитической системы. Система бухгалтерского учета и бухгалтерских записей.

1.1 Основные элементы учетно-аналитической системы.

1.2 Система финансового учета и бухгалтерских записей. Основные учетные регистры, используемые в финансовом учете. Предварительный баланс.

1.3 Классификация счетов бухгалтерского учета.

Основные элементы учетно-аналитической системы.

Учетно-аналитическая система является важной органической частью процесса управления предприятием.Она включает всебя следующие основные элементы:

• специальную методику (технологию) системных записей, объективно отражающих свершившиеся факты хозяйственной жизни предприятия;

• вычислительную технику (компьютеры, калькуляторы и т.п.);

• персонал, осуществляющий ведение бухгалтерских записей, обеспечивающий непосредственное формирование учетно-аналитической информации и ответственный за составление отчетности.

В наиболее общем виде процесс отражения в учете хозяйственных операций рассматривается как совокупность следующих взаимосвязанных последовательных стадий:

1. Формирование первичной аналитической бухгалтерской информации путем документирования хозяйственных операций предприятия и путем составления первичных исходных бухгалтерских документов и записей.

2. Формирование по специальной методике на отдельных бухгалтерских счетах сгруппированной учетной информации и отражение ее в особых регистрах сводного синтетического учета путем классификации первичной бухгалтерской информации.

3. Обобщение сгруппированной информации и формирование на ее основе по специальной методике отчетной информации, которая отражается в особых формах финансовой и управленческой отчетности. Составление отчетности является завершающим этапом учетного процесса. Основным требованием, предъявляемым за рубежом к отчетности предприятий, является достоверное, объективное и всестороннее отражение состояния дел на предприятии.

Отчетность зарубежных предприятий нацелена на максимальную полезность содержащейся в ней информации для принятия и обоснования управленческих решений, а также для осуществления эффективного контроля за хозяйственной деятельностью предприятия и для проведения анализа результатов его работы за определенный отчетный период.

Большое значение в обеспечении достоверности учетной и отчетной информации имеет внутренний и внешний контроль (аудит). Как правило, на зарубежных предприятиях существуют специально разработанные системы внутреннего контроля, которые имеют своей целью предупреждать как случаи неумышленных ошибок, так и случаи злоупотреблений со стороны работников. Обычно эти системы затрагивают, помимо бухгалтерского персонала, также работников других подразделений, имеющих отношение к денежным средствам, товарно-материальным ценностям и иным видам имущества предприятия.

Основными элементами практически любой системы внутреннего контроля на зарубежном предприятии являются: четкое разграничение ответственности между отдельными работниками за ведение бухгалтерских записей и за непосредственное распоряжение денежными средствами и иными товарно-материальными ценностями; детальное внутрифирменное планирование и составление подробных смет расходов (бюджетов); соответствие квалификации работника занимаемой им должности; частое перемещение работников с одного участка на другой; применение единой системы нумерации всех документов, используемых в учетном процессе.

Как правило, система внутреннего контроля предприятия призвана обеспечить достоверность первичной, сгруппированной и отчетной учетной информации, аудит призван подтверждать достоверность ответной информации предприятия. В зарубежных странах широко применяется практика аудирования финансовых отчетов специальными независимыми сторонними высококвалифицированными специалистами или фирмами. Не будучи ответственным за непосредственную достоверность содержащейся в финансовой отчетности информации, независимый аудитор обязан, тем не менее, отразить в своем заключении степень достоверности отчетной информации данного предприятия.

Характерными особенностями и одновременно критериями той информации, которая подлежит отражению в бухгалтерском учете на зарубежном предприятии, являются следующие:

• завершенность хозяйственной операции;

• немедленное влияние свершившейся хозяйственной операции или события хозяйственной жизни ни изменение величины имущества предприятия, на размер его финансовых ресурсов и финансовых обязательств, а также на величину его собственного капитала;

• возможности стоимостной оценки и денежного измерения влияния последствий свершившейся хозяйственной операции или факта хозяйственной жизни на имущество, ресурсы, обязательства или капитал предприятия.

Информация, удовлетворяющая всем этим требованиям, должна в обязательном порядке находить отражение в бухгалтерском учете.

Примерами хозяйственных операций, в результате которых включается в работу учетно-аналитическая система любого зарубежного предприятия и начинается процесс последовательного формирования первичной, сгруппированной и отчетной информации, могут служить следующие: покупка товарно-материальных ценностей, продажа готовой продукции, поступление денежных средств на расчетный счет, начисление и выплата заработной платы, расчет величины причитающихся к уплате налогов и их перечисление в бюджет и т.п.

На предприятиях нередко случаются значительные события, которые, однако, не являются до определенного момента основанием для отражения связанных с ними последствий в информационной системе бухгалтерского учета. Это происходит в тех случаях, когда данные события не удовлетворяют всем отмеченным выше критериям, например, найденное инженерно-конструкторской службой предприятия удачное техническое решение, которое способно существенным образом улучшить качество выпускаемой продукции и снизить ее себестоимость, или внезапная смерть одного из собственников предприятия. Эти и им подобные факты являются важными событиями для данного предприятия, однако их влияние на имущество, на финансовые ресурсы и обязательства, на величину собственного капитала предприятия произойдет не сразу, а лишь по истечении определенного промежутка времени. Кроме того, до определенного момента не представляется возможным произвести объективную стоимостную оценку влияния их последствий на финансовое состояние данного предприятия. Следовательно, несмотря на всю значимость событий подобного рода, они не являются объектами учета и не находят в нем своего отражения.

Система финансового учета и бухгалтерских записей. Основные учетные регистры, используемые в финансовом учете. Предварительный баланс.

Система финансового учёта базируется на огромном числе исходных данных. Записи бухгалтерского учёта могут формироваться из следующих компонентов:

- счета-фактуры, кредитовые авизо и отчёты;

- книги внесения платежей, банковские отчёты (балансы) и т.д.;

- контракты;

- платёжные ведомости;

- документы по учету запасов и т.д.

Систему финансового учёта можно изобразить в виде следующей схемы (рис.4):

Рис.4 Схема системы финансового учёта.

В системе записей финансового учёта используются различные книги бухгалтерского учёта.

Кассовые книги.

Кассовая книга ¾ это книга первоначальных записей движения денежных средств. Это означает, что запись о какой-либо хозяйственной операции первоначально поступает в систему бухгалтерского учёта в виде данных, которые заносятся в кассовую книгу. Кассовая книга обычно используется как для записи сделок за наличные, так и для сделок через банк, а также для скидок за наличный расчёт, предоставленных заказчикам и полученных от поставщиков. Многие кассовые книги ведутся с анализом, что означает (в дополнение к записям денежных поступлений и затрат) заранее заданное разбиение доходов и расходов, т.е. анализ налога на добавленную стоимость, закупок сырья, расходов на автотранспорт, канцелярские принадлежности, телефон, свет, отопление и т.д.

Можно также вести малую кассовую книгу ¾ для записи различных небольших платежей, например, почтовых расходов, расходов на чистящие средства, проездных расходов и т.д.

Книги (журналы) учёта хозяйственных операций.

Книги (журналы) текущего учёта хозяйственных операций являются книгами первоначальных записей и обычно ведутся для записи кредитных хозяйственных операций.

Например:

· книга текущих (ежедневных) продаж, в которой записываются продажи в кредит;

· книга текущих (ежедневных) покупок, в которую записываются покупки в кредит, например, сырьё;

· книга текущих возвратов проданных товаров;

· книга текущих возвратов покупок.

Бухгалтерские учётные регистры.

К учётным регистрам относятся многочисленные и различные финансовые отчёты, которые используются для хранения и накопления информации финансового учёта. Существуют следующие типы учётных регистров:

· Главная бухгалтерская книга ¾ в ней ведутся счета, используемые для подготовки счёта продаж и прибылей и убытков, а также балансового отчёта, например, акционерный капитал, здания, оборудование, приспособления, покупки, продажи, расходы на транспорт и т.д.;

· Учётный регистр продаж – в котором для каждого заказчика в кредит (дебитора) ведутся отдельные записи с указанием суммы долга данному предприятию;

· Учётный регистр покупок – в нём ведутся записи сумм, которые предприятие должно каждому из поставщиков (кредиторам).

Указанные регистры можно разбить в свою очередь ещё на ряд регистров.

Журналы.

В Великобритании можно использовать журналы для записи исправлений (корректировки ошибок). Однако многие предприятия не ведут таких журналов.

Система ведения двойных записей.

Двойственный эффект любой хозяйственной операции реализуется с помощью системы бухгалтерского учёта по методу двойных записей. Каждый отдельный счёт используется для накопления и хранения бухгалтерской информации, необходимой для составления итоговых финансовых отчётов. В Великобритании система двойных записей действует следующим образом: левая сторона финансового отчёта используется как дебет, а правая как кредит. В системе двойных записей, применяемой в США, дебет выводится справа, а кредит слева.