Учет движения наличных денежных средств

Касса организации предназначена для хранения и выдачи наличных денег и денежных документов (почтовых марок, вексельных марок, облигаций и др.).

Порядок хранения, расхода и учета денежных средств в кассе установлен Инструкцией ЦБ РФ от 4 октября 1993 года N 18 "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации" и Приказом ЦБ РФ от 5 января 1998 года N 14-П "Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации".

Регулирование порядка хранения, поступления и выдачи наличных денег из кассы предотвращает нерациональное и незаконное их расходование. С этой же целью устанавливается лимит хранения денег в кассе.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается банком ежегодно по согласованию с хозяйствующим субъектом, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты. Для установления лимита организация представляет в обслуживающий банк расчет по форме "Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных средств из выручки, поступающей в его кассу".

Если организация не обращается в обслуживающий банк за установлением ему лимита остатка кассы, лимит остатка ее кассы считается нулевым и она обязана ежедневно сдавать в банк всю денежную наличность. При необходимости лимит остатка денежных средств в кассе может быть пересмотрен.

Организации розничной торговли, общественного питания, бытового обслуживания имеют постоянную денежную выручку. Поэтому им разрешается без ограничения нормы расходовать выручку на оплату труда, закупку продукции, товаров у населения, если эти направления соответствуют их уставной деятельности. Однако они не должны задерживать денежную наличность в кассе до наступления срока выплаты, например, заработной платы.

Всю денежную наличность сверх установленных лимитов необходимо сдавать в банк и зачислять на счета, предназначенные для учета денежных средств.

Денежную наличность хозяйствующие субъекты могут сдать в кассы учреждений банка (дневные и вечерние), инкассаторам, в объединенные кассы в организациях, в отделения связи.

Превышение лимита денежной наличности разрешается в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы, премий, пособий по социальному страхованию.

Наличные денежные средства в кассу могут поступать в оплату счетов за проданную продукцию: от подотчетных лиц (возврат неиспользованного аванса); из банка (для выдачи ссуд работникам на индивидуальное жилищное строительство и др.); от родителей за содержание детей в детских учреждениях.

Указанные поступления имеют небольшой удельный вес в общем кассовом обороте средств. Основная масса наличных денежных средств поступает в кассу с расчетного или специальных счетов и направляется на следующие цели: на выдачу заработной платы, премий и пособий работникам, командировочные и хозяйственные расходы и т.д.

В соответствии с действующими нормативными документами осуществление кассовых операций возложено на кассира, несущего материальную ответственность за сохранность доверенных ему средств. Кассир как материально ответственное лицо обязан выполнять действующее положение по производству кассовых операций. Ему запрещается разрешать доступ в помещение кассы лицам, не связанным с ее работой. По окончании рабочего дня все ценности должны быть убраны в сейф, а последние - опечатаны сургучной печатью.

В субъектах малого предпринимательства с небольшой численностью работающих и незначительными оборотами наличных денежных средств кассовые операции разрешено вести главному бухгалтеру или другому работнику при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя организации, главного бухгалтера и кассира.

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденными Госкомстатом РФ по согласованию с ЦБ РФ и МФ РФ.

Поступление денег в кассу оформляется приходным кассовым ордером (форма КО-1), в котором указывается основание получения средств, от кого и сколько получено. Лицо, внесшее деньги в кассу, получает квитанцию за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенную печатью организации.

Из кассы предприятия наличные денежные средства выдаются по расходным кассовым ордерам (форма КО-2), по доверенности. Деньги из кассы могут выдаваться также на основании платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов с обязательным наложением (проставлением) на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Все приходные и расходные кассовые документы до передачи их кассиру для осуществления операций по ним регистрируются бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3 или КО-3а). Этот журнал используется для контроля за полнотой и правильностью осуществления кассиром операций по кассе.

В любом приходном или расходном документе обязательно наличие записей: распорядителя кредитов, главного бухгалтера, кассира. В целях борьбы с различными нарушениями все кассовые документы после осуществления по ним операций погашаются специальным штампом "Оплачено" или "Получено" с указанием даты. В денежных документах никаких исправлений, даже оговоренных, не допускается.

Кассир организации все поступления и выдачу денег из кассы по данным документов регистрирует в кассовой книге (форма КО-4).

Хозяйствующий субъект ведет одну кассовую книгу в двух экземплярах через копировальную бумагу. Книга прошнуровывается и опечатывается сургучной печатью, страницы нумеруются. На последней странице делается запись руководителя бухгалтерии о количестве листов в кассовой книге. Подпись главного бухгалтера скрепляется печатью.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром по каждому приходному и расходному документу по мере совершения операций. Подчистки и неоговоренные исправления в этом регистре не допускаются. В конце рабочего дня в книге выводится остаток денег. Второй экземпляр листа кассовой книги (отчет кассира) вместе с подобранными документами под расписку в кассовой книге передается в бухгалтерию. Бухгалтер по завершении сверки документов с отчетом кассира после каждой хозяйственной операции указывает корреспонденцию счетов.

Кассовая книга Касса за 31 декабря 200__г.

N	От кого	N	Приход	Расход
документа	получено или кому выдано	кор.сч.	руб.	коп.	руб.	коп.
	Остаток на начало дня
п/о N 150	От банка по чеку N 15200
р/о N 200	Ивановой -
	перерасход аванса
	Итого за день
	Остаток на конец дня, в том числе
	на зарплату

Кассир		(подпись)
Записи в кассовой	книге проверил и документы в количестве
	одного приходного и одного расходного принял
Бухгалтер		(подпись)

При автоматизированном учете отдельные листы кассовой книги формируются в виде двух регистров: "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира", содержание которых полностью соответствует форме кассовой книги.

Для учета движения денежных средств по кассе используется активный синтетический счет 50 "Касса", к которому могут быть открыты: субсчет 1 "Касса организации"; субсчет 2 "Операционная касса"; субсчет 3 "Денежные документы"; субсчет 4 "Касса в валюте". По дебету счета 50 "Касса" (субсчета "Касса организации", "Операционная касса") отражаются операции по поступлению денежных средств, а по кредиту - по выбытию (схема 6.2).

В кассе кроме денежной наличности могут находиться еще и различные денежные документы. К ним относятся почтовые марки, марки государственной пошлины, оплаченные авиабилеты, путевки, вексельные марки, собственные акции, выкупленные у акционеров. Для учета таких документов используется субсчет 3 "Денежные документы". Аналитический учет осуществляется по каждому отдельному виду документов. Бланки строгой отчетности принимаются на забалансовый учет. Для этого ведется забалансовый счет 006 "Бланки строгой отчетности".

Часть денежных средств предприятия может быть сдана в банк или в отделение связи для зачисления на расчетный или другой счет для их учета. В учете при отражении этой части средств для контроля за их движением используется активный синтетический счет 57 "Переводы в пути".

Все записи по дебету счета 57 осуществляются на основании специальных документов, подтверждающих сдачу денежной наличности в соответствующие учреждения: квитанций (Сбербанка, коммерческого банка, почты); копий ведомостей на сдачу денег инкассаторам и др.

Кредитовые записи производят на основании документов, которыми оформляют поступление денег на счет 51 "Расчетные счета" с приложением выписок банка.

Для формирования информации по учету кассовых операций предназначены: журнал-ордер N 1 (кредитовые обороты) и ведомость N 1 (дебетовые обороты).

Информация о движении средств по субсчету "Денежные документы" и по счету 57 "Переводы в пути" при журнально-ордерной форме учета обобщается в журнале-ордере N 3 (кредитовые обороты).

При использовании бухгалтерских программ регистры по счетам 50 "Касса" и 57 "Переводы в пути" составляются в разрезе субсчетов и кодов аналитического учета.

Не реже одного раза в месяц должна производиться проверка кассы и кассовых операций, особенность которой состоит в сплошном ее осуществлении. Проверка заключается в полном пересчете всех наличных денег, марок и других денежных бумаг. Важнейшим условием успешного проведения проверки кассы является ее внезапность. При осуществлении документальной проверки кассы вышестоящей организацией проверяется и соблюдение кассовой дисциплины. Такую проверку осуществляют также и работники аудиторских фирм.

Проверка наличных денег в кассе осуществляется в присутствии главного бухгалтера и кассира. Результаты пересчета наличных денег отражают в описи по каждой купюре. Фактическое наличие денег и денежных документов сверяют с данными учета. Результаты проверки оформляются актом. Если при проверке кассы обнаружена недостача, то она может быть списана двумя способами.

Если виноват кассир, то недостача денег в кассе возмещается за его счет. Сначала списывается недостача по кассе (кредит счета 50 "Касса", дебет счета 94 "Недостача и потери от порчи ценностей"), а затем сумма недостачи списывается на виновное лицо (дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям"). Если виновное лицо не обнаружено, сумма недостачи относится на финансовые результаты (дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей").

Излишки денег в кассе нужно оприходовать: дебет счета 50 "Касса", кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы".

Пример. По кассовой книге остаток наличных денег в кассе - 35000 руб. При проверке кассы денежная наличность составила 28 000 руб. Недостача денежных средств в кассе установлена.

Решение. Откроем счета бухгалтерского учета и отразим на них операции по недостаче денежных средств в кассе.

Д-т	сч.50	К-т		Д-т	сч.94	К-т
С - 35000
	1. 7000		1. 7000	2. 7000
Об	Об -7000		Об - 7000	Об - 7000
С - 28000

Д-т	сч.73	К-т		Д-т	сч.70	К-т
	3. 4000		3. 4000	С - 12000
2. 7000	4. 3000		4. 3000
Об - 7000	Об - 7000		Об - 7000
С - 0				С - 5000

Как видно из записей по счетам, недостача денежных средств в кассе 7000 руб. (35000 - 28000) отражается по дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" и кредиту счета 50 "Касса" (оп.1). Сумма недостачи списывается на виновное лицо (оп.2).

Недостача будет удержана из заработной платы кассира в течение двух месяцев: 4000 руб. (оп.3) и 3000 руб. (оп.4).

Вскрыть различные злоупотребления помогает проверка кассовых операций. Она проводится путем контроля (проверки) правильности, своевременности, полноты записей в регистрах по учету кассовых операций, сличения их данных с данными первичных документов. Для проверки привлекаются данные проверок других участков.

Остатки по всем счетам денежных средств в балансе отражаются общей суммой по статье "Денежные средства".

Периодически проверку соблюдения организациями правил ведения кассовых операций и условий работы с денежной наличностью осуществляют банки. Представитель банка проверяет:

- полноту оприходования денежной наличности, полученной в банке;

- целевое использование полученных в банке денежных средств;

- соблюдение лимитов хранения денежных средств в кассе;

- осуществление расчетов наличности за товары и услуги с юридическими лицами.

При обнаружении нарушений банки должны поставить в известность налоговые органы. Налоговые органы к хозяйствующим субъектам, допустившим нарушения порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяют меры финансовой ответственности. Руководители организаций, допустивших указанные нарушения, подвергаются административному штрафу.

Учет подотчетных сумм

В процессе хозяйственной деятельности возникает целый ряд расходов, оплатить которые из кассы организации не представляется возможным. В таких случаях расходы покрываются за счет подотчетных сумм. Подотчетные суммы - это денежные средства, выданные работникам из кассы на хозяйственные и командировочные расходы.

Порядок выдачи наличных денежных средств работникам организации под отчет регулируется Инструкцией ЦБ РФ от 4 октября 1993 года N 18 "Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации".

Деньги под отчет выдаются только работникам, состоящим в списочном составе организации, на определенный срок. Выдача новых авансов под отчет производится после отчета по ранее полученной сумме.

Расходование средств, выданных под отчет, осуществляется строго по назначению. Передача подотчетных сумм одним работником другому не разрешается. Подотчетные лица в установленные сроки обязаны сдать в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных средствах. Этот отчет производится по установленной форме.

К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие соответствие расходов назначению полученных сумм. Бухгалтерия осуществляет проверку сданных подотчетным лицом документов, после чего указывается сумма отчета, утвержденная руководителем.

Учет операций по движению подотчетных сумм осуществляется на активном синтетическом счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По дебету счета отражают выдачу авансов под отчет, а по кредиту - расходование подотчетных сумм. Счет может иметь два остатка. Дебетовое сальдо по счету 71 показывает остатки неиспользованного аванса, а кредитовое - перерасход.

Систематизация информации по учету расчетов с подотчетными лицами в аналитическом и синтетическом разрезе при журнально-ордерной форме учета осуществляется в журнале-ордере N 7.

Записи в журнал-ордер N 7 производятся на основании утвержденных авансовых отчетов. Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу, каждой авансовой выдаче. Суммы расходов отражаются в разрезе корреспондирующих счетов. В регистре также отражаются суммы неиспользованного аванса или перерасхода.

При использовании в учете компьютерных технологий регистром бухгалтерского учета является карточка счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". В данном регистре отражаются остатки (дебетовые или кредитовые) по счету. Записи в регистр осуществляются на основе первичных документов с указанием корреспонденции счетов.

В бухгалтерском балансе остаток по счету 71 показывается по статье "Дебиторская задолженность (платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты)".

Выдача наличных денег из кассы под отчет отражается записью по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и кредиту счета 50 "Касса".

Наличные деньги для покрытия командировочных расходов выдаются работникам организации в размере сумм, необходимых на оплату проезда, суточных за время пребывания в командировке, квартирных и др.

Министерство финансов РФ устанавливает нормы возмещения расходов, связанных с командировками работников на территории РФ.

В состав расходов по служебным командировкам включают затраты:

- по найму жилого помещения и бронированию гостиничных номеров;

- проезду к месту командировки и обратно в размере стоимости билета;

- уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров и оплате сборов за предварительную продажу билетов;

- оплате суточных за время нахождения в командировке;

- возмещению расходов на телефонные переговоры, вызванные производственной необходимостью.

Отчет по командировке работник обязан представить не позднее трех дней после возвращения из нее. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение и документы, подтверждающие достоверность произведенных расходов. Утвержденный руководителем организации отчет передается в бухгалтерию для осуществления записей в системе счетов бухгалтерского учета о расходовании денежных средств: дебет счетов 25 "Общепроизводственные расходы", 26 "Общехозяйственные расходы" и кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Неиспользованные суммы денежных средств вносятся в кассу организации: дебет счета 50 "Касса", кредит счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Сумма перерасхода возмещается. Подотчетные суммы, не возвращенные в установленные сроки, списываются со счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". При удержании этих сумм из заработной платы дебетуются счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и кредитуется счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Пример. Сотрудник отдела маркетинга организации направлен в служебную командировку в г.Брянск на 6 дней. Выдан аванс в размере 4800 руб. В установленные сроки представлен отчет с документами, подтверждающими достоверность расходов:

- расходы по найму жилого помещения - 3540 руб. (в том числе НДС 540 руб.);

- суточные за 6 дней по норме - 600 руб.;

- проездные документы - 400 руб.

Решение.

По данным утвержденного руководителем организации авансового отчета в системе счетов бухгалтерского учета должны быть сделаны следующие записи:

- на сумму расходов по найму жилого помещения

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы" - 3000 руб.

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 3000 руб.

- НДС от суммы расходов по оплате жилого помещения

Д-т сч.19 "НДС по приобретенным ценностям" - 540 руб.

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 540 руб.

- суточные по норме

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы" - 600 руб.

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 600 руб.

- стоимость проезда

Д-т сч.26 "Общехозяйственные расходы" - 400 руб.

К-т сч.71 "Расходы с подотчетными лицами" - 400 руб.

- зачет уплаченного НДС

Д-т сч.68 "Расчеты по налогам и сборам" - 540 руб.

К-т сч.19 "НДС по приобретенным ценностям" - 540 руб.

- возврат в кассу остатка неиспользованного аванса

Д-т сч.50 "Касса" - 260 руб.

К-т сч.71 "Расчеты с подотчетными лицами" - 260 руб.

Наличные деньги на хозяйственные расходы (покупка товаров, оплата горюче-смазочных материалов, работ, услуг и др.) выдаются из кассы под отчет:

- в размере 10-дневной потребности на срок до 15 рабочих дней;

- для оплаты ценностей и услуг в пределах лимита, установленного ЦБ РФ для расчетов наличными между юридическими лицами.

Лимит устанавливается на один платеж (один документ) или на день (несколько документов).

На основании документов о произведенных расходах делается запись по дебету счетов приобретенных ценностей и оплаченных услуг и кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами"