Общение с руководством фирмы и заказчиками

"Успешные проекты отличаются от неудачных тем, что отвечают ожиданиям их заказчиков". Эту мантру должны время от времени повторять все руководители проектов, дополнив ее следующим важным условием: изо всех лиц, заинтересованных в успешном выполнении проекта, самыми главными будут руководство вашей фирмы и заказчики. Коммуникативный план должен содержать подробное изложение стратегии, целью которой является не только информирование этих заинтересованных лиц, но и активное управление их ожиданиями.

Разрабатывая коммуникативный план, руководитель проекта должен ответить на ряд вопросов, касающихся информирования руководства фирмы и заказчиков.

• Кому необходима информация и почему им необходима информация?

• Какая именно информация необходима, насколько подробной должна быть эта информация и с какой частотой она должна предоставляться?

• Если речь идет о коммуникациях с руководством фирмы и заказчиками, какой должна быть ваша цель и каким путем эта цель достигается лучше всего?

Получив ответы на эти вопросы, можно гораздо эффективнее управлять ожиданиями этих важнейших заинтересованных сторон и своевременно получать от них нужные решения.

Наилучший способ сообщить руководству фирмы и заказчикам о трудностях, возникших в ходе выполнения проекта, — просто ознакомить их с соответствующими фактами. Когда проект не укладывается в расписание проекта, его план или предусмотренный для него бюджет, руководитель проекта должен как можно быстрее сообщить об этом руководству фирмы и заказчику. Чем быстрее он это сделает, тем проще будет решить возникшую проблему. Попытка утаить "плохие новости" от руководства фирмы и заказчиков вряд ли принесет пользу проекту. Скорее произойдет обратное: загнанная вовнутрь проблема будет усугубляться и, в конечном счете, может нанести серьезный ущерб компании.

Контрольные вопросы:

1. Укажите правильное определение организации как процесса.

2. Кому принадлежит право принятия основных решений в линейно-функциональных структурах?

3. Для компаний какого уровня преимущественно используются дивизиональные организационные структуры?

4. Как называется структура предприятия, состоящая из рабочих групп?

5. Укажите определение куратора проекта, соответствующее ГОСТ Р 54869―2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом».

6. Какими важнейшими навыками должен обладать руководитель проекта?

7. В каком нормативном документе определены основные понятия проектного менеджмента и их взаимосвязь?

8. Как называется тип организационной структуры, при которой возможно перераспределение человеческих ресурсов между проектами без реорганизации существующей структуры?

9. На какой стадии нужно формировать команду проекта?

10. Для чего используется матрица задач и ответственности?

11. Как называется должностное лицо, которое руководит деятельностью всех лиц, участвующих в проекте, направляет и объединяет ее в рамках определенной области?

12. Какие документы предназначены для управления коммуникациями?

13. Каким термином обозначается оказание влияния на всех участников проекта или заинтересованных в нем сторон и выработка у них чувства ответственности за взятые на себя обязательства по проекту?

Источники:

1. Организационное проектирование: учебник / В. А. Баринов; Институт экономики и финансов "Синергия". - М. : ИНФРА-М, 2013. - 384 с.

2. Верзух, Эрик. Управление проектами: ускоренный курс по программе МВА.: Пер. с англ. – М.:ООО «И.Д. Вильямс», 2010. – 480 с.

3. Управление высокотехнологическими программами и проектами / Рассел Д. Арчибальд; Пер. с англ. Мамонтова Е.В.; Под ред. Баженова А.Д., Арефьева А.О. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Компания АйТи ; ДМК Пресс, 2010. – 464 с.

4. Смирнов Э.А. Теория организации: Учебное пособие. –М.: ИНФРА-М, 2002. – 248с.

5. Управление строительной организацией (включая АСУС): Учеб. для студ. вузов по спец. «Промышленное и гражданское строительство» /Л.И. Абрамов, В.В. Поздняков, С.Н. Петрова, Б.Ф. Ширшиков. – М.: Высш. шк.1990. – 143с.

6. Организация и управление в строительстве. Основные понятия и термины: Учеб.–справ. пособие /В.А. Афанасьев, Н.В. Варламов и др. – М.: Изд-во АСВ; СПб., СПбГАСУ. - 1998. – 316с.

7. ГОСТ Р 54869―2011 «Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом»

8. МДС 11-11.2000 Организация работы управляющего проектом (ГИПа, ГАПа) в условиях рынка. Методические рекомендации

9. СНиП 1.06.04-85 «Положение о главном инженере (главном архитекторе) проекта»