Работа с конфиденциальными документами

Документы, содержащие ценную информацию, входят в состав информационных ресурсов организации,которые могут быть:

- открытыми (доступными для работы персонала без специального разрешения);

- ограниченными для доступа к ним персонала (отнесенными к одному из видов тайны – государственной или негосударственной).

В соответствии с Законом Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 10) документированная информация с ограниченным доступом по условиям ее правового режима подразделяется на информацию, отнесенную к государственной тайне, и конфиденциальную. Соответственно на документах, содержа­щих такую информацию, будут проставлены грифы, определяющие степень ограничения доступа к информации. Порядок проставления и снятия грифов, а также порядок работы с этими документами исполни­телей и технология выполнения делопроизводственных операций с та­кими документами работниками служб ДОУ или специальных подраз­делений оговорены в соответствующих нормативно-правовых актах.

Государственная тайна- это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведыва­тельной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Россий­ской Федерации. Установлено три степени секретности сведений, состав­ляющих государственную тайну:

- «Особой важности»,

- «Совершенно сек­ретно»,

- «Секретно».

Использование данных грифов для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не разрешается, а соб­ственник информационных ресурсов, содержащих сведения, отнесенные к государственной тайне, вправе распоряжаться этой собственностью только с разрешения соответствующих органов государственной власти. Организацией работы, в том числе и выполнением делопроизводствен­ных операций, с документами, имеющими грифы секретности, занима­ются специализированные подразделения учреждений, организаций, предприятий (например, режимно-секретное подразделение).

Грифы ограничения доступа к документу обычно проставляются на верхнем поле документа в правом верхнем углу. В состав грифа огра­ничения доступа обычно входят:

- указание вида ограничения, которое приводится без кавычек, напри­мер: Для служебного пользования;

- номер экземпляра данного документа, например: Экз. № 3.

Грифы ограничения доступа можно дополнять и другими данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к той или иной степени ограничения доступа.

Работа с документами, содержащими информацию, отнесенную к государственной тайне, регламентируется следующими нормативно-правовыми актами:

- Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 - 1 «О государственной тайне»;

- «Правилами отнесения сведений, составляющих государственную тай­ну, к различным степеням секретности», утвержденными постановлени­ем Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1997 г. № 870;

- «Перечнем сведений, отнесенных к государственной тайне», утвер­жденным Указом Президента России от 30 ноября 1995 г. № 1203 (в ред. Указа от 24 января 1998 г. № 61).

Конфиденциальная информация- это документированная инфор­мация, доступ к которой также ограничивается в соответствии с зако­нодательством Российской Федерации. На документах, содержащих такую информацию, могут быть проставлены следующие грифы огра­ничения доступа:

- «Для служебного пользования» (иногда в сокращен­ном виде - «ДСП»),

- «Конфиденциально» (или с подразделением на не­сколько уровней - «Конфиденциально», «Строго конфиденциально», «Конфиденциально - особый контроль»),

- «Коммерческая тайна» и др.

Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими ра­боту с документами, имеющими грифы ограничения доступа к ним, яв­ляются:

- «Перечень сведений конфиденциального характера», утвержденный Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188;

- Положение о порядке обращения со служебной информацией огра­ниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденное постановлением Правительства Российской Фе­дерации от 3 ноября 1994 г. № 1233.

Указанное Положение определяет общий порядок работы с доку­ментами как на бумажных носителях, так и на других материальных носителях (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.), если на этих документах проставлен гриф «Для слу­жебного пользования». Положением должны руководствоваться феде­ральные органы исполнительной власти, а также подведомственные им предприятия, учреждения и организации.

Служебная информация ограниченного распространения- это несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ог­раничения на распространение которой диктуются служебной необхо­димостью и которая без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению. В Положении приведен перечень сведений, которые не могут быть отнесены к служебной информации ограничен­ного распространения. Это:

- акты законодательства, устанавливающие правовой статус государ­ственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

- сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологичес­кая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая инфор­мация, необходимая для обеспечения безопасного существования на­селенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производ­ственных объектов;

- описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;

- порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

- решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренных в установленном порядке;

- сведения об исполнении бюджета и использовании других государ­ственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения; документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архи­вов, информационных системах организаций, необходимые для реали­зации прав, свобод и обязанностей граждан.

Руководитель организации определяет категории должностных лиц, упол­номоченных относить служебную информацию к разряду ограничен­ного распространений, порядок ее передачи другим органам и органи­зациям, а также порядок снятия грифа.

Гриф «Для служебного пользования» и номер экземпляра документа проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопро­водительного письма к таким документам. Такие документы печатаются централизованно. На обороте последнего листа документа оператор дол­жен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполни­теля, свою фамилию и дату печатания документа. Черновики и вариан­ты, а также отпечатанные и подписанные документы передаются работ­нику или в службу ДОУ для учета и регистрации. Как правило, именно служба ДОУ ведет делопроизводство по документам с данным грифом, хотя осуществляется это отдельно от несекретной документации.

При регистрации таких документов используются принятые в орга­низации учетные формы, в которых также отмечается факт уничтоже­ния черновиков и вариантов. В состав регистрационного номера до­бавляется пометка «ДСП». При работе с данными документами уста­новлены следующие требования:

- документы передаются работникам подразделений под расписку в учетных формах, а передача документа от одного работника к другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя;

- документы пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

- документы размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя, учет размноженных до­кументов проводится поэкземплярно;

- исполненные документы группируются в дела в соответствии с но­менклатурой дел для несекретного делопроизводства, но на таких де­лах проставляется пометка «ДСП»;

- документы и дела хранятся в надежно запираемых и опечатывае­мых шкафах (ящиках, хранилищах);

- документы и дела уничтожаются в установленном порядке по акту о выделении документов и дел, утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности, с обязательной отметкой также и в учетных формах.

Кроме того, не реже одного раза в год комиссии, назначаемые при­казом руководителя, проводят проверку наличия документов, дел и из­даний с грифом «Для служебного пользования», по результатам работы которой составляется акт. Если обнаружится утрата либо разглашение информации, то об этом ставится в известность руководитель органи­зации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. На утраченные документы составляется акт, на осно­вании которого делаются отметки в учетных формах. В учетных фор­мах также делаются отметки и в случае снятия грифа, о чем должны быть проинформированы и адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

За разглашение служебной информации ограниченного распростра­нения, за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий или работник органи­зации может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмот­ренной законодательством ответственности.

На основании указанных выше нормативных актов организации раз­рабатывают инструкции по ведению делопроизводства по документам, содержащим информацию ограниченного распространения, в которых детализируются типовые приемы работы.

Работа с документами, имеющими другие грифы ограничения дос­тупа, например, «Коммерческая тайна», регламентируется действующим законодательством:

- ст. 139 Гражданского кодекса Российской Федерации, согласно ко­торой информация составляет коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу ее неизвестности третьим лицам; к ней нет доступа на законном основании; обладатель информации принимает меры к охране ее кон­фиденциальности;

- Федеральным законом от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

Указанным Законом (ст. 2) определены основные понятия, используе­мые в нем — «коммерческая тайна», «информация, составляющая ком­мерческую тайну», «режим коммерческой тайны», «обладатель инфор­мации, составляющий коммерческую тайну» и др. Законом также пре­дусмотрен перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну (ст. 5). В частности, не может быть установлен режим коммерче­ской тайны в отношении сведений, содержащихся в учредительных до­кументах юридического лица; о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, о наличии свободных рабочих мест и др.

Закон уделяет много внимания мерам охраны, которые необходимо принимать в целях сохранения коммерческой тайны. С этой целью в закон введено понятие «режим коммерческой тайны», под которым под­разумеваются правовые, организационные, технические и иные, при­меняемые обладателем информации, составляющей коммерческую тай­ну, меры по охране ее конфиденциальности. Предусмотренный ст. 10 Закона порядок охраны конфиденциальности информации указывает на необходимость осуществления следующих мер:

- определения перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

- ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

- учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей ком­мерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предо­ставлена или передана;

- регулирование отношений по использованию информации, состав­ляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых дого­воров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;

- нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерчес­кая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридичес­ких лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуаль­ных предпринимателей - фамилия, имя, отчество гражданина и его место жительства).

Только при условии осуществления перечисленных выше мер кон­фиденциальная информация является коммерческой тайной и права ее обладателя по ее использованию защищаются в соответствии с законо­дательством. При наличии конфиденциальной информации и соответ­ственно документов, имеющих гриф «Коммерческая тайна», необходи­мо издать нормативный документ (положение или инструкцию), где бы был подробно освещен порядок работы в данной организации.

Однако типового положения (или типовой инструкции) о порядке обращения с документами, содержащими конфиденциальную инфор­мацию, отнесенную к коммерческой к тайне, пока не разработано. Орга­низации различных форм собственности, учитывая опыт работы с до­кументами, на которых проставлены другие грифы ограничения досту­па, разрабатывают конкретные инструкции о порядке обращения с документами с грифом «Коммерческая тайна».

Документы, содержащие сведения, которые составляют не государ­ственную тайну (служебную, коммерческую, банковскую и т.д.) или содержат персональные данные, именуются конфиденциальными.

Термин «конфиденциальность» является синонимом термина «секретность» и используется исключительно для обозначения ин­формационных ресурсов ограниченного доступа, не отнесенных к государственной тайне.

Конфиденциальностьотражает ограничение, которое накладывает собственник информации на доступ к ней других лиц в соответствии с законом.

Под конфиденциальным документомпонимается оформленный носитель информации, содержащий сведения, которые относятся к негосударственной тайне и составляют интеллектуальную собствен­ность юридического или физического лица. Обязательным признаком конфиденциального документа является наличие в нем информации, подлежащей защите.

К конфиденциальным документам относятся следующие:

- в государственных организациях — документы, проекты документов и сопутствующие материалы, относимые к служебной информации ограниченного распространения, содержащие сведения, отнесенные к служебной тайне, имеющие рабочий характер и не подлежащие опубликованию в открытой печати;

- в коммерческих и негосударственных организациях — документы, содержащие сведения, которые их собственник или владелец в соответствии с законодательством имеет право отнести к коммерческой тайне, тайне организации, тайне мастерства и технологий;

- независимо от принадлежности организации — документы и базы данных, фиксирующие любые персональные (личные) данные о гражданах, а также содержащие профессиональную тайну, технические и технологические новшества (до их патентования), тайну предприятий связи, сферы обслуживания и т.д.

Конфиденциальность документов всегда имеет значительный разброс по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала организации. Период конфиденциальности документов определяют перечни конфиденциальных сведений организации, составленные исходя из специфики деятельности и утвержденные руководителем организации.

Литература

Основная учебная литература

1. Басаков М.И.Делопроизводство [Документационное обеспече­ние управления]: Учебник /М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. — Изд. 4-е, испр. и доп. — Ростов н/Д: Феникс, 2006.

2. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.Ф. Делопроизводство: Учебник / Под ред. проф. Т.В.Кузнецовой.- 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006.

3. Раздорожный А.Л. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. — М.: ИНФРА-М, 2007.

4. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. сред. проф. образования - М.: Издательский центр «Академия», 2005.

Дополнительная учебная литература

1. Басаков М.И. Приказ и деловое письмо (Требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003): Практическое пособие. – Ростов н/Д: Феникс, 2006.

2. Ватолина М.В. Организация работы с документами: Учебник. – Ростов-на-Дону: Изд-во «Феникс», 2004.

3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп./В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудрявцева.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006.

4. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2006.

5. Новикова М.М. Документационное обеспечение управления: учебный курс. – М.: «Ось-89», 2006.