Определение направлений достижения намеченной цели (разработка стратегии и тактики)
В зависимости от того, какие результаты должны быть достигнуты, конечная цель может быть разбита на несколько задач. Назначение этой процедуры планирования — составление набора различных вариантоввыполнения поставленных задач. Для того чтобы составить набор вариантов, необходимо проанализировать:
Q фактические и ожидаемые ресурсы команды;
Q реальные социально-экономические условия и конъюнктуру;
Q поведение внешних партнеров и руководящих органов;
Q уровень подготовки членов команды.
Затем из всех существующих вариантов выбирается один-два рациональных варианта, удовлетворяющие следующим требованиям:
□ достаточные собственные ресурсы команды;
Q достаточная реальность выполнения в планируемые сроки (на уровне прогнозируемого развития внешней и внутренней ситуации);
Q допустимый уровень потерь при выполнении выбранного варианта действии (оценка рисков).
Выбранные варианты действий и составят основу стратегии достижения поставленной цели.
ПРИМЕР
Задачи:
• подготовить и провести методический тренинг-семинар;
• разработать и издать необходимые методические материалы и пособия. Варианты выполнения задач:
• оплатить методические материалы и обучение одного члена команды в организации, владеющей новой технологией;
• заключить договор с организацией, владеющей новой технологией, на реализацию поставленных задач;
• разработать проект реализации поставленных задач и получить финансирование в вышестоящих органах или грант у отечественных или международных фондов.
Выбор основного направления действий производится на основе оценки соотношения «важность (срочность) решения задач — допустимый уровень затрат и рисков».
Составление долгосрочного плана
Стратегический план составляется на обозримый период времени, от трех до пяти лет.
В современных условиях целесообразно опираться на трехлетние планы и набор жизненно важных стратегических целей на пятилетку. Составление 5-летних планов развития целесообразно в установившихся рыночных условиях после того, как экономика страны вышла на стабильный уровень развития.
Стратегический план должен содержать следующие сведения:
□ набор стратегических жизненно важных целей по различным направлениям деятельности команды с указанием ожидаемых результатов;
Q основные пути достижения стратегических целей с указанием основных этапов промежуточных годовых результатов;
□ список членов команды, ответственных за различные этапы подготовки и реализации долгосрочного плана;
Q социальные перспективы реализации стратегического плана для всех членов команды, как основа мотивации его исполнения;
□ ресурсы и результаты работы, на которые опирается разработка стратегического плана;
Q варианты изменения стратегического плана при возникновении прогнозируемых негативных обстоятельств; Q периодическая плановая корректировка стратегического плана.
Основные рекомендации по составлению стратегического плана:
Q план не может быть исчерпывающим и изначально утвержденным на весь
период планирования, так как его разработка всегда осуществляется в
условиях частичной неопределенности;
□ важно уметь рационально сочетать точные расчеты с укрупненными или эмпирическими оценками и помнить, что основная часть затрат часто определяется не материальными ресурсами, а неформальными категориями:
• организационные ошибки членов команды;
• задержки и проволочки в работе различных структур, что приводит к изменению исходной ситуации;
• внешние и внутренние помехи;
□ необходимо сопоставлять несколько вариантов финансовой, кадровой, сбытовой стратегии. Самый рациональный из них — необязательно самый экономичный по затратам!
□ необходимо заложить определенные резервы (времени, средств и т. п.) для решения непредвиденных проблем. Под резервами понимаются также возможности подключения новых членов команды, нового сотрудничества, партнерства и другие неформальные действия, подготовленные и предусмотренные заранее. В противном случае составленный план станет памятником идеального планирования и рухнет при первом столкновении с реальностью, тем более — в российских рыночных условиях;
□ реализация любого плана, тем более стратегического, опирается на личную ответственность всех членов команды.
Для стратегического плана развития, как и для любого плана, характерна табличная форма представления:
Сфера деятельности команды | Стратегические цели (в календар. послед-ти) | Ожидаемый результат | Сроки реализации | Члены команды, ответственные исполнители | Ресурсы | Примечания (условия, ограничения, требования) |
Оперативное календарное планирование
Для оперативно-календарного планирования определяющим является годовой план работы команды,сформированный на основе ранее разработанного стратегического плана развития.
Оперативно-календарное планирование включает в себя квартальное и ежемесячное планирование.
Недельные графики работ составляются в периоды напряженной непрерывной работы, когда в силу различных обстоятельств установлены крайне сжатые сроки.
Ежедневные, еженедельные, ежемесячные графикиработ команды составляются, когда необходимо создать опережающее выполнение плановых сроков с целью формирования резервов (времени, материалов и др.), необходимых для нейтрализации ожидаемых помех.
Важно отметить, что на любом уровне планирования, в том числе и в недельных графиках, должна четко записываться форма представления результата и дата
исполнения определенной работы. В противном случае план из инструмента оперативного регулирования превращается в бюрократическую отчетность, что в работе команды недопустимо.
Планируя свою работу, члены команды должны помнить следующее: Q основная работа всегда выполняется вовремя, губят ее «мелочи» по оформлению и представлению результата в срок; Q в рыночной экономике важен результат, а не ссылки на непредусмотренные
объективные обстоятельства;
□ основное внимание — к смежникам, тем, кто не входит в состав команды, но задействован в работе.
Оперативно-календарный план команды
Этап, стадия, направление | Содержание работ | Сроки исполнения | Ответственный исполнитель | Форма представления результата | Примечание (условия ограничения) | Отметка о выполнении | |
начало | окончание | ||||||
Плановая отчетность
Любой план теряет смысл, если не установлен порядок и форма отчетности по плановым позициям.
Формы отчетности устанавливаются по взаимной договоренности и должны быть максимально упрощены. В отчетах членов команды содержится характеристика незавершенных позиций, значимый результат по которым должен быть получен в последующие календарные периоды.