Организация аналитической работы на предприятии

Природа и сущность аналитической работы и оценки по­тенциала предприятия предполагают ряд последовательных этапов:

- определение цели и задач;

- разработка программы (плана), в которой ставится чёткая задача в отношении объектов и характера анализа (сро­ки, ответственные лица, формы, методы, техника и т. п.).

В программе (плане) определяются:

а) объект анализа (структура или процесс, технология, операция, процедура);

б) субъект анализа (кто проводит);

в) период, за который выполняется анализ;

г) оформление результатов анализа (отчёт, заключение, расчёт экономической эффективности или описательная ха­рактеристика);

д) срок проведения аналитических операций;

е) кому направляются результаты анализа и как они дол­жны быть использованы;

- установление последовательности выполнения;

- выбор и обоснование методов проведения;

- определение и подбор необходимой информации;

- проведение анализа путём изучения, обобщения исходных данных, группировки и сравнения однородных показателей; выявление связей, закономерностей, противоречий; количественной и качественной оценки отдельных показате­лей, учёта влияния разнонаправленных факторов;

- обобщение результатов анализа;

- подготовка выводов по основным направлениям анализа, их конкретизация;

- оформление отчёта (заключения) по итогам анализа.

Последовательность проведения анализа и оценки потенциала предприятия включает ряд определённых процедур. К ним относятся:

- аналитическая структуризация анализируемого объекта, цель которой получить представление о его составе, структуре, свойствах, отношениях;

- группировка и классификация элементов финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

- изучение количественных и качественных характеристик этих элементов;

- изучение видов связей между элементами;

- количественная и качественная оценка резервов;

- оценка факторов, влияющих на эффективность финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

- обобщение аналитических данных, сравнение однородных показателей, выявление связей, закономерностей, противоречий;

- установление критерия эффективности финансово-хозяйственной деятельности предприятия;

- оценка результатов анализа (расчёт социально-экономической эффективности или описательная характеристика основных результатов).

По своему характеру анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия могут затраги­вать разные элементы и иметь разные формы. Формами их проведения могут быть организационный (анализ организации, методов и способов финансово-хозяйственной деятельности предприятия), функциональный (анализ основных функций финансово-хозяйственной деятельности), технологический или процедурный анализ (анализ основных технологий или процедур финансово-хозяйственной деятельности предприятия).

По своему характеру организационный анализ системы управления может затрагивать разные её элементы. В этом смысле анализ подразделяется на анализ организации, методов и техники управления.

По формам оценки результатов организационный анализ может быть комплексным или выборочным. Организационный анализ осуществляется в процессе исследования системы управления и служит информационной базой для организа­ционного проектирования.

Организационные формы анализа хозяйственной деятельности предприятия определяются составом аппарата и техническим уров­нем управления.

На крупных промышленных предприятиях деятельностью всех экономичес-ких служб управляет главный экономист, который яв­ляется заместителем директора по экономическим вопросам. Он организует всю экономическую работу на предприятии, в том числе и по анализу хозяйственной деятельности. В непосредственном его подчинении находятся лаборатория экономики и организации произ­водства, планово-экономический отдел, отделы труда и заработной платы, бухгалтерского учёта, финансовый и т.д. В отдельное структурное подразделение может быть выделен отдел или группа экономического анализа. На средних и мелких предприятиях возглавляет аналитическую работу начальник планового отдела или главный бухгалтер. Для координации аналитической работы могут создаваться также технико-экономические советы, в состав которых входят руководители всех отделов и служб предприятия.

Экономический анализ входит в обязанности не только работни­ков экономических служб, но и технических отделов (главного ме­ханика, энергетика, технолога, новой техники и др.). Им занимаются также цеховые службы, руководители бригад, участков и т.д. Только общими усилиями совместной работы экономистов, техников, тех­нологов, руководителей разных производственных служб, об­ладающих разносторонними знаниями по изучаемому вопросу, мож­но комплексно исследовать поставленную проблему и найти наиболее оптимальный вариант её решения.

Примерная схема распределения функций анализа хозяйственной деятельности может быть представлена следующим образом.

Производственный отдел анализирует выполнение плана выпуска продукции по объёму и ассортименту, ритмичность работы, повышение качества продукции, внедрение новой техники и тех­нологий, комплексной механизации и автоматизации производства, работу оборудования, расходование материальных ресурсов, длитель­ность технологического цикла, комплектность выпуска продукции, общий технический и организационный уровень производства.

Отдел главного механика и энергетика изучает состояние эксплуатации машин и оборудования, выполнение планов-графиков ремонта и модернизации оборудования, качество и себестоимость ремонтов, полноту использования оборудования и производственных мощностей, рациональность потребления энергоресурсов.

Отдел технического контроля анализирует качество сырья и готовой продукции, брак и потери от брака, рекламации покупателей, мероприятия по сокращению брака, повышению качества продукции, соблюдению технологической дисциплины и т.д.

Отдел снабжения контролирует своевременность и качество материально-технического обеспечения производства, выполнение плана поставок по объёму, номенклатуре, срокам, качеству, состояние и сохранность складских запасов, соблюдение норм отпуска мате­риалов, транспортно-заготовительные расходы.

Отдел сбыта изучает выполнение договорных обязательств и планов поставок продукции потребителям по объёму, качеству, срокам, номенклатуре, состояние складских запасов и сохранность готовой продукции.

Отдел труда и заработной платы анализирует уровень организации труда, выполнение плана мероприятий по повышению его уровня, обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами по категориям и профессиям, уровень производительности труда, ис­пользование фонда рабочего времени и фонда зарплаты.

Отдел бухгалтерского учёта и отчётности (бухгалтерия) анализирует выполнение сметы затрат на производство, себестои­мость продукции, выполнение плана прибыли и её использование, финансовое состояние, платёжеспособность предприятия и т.п.

Планово-экономический отдел или отдел экономического анализа осуществляет составление плана аналитической работы и контроль за его выполнением, методическое обеспечение анализа, организует и обобщает результаты анализа хозяйственной деятель­ности предприятия и его структурных подразделений, разрабатывает мероприятия по итогам анализа.

Такая совместная работа по проведению АФХД позволяет обеспе­чить его комплексность и главное более квалифицированно, глуб­же изучить хозяйственную деятельность, её результаты, полнее выя­вить неиспользованные резервы.

Периодически анализ экономики предприятия проводится вы­шестоящими органами управления. Специалисты этих органов могут изучать отдельные вопросы или проводить комплексный ана­лиз хозяйственной деятельности предприятия. По результатам это­го анализа органы управления могут в некоторой степени изме­нять экономические условия деятельности предприятия.

Вневедомственный АФХД выполняется статистическими, финан­совыми органами, налоговыми инспекциями, аудиторскими фирма­ми, банками, инвесторами, научно-исследовательскими институтами и т.д. Статистические органы, например, обобщают и анализируют статистическую отчётность и результаты представляют в соответст­вующие министерства и ведомства для практического использования. Налоговые инспекции анализируют выполнение предприятиями планов по прибыли, по отчислению налогов в государственный бюд­жет, ведут контроль за рациональным использованием материальных и финансовых ресурсов. Банки и другие инвесторы изучают финан­совое положение предприятия, его платёжеспособность, кредито­способность, эффективность использования кредитов и др.

Предприятия могут пользоваться также услугами специалистов аудиторских и консультационных фирм.

Использование всех форм внутрихозяйственного, ведомственно­го, вневедомственного и общественного контроля и анализа создаёт возможности для всестороннего изучения хозяйственной деятель­ности предприятия и наиболее полного поиска резервов повышения эффективности производства.

Проанализировав структуру и процесс управления, вскрыв все их плюсы и минусы, можно выявить организационные резервы и на этой основе спроектировать такую комбинацию факторов работы (организация, методы, техника управле­ния), которая обеспечит наилучший результат технико-эко­номической деятельности предприятия.

Технологическая сторона анализа и диагностики финан­сово-хозяйственной деятельности включает организацию информационной системы, документирование и документо­оборот, процедуры анализа.

Следует отличать процедуру от операции. Если процеду­ра - это чётко установленная последовательность действий, то операция - конкретное действие, элементарное или наи­более простое с точки зрения данного органа управления. Например, подготовка этапа анализа - это процедура, а исполнение этапа - операция. Система аналитических опе­раций складывается в определённую процедуру.

Материалы анализа системы управления оформляются в виде сводных аналитических таблиц, графиков, записок, аналити­ческих справок, отчётов, заключений, обзоров по соответству­ющим разделам, приведённым выше, и являются исходными данными для планирования, проектирования и прогнозирова­ния финансово-хозяйственной деятельности предприятия.