Технология сбора, обработки и доставки письменной корреспонденции

Организация технологических процессов

Технология сбора, обработки и доставки письменной корреспонденции

Отправителями письменной корреспонденции являются организации, предприятия, учре­ждения и население. Прием писем от клиентуры в основном осуществляется тремя способами (рис.3.1.1):

а) организацией автомобильных маршрутов по выемке писем из наружных почтовых ящиков;

б) городской служебной почтой (ГСП);

в) непосредственно в отделениях связи.

Потоки исходящей письменной корреспонденции направляются в узел связи (почтамт), где осуществляется предварительная обработка и сортировка писем. После чего письма пе­редаются предприятию магистральной перевозки почты (ЦОПП, ОПП). Если узел связи имеет крупные ЦОПП или ОПП, то, как правило, ему поручаются операции сортиров­ки как транзитной, так и исходящей корреспонденции. Доставленная по магистралям стра­ны письменная корреспонденция прибывает в узловое учреждение связи, где производится ее сортировка по доставочным отделениям связи. Сюда же поступает местная корреспонденция. Письма, доставленные в отделения связи, подлежат сортировке по доставочным участкам и адресатам. Вручение писем клиентуре осуществляется почтальонами, операторами ГСП или непосредственно в отделениях связи.

Сбор и предварительная обработка письменной корреспонденции является важным зве­ном технологического процесса обработки писем. Работники почтовых предприятий должны обеспечить своевременный и правильный прием писем при полной их сохранности. Сбор писем осуществляется несколькими способами (рис.3.1.2):

а) через наружные почтовые ящики;

б) через почтовые ящики, размещенные в помещении отделения связи;

в) через операционные окна внутриОС; ,

г) операторами ГСП на предприятиях, организациях и учреждениях;

д) почтальонами.

Наиболее удобным для клиентуры является способ отправки нерегистрируемой корре­спонденции (простые письма и почтовые карточки) посредством почтовых ящиков. Однако данный способ имеет ряд качественных и технологических недостатков:

а) отрицательное влияние повышенной влажности воздуха и резкого перепада температур на состояние конверта и письменного вложения;

б) деформация писем при выгрузке из ящика в мешок (сумку);

в) деформация писем в мешке в процессе перегрузок (до трех перегрузок).

Извлеченные из почтовых ящиков письма могут иметь многочисленные дефекты, что зна­чительно усложняет последующие операции предварительной обработки и сортировки и при­водит к снижению эксплуатационной производительности почтообрабатывающего оборудования. Все это стимулирует поиск более совершенных конструкций почтового ящика и способов выгрузки из него писем .

В настоящее время разработаны два типа почтовых ящиков:

а) с упорядоченной укладкой писем без механизированного привода укладки;

б) с механизированной упорядоченной укладкой писем в пачку.

Почтовый ящик с механизированной упорядоченной укладкой писем имеет преимущество в качестве укладки писем, что позволяет снизить затраты на последующих этапах обработки в узловом предприятии. Однако расхо­ды на его изготовление и последующее техническое обслу­живание весьма велики. Поэтому предпочтение может быть отдано такой конструкции, стоимость которой не намного превышает стоимость существующих почтовых ящиков типа ЯПМК и ЯПР , то есть почто­вым ящикам, в которых отсутствует механизирован­ный привод, однако имеется конструкция, позволяющая упорядочить укладку пачки писем.

Процесс замены существующих почтовых ящиков на ящики с упорядоченной укладкой писем требует значительных капитальных вложений и внедрения новой технологии приема корреспонденции. Поэтому возможна лишь их постепенная замена, начиная в крупных город­ских узлах.

В узлах связи письма, извлеченные из почтовых ящиков и уложенные в мешки, сумки или ящики, доставляются специальным автомобильным и мото -транспортом на сортировочные предпри­ятия. Для обеспечения контрольных сроков приема письменной корреспонденции узловое предприятие организует маршруты, машинизированного сбора писем (рис. 3.1.2). Наи­более экономичным является организация кольцевых маршрутов, на которых достигается наименьший расход горюче-смазочных материалов и ускоряется сбор письменной корреспон­денции. В крупных городах создаются автомобильные маршруты ГСП.

Письменная корреспонденция, сданная отправителями непосредственно или через почта­льона в отделение связи, подвергается предварительной обработке: разбирается по катего­риям и габаритам; лицуется и укладывается в ящики или заделывается в постпакеты после штемпелевания; выделяется поврежденная корреспонденция, без знаков оплаты. После со­ставления сопроводительной документации мешки с постпакетами и ящики с отлицованными письмами автотранспортом доставляются в сортировочный узел связи.

В центрах обработки и сортировки (ЦОПП) (рис.3.1.3) мешки с исходящей письменной корреспонденцией перемещаются конвейерами или внутрипроизводственным транспортом к рабочим местам вскрытия. Здесь письма разделяются на несколько потоков в зависимости от степени их обработки на предыдущих этапах приема, то есть, выделяется нестандартная корреспонденция: крупногабаритные письма, стандартные пакеты и мелкие бандероли, которые складываются в ящики и по конвейеру передаются к местам ручной обработки. Стандартная корреспон­денция может поступать россыпью или разобранная в пачки. Россыпь подвергается предва­рительной обработке на машинах разборки писем или вручную. В результате пачки писем направляются на лицовку и штемпелевание.

Лицовка и штемпелевание писем, как правило, осуществляется посредством лицовочно-штемпелевальных машин. В сортировочных предприятиях с относительно небольшими объ­емами исходящей письменной корреспонденции лицовка писем производится вручную. Руч­ная лицовка части корреспонденции организуется также на крупных почтамтах в периоды резкого роста нагрузки. В двух последних случаях предполагается использование штемпе­левальных машин и устройств для ускорения процесса нанесения календарного штемпеля. Письма, на которых отсутствуют лицовочные реквизиты (кодовый штамп или марка), на­правляются на ручную обработку. На этапе лицовки целесообразно выделять письма без почтового индекса, что значительно повышает эффективность машинной сортировки. Пись­ма, поступившие на предприятие в ящиках, минуют операцию предварительной обработки и непосредственно в ящиках доставляются на этап лицовки и штемпелевания. Подобранные под адрес пачки писем направляются на сортировку.

Исходящая письменная корреспонденция сортируется в два этапа, которые получили на­именование общей и детальной сортировки. Общая сортировка осуществляется по областям, областным центрам и крупным городам. Это значительная часть (до 60 %) корреспонденции последующей сортировке не подлежит и поэтому отсортированные пачки писем заделывают­ся в постпакеты для дальнейшей отправки по назначению. Постпакет представляет собой пачку писем (не более восьми), обвязанную шпагатом или другим упаковочным материалом. На каждый постпакет оформляется сопроводительный ярлык, размещающийся на лицевой стороне постпакета под упаковочной нитью.

Постпакеты поступают на участок сортировки. Сортировка постпакетов производится в мешки, в каждый из которых попадают пачки писем следующих по одному из выбранных маршрутов наземного транспорта, при условии соблюдения контрольных сроков обработки почты. Мешки заделываются (при массе равной или более 5 кг), передаются в пункт обмена с внешним транспортом. Одновременно оформляются сопроводительные накладные.

Обработанная в сортировочном узле входящая письменная корреспонденция средствами автотранспорта развозится по доставочным предприятиям связи (рис.3.1.4). После вскрытия мешков (ящиков) и сличения с сопроводительными документами письма поступают на сор­тировку. Сюда же направляется местная корреспонденция, собранная на территории данного предприятия и доставляемая адресатам, находящимся в зоне обслуживания того же предпри­ятия. Сортировка входящей корреспонденции осуществляется: по доставочным участкам; опорным пунктам ГСП; абонементным шкафам; по рабочим шкафам операторов, производя­щим выдачу корреспонденции адресатам.

Основная масса писем доставляется адресатам почтальонами через личные абонентские ящики, находящиеся по месту жительства адресата, или через пункты обмена корреспонден­ции (экспедиции, канцелярии) на предприятиях, организациях, учреждениях. Для удобства получателей на доставочном предприятии связи имеются абонементные ящики, оборудованные индивидуальными внутренними знаками. Они арендуются на определенный срок клиентом для получения поступающих на его имя почтовых отправлений. Через опера­ционные окна выдается корреспонденция «До востребования», крупногабаритные письма и пакеты, заказные письма и бандероли. На корреспонденцию, вручаемую адресату в доставоч­ном предприятии, оформляется и доставляется адресату извещение о получении почтового отправления.