Выбор системы для управления проектами
Важной составной частью системы управления проектами являются инструментальные средства, с помощью которых реализуются методы СПУ и МКП, представляющие собой совокупность программных средств, направленных на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектом. Выбор типов программного обеспечения по управлению проектами в организации осуществляют в следующей последовательности:
· анализ требований пользователей;
· анализ рынка;
· выбор программного обеспечения.
В системе управления проектами можно выделить три уровня управления проектами, соответствующих определенным категориям пользователей ПО, выполняющих специфические функции.
1. Уровень высшего руководства, на котором происходит определение целей и задач предприятия, принимается решение о финансировании, оценивается приоритетность проектов.
2. Стратегический уровень, состоящий из профессионалов по управлению проектами, занимающихся планированием и контролем корпоративных проектов. Как правило, этот уровень представляется небольшим количеством людей, основная обязанность которых именно управление проектами и которые в своей работе опираются на программное обеспечение по управлению проектами. Роль подобных профессионалов является ключевой в организации, и они работают как группа поддержки по управлению проектами.
3. Уровень операций, для которого работа с программным обеспечением по управлению проектами вторична. Это ответственные за проекты на местах, менеджеры проектов, руководители групп. На уровне операций требуется инструмент по управлению и контролю за проектом, но на небольшие отрезки времени.
В табл. 16.1 представлены требования к программным средствам планирования и управления проектными работами со стороны специалистов трех вышеперечисленных уровней [76 ].
Таблица 16.1. Требования к программным средствам планирования и управления проектными работами
| Уровень высшего руководства | Стратегический уровень | Уровень операций |
| 1 .Легкость в применении 2 Возможность получать демонстрационные отчеты 3 Мощные возможности обобщения сведений 4 Средства для интеграции с данными из других программных приложений 5 Процедуры для планирования сверху-вниз | 1 Средства временного, ресурсного, стоимостного планирования, анализа рисков 2. Возможность интеграции с другими приложениями 3 Средства для свертывания данных по проекту (предоставление отчетов руководству) и углублению для планирования на более детальном уровне 4. Средства для контроля за реализацией проекта 5. Гибкость при настройке выходных форм отчетности | 1 .Простота использования 2.Легкость изучения 3 ." Прозрачность " процедур ввода данных 4.Наглядность |
К числу основных факторов, предопределяющих выбор инструментального средства для управления проектами, можно отнести следующие:
· тип задач, для которых потребуется система управления проектами;
· характер деятельности организации с точки зрения возможности и целесообразности применения проектной формы планирования и управления;
· вид деятельности, которая может планироваться в виде проектов;
· уровень детальности, до которого необходимо планировать и контролировать проекты.
Для поддержки различных управленческих задач используются различные программные средства.
1. Для укрупненного описания и анализа проекта на прединвестиционной стадии в большей степени подходит специализированное ПО анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей рентабельности проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений. Примером системы для анализа проектов является хорошо известная на российском рынке программа Project Expert фирмы PRO-INVEST-Consulting.
Необходимо отметить, что для описания плана инвестиций в Project Expert используются традиционные подходы сетевого планирования, предполагающие разбиение проекта на комплекс взаимозависимых задач и описание требуемых для их выполнения ресурсов. В Project Expert реализованы Gantt- и PERT-диаграммы.
2. Однако если управление проектами в организации не завершается обоснованием инвестиций и существует потребность в контроле за ходом реализации проекта, то необходимо переходить к использованию ПО управления проектами. Следует отметить, что Project Expert имеет возможность обмена данными с пакетами управления проектами MS Project и Time Line.
Если принципиальное решение об использовании системы для управления проектами (УП) принято, то для выбора пакета необходимо ответить на вопросы, связанные с выяснением состава функций планирования и управления, которые требуется реализовать:
· только планирование или планирование и контроль за ходом проекта;
· планирование и контроль лишь сроков выполнения работ;
· планирование и контроль финансовых вложений без детального планирования использования ресурсов;
· детальное планирование использования ресурсов;
· многопроектное управление.
Далее следует определить также требования к следующим компонентам проекта:
· к размерности проектов и детальности планирования;
· организационной структуре управления и отчетности;
· сколько проектов будет вестись одновременно и будут ли они взаимозависимыми;
· каково примерное количество задач в одном проекте;
· сколько видов ресурсов будет задействовано в одном проекте;
· как будут разделяться ресурсы между проектами.
Кроме того, на выбор пакета могут повлиять специфические требования управления в конкретной предметной области (например, специальные требования к отчетности или необходимость расчета дополнительных показателей, необходимость интеграции системы с другими приложениями или нормативными базами данных и т.п.).
Существенными являются также соображения, связанные с квалификацией персонала, который будет использовать ПО. Пакеты, обладающие большими возможностями, требуют, как правило, более высокой квалификации пользователей и дополнительного обучения. Они ориентированы на пользователей-профессионалов, т.е. специалистов, основным видом деятельности которых является администрирование проекта.
Для пользователей, использующих пакеты управления проектами лишь время от времени при необходимости спланировать небольшой комплекс работ, более важными являются простота использования и скорость получения результата.
В крупных организациях, как правило, можно найти оба типа пользователей. Задача для таких организаций состоит не в том, чтобы остановиться на каком-либо одном пакете, а в том, чтобы подобрать оптимальную комбинацию пакетов, позволяющих обмен данными.
Выбираемое средство управления проектами должно включать следующие базовые функциональные возможности.