Информационные технологии в бухгалтерском учете

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ОБЛАСТИ

БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Особенности автоматизации бухгалтерского учета

Едва ли не первыми объектами автоматизации в управлении предприятиями стали задачи бухгалтерского учета. В подразделениях бухгалтерского учета документооборот более формализован и унифицирован по процедурам и методикам обработки и составления документов по сравнению с другими службами аппарата управления. Поэтому ведение бухгалтерского учета с применением компьютера в настоящее время стало нормой работы на многих предприятиях. Использование в работе бухгалтерской программы дает широкие возможности для автоматического отражения любых документов и хозяйственных операций в бухгалтерском учете посредством бухгалтерских проводок, а также исключения арифметических ошибок. На компьютере легко формируются все первичные и отчетные документы.

Вместе с тем построение автоматизированных информационных систем (АИС) по бухгалтерскому учету все же представляет собой довольно сложную исследовательскую и проектную работу. Бухгалтерский сектор имеет определенную специфику. В содержательном плане бухгалтерская информация отображает большую часть процессов материального и финансового учета любого предприятия. Она фактически отражает хозяйственное состояние предприятия. Бухгалтерская информация характеризуется широкой номенклатурой документов и показателей. Эти документы и показатели имеют довольно сложный уровень логической и арифметической взаимосвязи, как по вертикали, так и по горизонтали. Поскольку к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования по достоверности, то при проектировании и эксплуатации АИС необходимо учитывать многочисленные схемы логико-арифметической увязки показателей. Это необходимо для того, чтобы обеспечить целостность баз данных (БД), а также необходимый уровень достоверности и полноты показателей в выходных документах.

Сравнительно большой объем документов обусловливает необходимость привлечения технических средств обработки и передачи данных с расширенным объемом памяти и хорошей пропускной способностью. Каждому бухгалтеру приходится делать выбор при поиске наиболее подходящей именно для его предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета. Кажущаяся простота выбора часто оборачивается долгими поисками наиболее оптимальной и недорогой программы. Вместе с тем, с учетом технологической нагрузки на сотрудников бухгалтерии информационные технологии в бухгалтерском учете должны быть просты в освоении, эксплуатации, иметь интерфейс с высоким уровнем адаптивности. Информационная технология должна существенно облегчить работу бухгалтера, не создавать ему дополнительных трудностей, а, наоборот, снижать их.

Информационные технологии в бухгалтерском учете

Построение АИС бухгалтерского класса базируется на сравнительно широком наборе бухгалтерских программ. В настоящее время на российском рынке программных продуктов сегмент бухгалтерских программ наиболее объемный и составляет около 500 различных программ. Этот рынок непрерывно расширяется. Например, на проходившей в 2004 г. ХI выставке-конференции «Бухгалтерский учет и аудит-2004» было представлено 135 участников, 27 из которых — это фирмы, впервые представившие свои программные продукты на выставке. На рынке бухгалтерских программ работает значительный состав фирм-разработчиков, предлагающих услуги по разработке, внедрению и сопровождению пакета прикладных программ (ППП). Эти пакеты ориентированы на различные классы предприятий. Пакеты бухгалтерских программ в разной мере охватывают комплекс задач бухгалтерского учета. Вместе с тем, наибольшим спросом пользуются такие программы, которые могут быть базой для создания информационных технологий для сравнительно широкого класса предприятий и состава решаемых функциональных задач бухгалтерии. Один из таких программных пакетов - «1С: Бухгалтерия», который разработан фирмой «1C».

ППП «1С:Бухгалтерия» предназначен для учета наличия и движения средств предприятия. Он может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами системы «1С:Предприятие». ППП «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматизировать выполнение практически полного состава задач бухгалтерского учета:

•операции по банку и кассе;

•основные средства и нематериальные активы;

•материалы;

•товары и услуги, выполнение работ;

•учет производства продукции;

•учет валютных операций;

•взаиморасчеты с организациями;

•расчеты с подотчетными лицами;

•расчеты по зарплате;

•расчеты с бюджетом;

•другие разделы учета.

Охват полного состава задач сочетается с возможностями гибкого учета:

•использование нескольких планов счетов одновременно;

•многоуровневые планы счетов;

•многомерный аналитический учет;

•многоуровневый аналитический учет;

•количественный учет;

•многовалютный учет по неограниченному числу валют;

•ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий;

•ведение консолидированного учета.

ППП способен выполнять ввод, обработку, хранение и печать любых первичных документов:

•платежных поручений;

•счетов на оплату и счетов-фактур;

•приходных и расходных кассовых ордеров;

•актов, накладных, требований, доверенностей.

На технологическом уровне средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

«1С:Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации:

•отчеты по синтетическому учету:

- оборотно-сальдовая ведомость;

- шахматная ведомость;

-главная книга;

- журнал-ордер и ведомость по счету;

- анализ счета — за период и по датам;

- карточка счета;

•отчеты по аналитическому учету:

- оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета;

- журнал-ордер в разрезе объектов аналитики;

- анализ счета в разрезе объектов аналитики;

- отчет «Диаграмма», позволяющий представить бухгалтерскую

информацию в графическом виде;

•отчеты по разделам учета:

- анализ объекта аналитики по счетам;

- карточка операций по объекту аналитики;

- кассовая книга;

- книги продаж и покупок;

- отчеты по заработной плате.

При составлении отчетности программа выполняет следующие функции:

•ввод, заполнение и печать бухгалтерской, налоговой и статистической

отчетности;

•в «Ручном режиме» заполнения отчетов бухгалтер вводит основные показатели, а программа рассчитывает все итоговые и производные показатели;

•в «Автоматическом режиме» программа заполняет отчеты на основании

введенных за период хозяйственных операций;

•перед формированием отчетов специальный режим позволяет проверить

состояние учета и выявить ошибки бухгалтера, не дающие правильно составить отчетность;

•режим расшифровки позволяет получить обоснование заполненных

автоматически показателей вплоть до каждого первичного документа и хозяйственной операции;

•формы отчетности ежеквартально обновляются фирмой «1С» и бесплатно

предоставляются зарегистрированным пользователям.

В комплект поставки программы кроме основной «Типовой конфигурации» входит также «Упрощенная конфигурация». Ее применение целесообразно, если:

•на предприятии ведется достаточно простой учет и не требуется высокий уровень автоматизации ведения учета;

•предполагается существенно перестраивать структуру учета по отношению к методологии, заложенной в «Типовой конфигурации»;

•программа используется в целях освоения, а также для организации учебного процесса по обучению бухгалтерскому учету и работе с пакетом «1С:Бухгалтерия».

Гибкость и настраиваемость «1С:Бухгалтерия» проявляется в том, что это готовое решение, позволяющее вести учет без дополнительных доработок и настроек. Кроме того, пакет может быть адаптирован к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит инструментальное средство разработки и модификации программ «Конфигуратор».

Средние и крупные предприятия очень часто имеют территориально распределенную структуру — филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной сетью. В подобных условиях очень важно иметь средства работы с распределенными информационными базами, построенных с учетом принципа организации единой системы автоматизированного учета на предприятии. В этом плане ППП обеспечивает:

•ведение неограниченного количества автономно работающих информационных баз;

•полную или выборочную синхронизацию данных;

•настройку состава синхронизируемых данных;

•произвольный порядок и способ передачи изменений.

Использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.

С целью улучшения качества, адаптивности и технологичности «1С:Бухгалтерия» предусматривает набор сервисных возможностей:

•контроль корректности вводимых проводок;

•табло счетов (оперативный просмотр итогов по счетам);

•проверка возможности удаления неиспользуемых бухгалтерских счетов, объектов аналитики, документов;

•вызов компьютерного обучающего видеокурса;

•вызов правовой системы с диска информационно-технологического

сопровождения (ИТС) или «1С:Гарант. Правовая поддержка».

Следует отметить пользовательский интерфейс ППП, обеспечивающий системе хорошие эксплуатационные характеристики. Строка меню рабочего окна содержит следующие блоки команд: «Операции», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». При работе в некоторых режимах имеется еще группа команд «Действия». Она перечисляет возможные действия пользователя относительно текущего режима. Под строкой меню располагается строка пиктограмм. Посредством этих пиктограмм можно активизировать наиболее часто применяемые программы, например печать, вставку, копирование и др.

Существенный комфорт пользователя обеспечивает сервисные средства. Так, например, «Путеводитель по конфигурации» предназначен для быстрого освоения программы бухгалтером. Режим «Советы дня» подсказывают пользователю эффективные приемы работы и функциональные возможности системы. Настраиваемые панели инструментов позволят быстро получать доступ к часто используемым функциям программы. Подробная контекстная помощь позволяет бухгалтеру использовать все допустимые и возможные действия во всех режимах работы программы.

В решении задач комплексной автоматизации предприятия очень важно обеспечить взаимосвязь и взаимодействие различных программ, реализующих решение тех или иных задач в системе управления. ППП «1С:Бухгалтерия» включает готовые режимы для обмена бухгалтерской информацией с другими программами системы. Кроме того «1С:Бухгалтерия» поддерживает современные средства интеграции приложений OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:

•управлять работой других программ, используя встроенный язык, например

формировать отчеты и графики в Microsoft Excel;

•получать доступ к данным «1С:Бухгалтерия» из других программ;

•вставлять в документы и отчеты «1С:Бухгалтерия» объекты, созданные другими

программами, например помещать в первичные документы логотип фирмы;

•размещать в документах и отчетах рисунки и графики.

Развитые средства администрирования «1С:Бухгалтерия» позволяют администратору системы:

•вести список пользователей системы;

•назначать пользователям пароли на вход в систему;

•назначать пользователям права на доступ к информации, обрабатываемой

системой;

•формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов;

•просматривать список работающих пользователей;

•получать историю работы пользователей.

Для предприятий с различным составом задач и объемом совершаемых хозяйственных операций фирма «1С» предлагает разные версии программы «1С:Бухгалтерия»: однопользовательская версия; сетевая версия; версия для SQL («клиент - сервер»).

Технологический процесс создания АИС на базе ППП «1С:Бухгалтерия» состоит из подготовительного, начального и основного этапов.

На подготовительном этапе в режиме «Константы» осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных оруководстве, главном бухгалтере и др. Проводится заполнение и корректировка БД. Ведется просмотр плана счетов, просматриваются типовые проводки, самостоятельно формируются дополнительные проводки. Режим «Типовые проводки» предназначен для упрощения ввода стандартных и часто используемых операций. При вводе и создании проводок суммы этих проводок вычисляются автоматически. Корректировка плана счетов может выполняться периодически. Функция «Валюты» обеспечивает хранение курса валют. В режиме «Виды субконто» отмечаются те счета, по которым будет проводиться аналитический учет, например «Материалы», «Основные средства». Для каждого вида субконто в специальной таблице составляется список субконто с указанием цены по каждой позиции.

Далее осуществляется ввод начальных остатков по каждому счету. Для этого необходимо войти в режим «Сервис» (функция «Параметры») и установить рабочий период и дату, предшествующие текущим, а затем войти в режим «Операции» (функция «Интервал операций»). Предварительно в верхней части экрана проверяется правильность рабочего периода и даты. Проводки состоят из номера счета, его корреспонденции «00» и суммы. При этом если счет активный, в дебете записывается номер счета, а в кредите — «00», и наоборот. Контроль правильности ввода остатков осуществляется функциями «Расчет итогов» и «Оборотно-сальдовая ведомость». Если остатки введены верно, то остатки по «00» счету должны быть нулевыми, а суммы дебетовых и кредитовых оборотов равны. После ввода и проверки ввода остатков необходимо выполнить режим «Закрытие периода». При этом машина автоматически установит новый расчетный период, что необходимо проверить режимами «Установка параметров» и «Интервалы операции».

Начальный этап выполняется периодически, по мере ведения отчетного периода и заключается во вводе в машину различных бухгалтерских первичных документов. Он реализуется функцией «Журнал хозяйственных операций». В журнал последовательно вводятся следующие реквизиты: дата, дебет, кредит, сумма, краткое содержание операции. При вводе номера счета, по которому ведется субконто, вводится «Количество», а «Сумма» исчисляется автоматически на основе цены, введенной в список субконто «Цены». Функция «Документы и расчеты» предоставляет еще более универсальные и гибкие средства для ввода документов и проведения бухгалтерских расчетов. С помощью этого режима в журнал операций можно сразу ввести данные о некотором документе или расчете и связанные с ним проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам.

Основной этап базируется на режиме «Отчетность», который реализует следующие расчетно-технологические функции:

•«Расчет итогов» — выполняется перед формированием всех выходных документов, перечисленных ниже, на основании данных журнала операций, расчет итогов производится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц;

•«Сводные проводки» — ведет переброску свободных сумм с дебета одного счета

в кредит другого;

•«Шахматка» — табличное представление оборотов сумм с одного счета на другой

(сводных проводок) и оборотов по счетам;

•«Оборотно-сальдовая ведомость» — формирует по каждому счету (субсчету)

остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, остатки на начало

квартала формируются при закрытии предыдущего периода; в нижней строке

оборотно-сальдовой ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам;

•«Оборотно-сальдовая ведомость по счету» — создает оборотно-сальдовую

ведомость по каждому счету;

•«Обороты счета» (Главная книга) — формирует сальдо и обороты по дебету и кредиту счета и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал;

•«Журнал-ордер и ведомость по счету» — выводит те же данные, что и «Обороты счета», но в детализации по датам и по отдельным проводкам;

•«Карточка счета» — содержит все проводки с указанием конкретного счета, позволяет получить Кассовую книгу, выписки из банка и т.д.;

•«Анализ счета по субконто» — для каждого субконто выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности;

•«Анализ счета по датам» — по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало, обороты и остаток на конец периода с указанием корреспондирующих счетов;

•«Анализ субконто» — предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдовую ведомость по субконто;

•«Карточка субконто» — содержит все проводки по выбранному объекту аналитического учета за указанный период, включает остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции, данные выводятся в натуральном и стоимостном выражении; документ получается из списка субконто; •«Обороты между субконто» — формируются обороты между субконто одного вида и одним или несколькими субконто другого вида;

•«Отчеты по Журналу операций» — производится выборка проводок из Журнала

операций по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам;

•«Произвольные отчеты» предоставляет широкие возможности по созданию отчетов нужной формы, при необходимости бухгалтер сам может изменить форму любого отчета, а также формулы расчета, создать формат нового отчета (в комплект поставки входит набор отчетов для налоговой инспекции);

•«Закрытие периода» — обеспечивает автоматический переход к новому расчетному периоду.

Во избежание потери информации в машине в случае возникновения внештатных ситуаций рекомендуется ежедневно перезаписывать информацию на дискету или другие носители.