Лабораторная работа №3 Работа с документами. Основные принципы работы с электронными документами
1. Все документы хранятся в едином хранилище системы.
2. Доступ пользователей к документам осуществляется с помощью ссылок, размещенных в папках проводника системы.
3. Контроль доступа к документам регулируется на уровне каждого документа с помощью назначения прав доступа к нему.
4. Все действия над документом протоколируются и записываются в историю работы с документом, которую можно посмотреть в любой момент времени.
5. Все документы, созданные в системе, можно найти с помощью поиска. Поиск возможен по всем полям карточки и по тексту документа.
6. На время отсутствия сотрудника ему может быть назначен замещающий, который получает права замещаемого сотрудника на документы, папки, задачи и задания. Замещающий получает также доступ к папкам «Входящие» и «Исходящие» замещаемого и выполняет все его функции в системе электронного документооборота.
Создание нового документа:
Создать документ в системе DIRECTUM можно следующими способами: создать документ из шаблона;
создать документ из файла; создание документа со сканера;
отправить документ из Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook, Microsoft Project, OpenOffice.org;
переслать документ из проводника Windows; перетащить документ в окно проводника системы.
Создание документа из шаблона
Наиболее часто используемый способ создания новых документов - создание их на основе готовых шаблонов, например, шаблонов приказов или служебных записок. Создание документа:
• главное меню Фаш/Создать/Создатъ документ из шаблона;
• контекстное меню Создать документ из шаблона;
• кнопка на панели инструментов;
• клавиши <Ctrl>+<N>.
При создании документа открывается окно задания параметров документа, содержащее следующие поля:
| Примечание. Обязательные поля в карточке обозначаются символом «*» в начале названия поля. Если имеются незаполненные обязательные поля, то при сохранении карточки будет выдано предупреждающее сообщение. Сохранить можно только утвержденную карточку электронного документа. |
• *Вид электронного документа, например: приказы, служебные записки, исходящие письма. Вид документа используется для, автоматического формирования наименования, задания права подписи (каждый пользователь имеет право подписывать только документы определенного вида).
Виды электронных документов необходимы для:
a. определения типов карточек, которые могут быть использованы;
b. ограничения доступных шаблонов;
c. задания прав подписи с помощью утверждающей ЭЦП;
d. удобства поиска документов;
e. автоматического формирования наименования документов;
f. задания стадии жизненного цикла.
• *Тип карточки, которую будет иметь создаваемый документ. Как правило, для каждого вида документа существует только один тип карточки. Поэтому при выборе вида электронного документа данное поле заполнится автоматически и его можно не изменять.
Выделение типов карточек электронных документов необходимо для:
a. автонумерации документов: для каждого типа карточки можно настроить свою нумерацию;
b. определения специальных правил формирования наименования документов;
c. использования «специфичных» реквизитов (каждый тип карточек имеет свой набор полей);
d. задания правил по работе с документом (например, какие права доступа назначать).
• *Шаблон, на основании которого новый документ будет создан. Для каждого вида документа могут существовать специально созданные для него шаблоны, либо можно будет выбрать любой из шаблонов, имеющихся в системе.
• *Выполнитъ преобразование. Признак необходимости выполнить преобразование документа при создании документа. При работе с текстами документа (экспорт, импорт, создание, копирование, создание версии) существует возможность автоматически выполнять преобразование из одного формата в другой (например, из DOC в PDF). При этом можно указать параметры безопасности документов на выходе, а также настроить связанный с преобразованием профиль принтера. Возможные значения: «Нет», «В Portable Document Format (PDF)». Поле доступно только при установке службы перевода в PDF.
• *Приложение-редактор, которое будет использоваться для работы с текстом документа. Если поле *Шаблон заполнено, то автоматически заполняется тем приложением, в котором был создан шаблон.
• Сохранить в. Папка в системе DIRECTUM, в которую будет помещена ссылка на документ. Если в текущую папку вставить ссылку на создаваемый документ нельзя, например, в случае, если документ создается не в папке для документов или у пользователя отсутствуют права на изменение папки, в которой создается документ, то по умолчанию будет предложена папка, в которую была успешно вставлена ссылка при прошлом создании электронного документа. Если папка не задана, то электронный документ создается в системе DIRECTUM без автоматического размещения ссылки на него в какую-либо папку. Найти такой документ можно будет только с помощью функции поиска.
Кроме указанных полей в окне есть галочка:
• Открыть документ. Если галочка установлена в этом поле, то после заполнения и сохранения карточки документ будет открыт, иначе он просто сохранится в хранилище DIRECTUM.
После заполнения всех полей нужно будет нажать кнопку ОК и заполнить в открывшейся карточке все обязательные поля.
Действия с данными в режиме карточки
Все действия по изменению записи выполняются из ее карточки, которая открывается при изменении, копировании, добавлении и просмотре записи. Для каждого объекта системы DIRECTUM карточка имеет свой вид, однако существует ряд общих для всех карточек элементов.
Например, карточка документа, соответствующая типу договорные документы имеет вид:
Строка состояния
Строка состояния располагается в самом низу карточки и содержит следующие сведения:
• идентификатор записи (ИД) - уникальный числовой код записи в системе;
• контекст - может быть либо «Просмотр», либо «Добавление», либо «Изменение».
| Примечание. Обязательные поля в карточке обозначаются символом «*» в начале названия поля. Если имеются незаполненные обязательные поля, то при сохранении карточки будет выдано предупреждающее сообщение. Сохранить можно только утвержденную карточку электронного документа. |
Поля
Системой DIRECTUM поддерживается несколько типов полей карточки, каждый из которых имеет свои особенности при вводе:
• Число. Допускается ввод знаков «+», «-», «.» и цифр. Ввод любых других символов игнорируется, и значение поля при этом не изменяется. Чтобы поставить десятичную точку можно воспользоваться как клавишей <.>, так и клавишей <Space> (пробел).
• Строка. Значение поля этого типа может содержать любые символы, которые можно ввести с клавиатуры. Каждая строка имеет ограничение по длине ввода, которая, однако, может быть больше длины поля ввода в карточке.
• Дата. Данные в поле типа «Дата» вводятся в формате ДД.ММ.ГГГГ например, 01.01.2007, т. е. первое января 2007 года). Значения в него могут вводиться с клавиатуры или задаваться с помощью встроенного календаря, который вызывается нажатием кнопки , или нажатием <А1(>+<стрелка вниз>, или <F4>. При вводе с клавиатуры разделитель между частями даты (день, месяц, год) устанавливается теми же способами, что и переход к дробной части числа. Если дата введена неправильно, то на экране появится календарь, и значение даты можно будет выбрать из него. Текущую дату можно ввести, нажав клавиши <С1г1> + <:>(<Ж>). Текущий год ставится автоматически, т. е. можно ввести только день и месяц, причем без ведущих нулей - год
подставится автоматически.
• Справочник. Данные в этот тип поля вводятся путем выбора значения из справочника. У данных полей справа имеется кнопка . При нажатии на эту кнопку, или при нажатии на клавиши <Аи>+<стрелка вниз>, или <F4> открывается окно соответствующего справочника в режиме выбора, в котором нужно будет выбрать нужную запись. Выбор производится двойным щелчком
мыши на нужной записи, либо нажатием клавиши <Enter>, либо через пункт Выбор контекстного меню.
Отличить режим выбора от режима списка можно по наличию в заголовке окна справочника слова «Выбор».
Для ускорения поиска по справочнику можно в поле типа «Справочник» ввести часть искомого значения и нажать клавишу <Enter>. Если введенной подстроке будет соответствовать только одна запись, то она и будет выбрана. Если записей, содержащих введенную подстроку, будет несколько, то откроется окно справочника, содержащее эти записи. Таким образом, можно существенно ускорить выбор записей из справочника.
| Примечание. При заполнении поля типа «Справочник» всегда рекомендуется предварительно набирать известную часть записи, это не только ускорит ввод, но и существенно снизит нагрузку на сеть. |
Если в поле типа «Справочник» уже выбрана какая-то запись, то ее карточку можно открыть, нажав клавиши <Ctrl>+<F4>.
Для выбора в поле типа «Справочник» можно использовать только утвержденные записи. • Признак. Значение нужно выбрать из предлагаемого (как правило, небольшого) списка значений, добавлять или изменять состав которого нельзя. Для выбора значения поля нужно нажать на кнопку , или <А11>+<стрелка вниз>, или <F4>.
Создание документа из файла
Создать документ из файла в системе DIRECTUM можно следующими способами:
• главное меню Файл/Создать/Создать документ из файла;
• контекстное меню Создать документ из файла;
• на панели инструментов для кнопки вызвать встроенное меню и выбрать пункт Создать документ из файла;
• клавиши <Ctrl>+<W>.
Открывающееся окно будет аналогично окну создания документа из шаблона, но дополнительно к описанным выше параметрам будут запрошены: Приложение-редактор, Имя Файла, Удалить файл на диске.
| Примечание. Если, не заполняя поле Приложение-редактор, выбрать файл в поле Имя Файла, то система проанализирует расширение файла, и, если такое расширение ей известно, автоматически заполнит поле Приложение-редактор. Если же сначала заполнить поле Приложение-редактор, то при выборе файлов для поля Имя Файла, можно будет выбрать только файлы формата, связанного с выбранным приложением-редактором. |