После заполнения поля «Партия» в карточке складского учета указывается количество продукта и его цена (или общая стоимость). В дальнейшем цену можно изменять нажатием клавиши F5

Описанный штатный порядок ввода начальных остатков не очень удобен, когда отсутствуют данные об отдельных партиях на складе, не известна ни цена остатков, ни поставщик.

В этом случае остатки можно ввести с автоматическим формированием карточки партии. Однако такое автоматическое формирование возможно только в процессе ввода приходных накладных, поэтому придется ввести начальные остатки накладной прихода с датой, равной началу работы в системе. При этом следует иметь в виду, что на утро этой даты начальные остатки будут нулевые. Для удобства работы можно никаких других накладных с этой датой не заносить.

Рассмотрим процесс ввода начальных остатков с помощью приходной накладной более подробно. Прежде всего, нужно еще раз уточнить, какая дата начала периода ведения складского учета стоит в настройке модуля «Сырье. Материалы». Для этого выбрать папку «Настройка. Справочники» - «Дополнительная настройка» - «Настройка параметров». Дата начала периода для склада устанавливается в разделе «Общие параметры». Раздел «Карточка партии» регулирует порядок создания карточек. Для автоматического формирования параметр «Ввод карточек партии» должен иметь значение «Автоввод».

Приходные накладные формируются в пункте меню «Учет движения материалов. После входа в этот пункт на экране разворачиваются так называемые «виды движения». Они делятся на две группы – для накладных прихода, и для расходных документов. Состав видов движения и особенности работы с ними регулируются в п. «Дополнительная настройка» - «Настройка видов движения ТМЦ».

Выбираем «Закупка материалов», затем – место хранения, для которого заносятся начальные остатки. На экране разворачивается реестр приходных накладных. Создаем обычным образом новый документ. Экранная форма ввода накладной представлена на рис. 13.

Рис. 13

Форма состоит из двух окон, переход между которыми осуществляется клавишей Tab (или автоматически). Активное окно обведено рамкой синего цвета. Перемещаться между полями с помощью «мыши» можно только в пределах активного окна. Верхнее окно содержит заголовочные параметры накладной. Нижнее – список материальных ценностей.

Дату накладной нужно указать равной дате начала периода. Номер 000000. Тогда реальные приходные накладные будут иметь автоматическую нумерацию, начиная с единицы. Поле N док предназначено для того номера, который присвоен накладной поставщиком. В данном случае оно оставляется незаполненным.

Поле «Поставщик» можно заполнить двумя способами. Во-первых, в этом поле можно просто выбрать из справочника (F2) название нашего предприятия. Это имеет смысл делать, если конкретных поставщиков достаточно много, а детальных данных о том, от кого получена та или иная позиция остатков нет. Однако, ряд организаций имеют только одного поставщика продуктов. Его, если он еще не добавлен в справочник партнеров, можно здесь же добавить, и выбрать для заполнения поля «Поставщик».

Поле «Примечание» можно оставить незаполненным, можно записать текст «Начальные остатки». После нажатия клавиши Enter в последнем поле происходит автоматический переход в нижнее окно и создание новой позиции в списке материальных ценностей. Форма ввода этой позиции приведена на рис. 14.

Рис.14

Сначала из справочника выбирается группа продуктов, затем – номенклатурный номер внутри группы. Скорее всего, этот номенклатурный номер в справочнике есть, но найти его среди многочисленных позиций непросто. В этом случае можно нажать одновременно клавиши Alt-F7, и в появившемся окне набрать фрагмент наименования продукта. Программа автоматически выберет тот продукт, в наименовании которого присутствует данный фрагмент. Имеются и другие способы ускоренного поиска, напоминание о которых можно получить при нажатии на клавишу F1.

Если нужной позиции в справочнике все же не окажется, ее можно добавить. Нужно только иметь в виду, что наличие в справочнике похожих позиций, без которых можно обойтись, существенно затрудняет работу.

После заполнения поля «Номенклатурный номер» курсор попадает в поле «Партия». В этом поле нужно просто нажать клавишу Enter. Будет автоматически сформирована партия с названием «000000 накл.». В качестве поставщика партии будет указано предприятие, выбранное в заголовке накладной, а цена партии проставлена из поля «Цена поставщика» на рис. 14.

После этого указывается количество продукта в тех единицах, которые указаны в номенклатурном справочнике. Единиц может быть несколько; количество, указанное в одних единицах, может быть пересчитано в другие автоматически. Эта возможность будет рассмотрена отдельно.

Цена за единицу остатка указывается в том случае, если она известна. В противном случае ее можно оставить нулевой. Партии с нулевой ценой все равно будут израсходованы достаточно быстро, так что, если последующие накладные будут вноситься с реальными ценами, стоимостные оценки расходуемых продуктов скоро станут также реальными. Если указать цену, общая стоимость остатка будет рассчитана автоматически. Если указать стоимость, автоматически будет рассчитана цена. Цена и стоимость на складе рассчитываются автоматически.

По окончании заполнения данных об одной позиции остатков автоматически появляется окно ввода следующей позиции. Это общий принцип, реализуемый во всех модулях программы. Считается, что информации в программе много. Так что лучше при окончании пачки документов или строк документа нажать Esc, чем каждый раз нажимать F4.

Когда ввод накладной с начальными остатками закончен, для ее записи надо нажать на кнопку с изображением дискеты или клавишу F10. Сохраненную накладную можно открывать и корректировать, так что ввод начальных остатков можно делать в несколько приемов.

Если начальные остатки присутствуют не только на складе, но и на кухне, для их занесения надо сформировать вторую накладную в реестре, соответствующем этому месту хранения. Она будет иметь ту же дату и тот же номер. Только при выборе партии лучше теперь не создавать новую, а выбирать уже существующую, и указывать для нее те же цены, что и для склада продуктов.

Примерно по такой же технологической схеме вводятся реальные приходные накладные. Надо только иметь в виду, что в поле «Дата операции» указывается не та дата, которая стоит на накладной, полученной от поставщика, а именно дата поступления этой накладной на наше предприятие. Так что, если имеются накладные с той же датой, на которую были занесены начальные остатки с помощью накладной 000000, лучше занести их следующим днем.