Порядок работы с протоколами совещаний, проводимых руководством вышестоящих органов и руководством управления

15.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

15.2. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

15.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), который печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали - Выступили - Постановили (Решили).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

15.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

заместители Руководителя Управления Россельхознадзора по Республике Татарстан, начальники, заместители начальников отделов Управления Россельхознадзора.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта N 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

15.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы совещаний, заседаний коллегии. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.

15.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью отдела делопроизводства.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью отдела делопроизводства.

15.7. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта N 14 или на общем бланке Управления Россельхознадзора формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово Протокол печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером N 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "дата" и "номер" протокола линейкой.

Дата и номер протокола - дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

ПРАВИЛА РАБОТЫ С ПЛАНАМИ И ОТЧЕТАМИ

16.1. Планы работы Управления и его структурных подразделений являются организующей основой их деятельности и подлежат внутреннему контролю.

16.2. Планы работы Управления и его структурных подразделений составляются на месяц, квартал и год в установленной форме (приложение № 14).

16.3. Подготовку планов работы структурных подразделений Управления осуществляют сотрудники данных подразделений по поручению их руководителей.

Планы работы Управления формируются информационно-аналитическим отделом на основе планов работы и предложений структурных подразделений Управления.

Руководители структурных подразделений Управления обеспечивают представление в информационно-аналитический отдел:

- планов работы структурных подразделений на следующий год и предложений для формирования соответствующего плана работы Управления - до 20 числа последнего месяца текущего квартала;

- планов работы структурных подразделений на следующий месяц и предложений для формирования плана работы Управления - до 20 декабря текущего года;
- планов работы структурных подразделений на следующий квартал и предложений для формирования соответствующего плана работы Управления - до 20 числа текущего месяца.

В информационно-аналитический отдел направляются оригиналы планов и предложений, а также запись этих документов в электронном виде.

Информационно-аналитический отдел формирует сводный план работы Управления на год - до 23 декабря текущего года, на квартал - до 23 числа последнего месяца текущего квартала, на следующий месяц - до 23 числа текущего месяца.

16.4. В планы работы структурных подразделений включаются мероприятия наиболее важные и значимые для Управления.

16.5. Планируемые на соответствующий календарный период мероприятия группируются по разделам:

I. Проведение работы, направленной на выполнение указов, поручений Президента РФ; постановлений Государственной Думы РФ, постановлений, распоряжений Кабинета Министров РТ, поручений Премьер-министра РТ в соответствии с поручениями руководства Управления;

II. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседаниях руководства Управления;

Ш. Разработка законопроектов, нормативных правовых актов и иных документов;

IV. Подготовка и проведение заседаний межведомственных комиссий и советов; комиссий и советов при Управлении:

V. Подготовка вопросов для рассмотрения на заседаниях Кабинета Министров РТ и его Президиума;

VI. Мероприятия по реализации постановлений, распоряжений, приказов и поручений руководителя и заместителей руководителя Управления:

VII. Организация и осуществление проверок хозяйствующих субъектов по вопросам, связанным с направлениями деятельности Управления:

VIII. Участие в комиссиях, рабочих группах, комитетах.

IX. Другие работы, связанные с исполнением возложенных на структурное подразделение функциональных обязанностей.

16.6. По вопросам, не входящим в компетенцию структурного подразделения или Управления, но требующим решения в его интересах и интересах Управления, подразделения одновременно с планом работы представляют в информационно-аналитический отдел предложения для включения мероприятий в соответствующие планы работы Управления.

Предложения должны быть четко сформулированы: (в связи, с чем возник вопрос, что необходимо для его рассмотрения, сроки решения, на рассмотрение какого коллегиального органа должен быть внесен вопрос).

16.7. Если по каким-либо причинам в планы работы структурных подразделений не вошли мероприятия, связанные с исполнением Управлением поручений, содержащихся в документах вышестоящих органов власти, то они включаются в планы работы Управления информационно-аналитическим отделом. Сроки исполнения таких мероприятий проставляются в соответствии со сроками, предусмотренными в этих документах, а ответственным исполнителем указывается структурное подразделение, на которое руководство Управления возложило их осуществление.

В планах работы Управления сроки выполнения мероприятий, предложенных структурными подразделениями, могут быть изменены руководителем Управления и его заместителем.

В этих случаях после получения утвержденных руководством Управления планов работы руководители структурных подразделений вносят соответствующие коррективы в свои планы работы.

16.8. Сформированные проекты планов работы Управления утверждаются распоряжением.

16.9. Перенос мероприятий на последующие календарные периоды, продление сроков выполнения мероприятий, вошедших в утвержденные планы работы Управления, производятся только с разрешения руководителя Управления или его заместителя.

16.10. По истечении планового календарного периода структурные подразделения представляют в информационно-аналитический отдел отчет о выполнении плановых мероприятий Управления.

16.11. При составлении отчетов необходимо выполнять следующие требования

- порядковый номер мероприятий в отчете должен соответствовать номеру в плане Управления;

- содержание мероприятий в отчете должно полностью соответствовать формулировке в плане работы Управления;

- по всем мероприятиям, по которым имеется документальное подтверждение их выполнения (частичного выполнения) указываются наименование документа, его регистрационные реквизиты и краткое содержание;

- если какие-либо мероприятия в запланированные сроки не были выполнены или выполнены частично, то указываются причины этого и виновные в их срыве, дальнейшие действия по реализации мероприятий.

16.12. Месячные отчеты предоставляются до 5 числа месяца, следующего за отчетным месяцем, квартальные отчеты - до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, отчеты за год - до 5 числа месяца, следующего за отчетным годом.

Во исполнение поручений руководства Управления информационно-аналитический отдел в оперативном порядке может запрашивать отчеты о состоянии выполнения структурными подразделениями планов работ за любые календарные периоды и планы отдельных мероприятий.

Одновременно с направлением в информационно-аналитический отдел по одному экземпляру оригиналов отчетов эти документы передаются также в электронном виде.

16.13. Своевременное поступление отчетов в информационно-аналитический отдел обеспечивается руководителями структурных подразделений.

16.14. Представленные в отдел отчеты анализируются, уточняются, обобщаются. По невыполненным или частично выполненным мероприятиям отдел готовит информацию о состоянии их выполнения с последующим направлением ее руководству Управления для рассмотрения и принятия соответствующих решений

16.15. Планы работы и отчеты об их выполнении, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются структурным подразделениям Управления для доработки на срок не более трех дней и повторного представления

17. ФОРМИРОВАНИЕ, оформление, ХРАНЕНИЕ ДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ

Составление номенклатур дел

17.1.1.Номенклатура дел — систематизированный перечень за­головков (наименований) дел, заводимых в Управлении, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном по­рядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сро­ков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения.

17.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководство­ваться Положением об Управлении Федеральной службы по ветеринарному и фитосанитарному надзору, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел
за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в
деятельности Управления, их виды, состав и содержание.

17.1.3. В Управлении составляются номенклатуры дел отделов и сводная номенклатура дел Управления.

17.1.4. Номенклатура дел управления составляется (не позднее 15 ноября текущего года) лицом, ответственным за ведение дело­производства, согласовывается с архивом, под­писывается начальником отдела и представляется в отдел кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разра­ботать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел делопроизводства.

17.1.5. Сводная номенклатура дел составляется отделом кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки на основе номенклатуры дел отделов.

17.1.6. Сводная номенклатура дел Управления подписыва­ется начальником отдела кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки, со­гласовывается с экспертной проверочной комиссией (далее — ЭПК) Главного архивного управления КМ РТ, в который документы пере­даются на постоянное хранение, и утверждается (не позднее конца текущего года) руководством Управления. Согласовывается номенклатура дел с экспертно-проверочной методической комиссией Главного архивного Управления КМ РТ не реже одного раза в пять лет, если не было коренных изменений в функциях и структу­ре Управления.

17.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземп­лярах.

Первый, утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенкла­туру дел в раздел отдела кадров и делопроизводства.

Второй экземпляр сводной номенклатуры дел используется в отделе делопроизводства в качестве рабочего.

Третий экземпляр номенклатуры дел применяется в архиве Управления.

Четвертый экземпляр передается в национальный архив РТ, с кото­рым согласовывалась номенклатура дел.

17.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточня­ется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего
календарного года.

17.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовыва­ется заново в случае коренных изменений функций и структуры Управления.

17.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел Управления являются названия отделов. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Управления.

17.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отра­жающие все документируемые участки работы Управления. Периодические издания в номенклатуру дел не включаются.

17.1.12. Номенклатура дел содержит пять граф, которые запол­няются следующим образом.

В графе «Индекс дела» номенклатуры дел проставляются ин­дексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в Управлении делопроизводст­венного индекса управления и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах управления. Индексы дел обозначают­ся арабскими цифрами. Например: 06-01-05, где 06 — делопроиз­водственный индекс отдела кадров и делопроизводства; 01 — порядковый номер отдела делопроизводства 05 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел данного управления в пределах его отдела.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые ин­дексы для однородных дел в пределах разных управлений. Для пе­реходящих дел индекс сохраняется.

В графу «Наименование дела» номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употреб­ление сокращенных слов и сокращенных наименований федераль­ных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следую­щей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название управления (автор документа); название организации, ко­торой будут адресованы или от которой будут получены докумен­ты (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой свя­зано содержание документов дела; дата (период), к которым отно­сятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, кото­рые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы по проведению конкурсов на выполнение НИОКР для нужд АПК (заявки, протоколы, справки, сметы и др.)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными кор­респондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с территориальными управлениями по вопросу над­зора за использованием объектов животного мира

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными кор­респондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка об изданиях и журналах по вопросам сельского хо­зяйства

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Минфином России по вопросам бюджетного фи­нансирования

При обозначении в заголовках дел названий административно-территориальных единиц указывается их общее видовое название, а не конкретные названия, если содержание дела касается несколь­ких однородных административно-территориальных единиц.

Например:

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с администрацией Краснодарского края по вопросам виноградарства и виноделия

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную доку­ментацию, указывается период (квартал, год) на (за) который со­ставлены планы (отчеты).

Например:

План работы коллегии Росселъхознадзора

Сводный годовой отчет Федеральной службы по ветеринарно­му и фитосанитарному надзору

Если дело будет состоять из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и под­разделов номенклатуры дел определяется степенью важности до­кументов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале распо­лагаются заголовки дел, содержащих организационно-распоряди­тельную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа «Количество дел (томов)» номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе «Сроки хранения и статьи по перечню» указываются срок хранения дела, номера статей по перечню.

В графе «Примечание» указывается название перечней доку­ментов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (на­пример, переходящее с 2005 г.), выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения веде­ния дел и др.

17.1.13. Если в течение года в Управлении возникают но­вые документированные участки работы, непредусмотренные дела дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

17.2.Формирование и оформление дел

17.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация их внутри дела. Дела формируются в отделах Управления.

17.2.2. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в десятидневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в отделах для формирования их в дела.

17.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом кадров, делопроизводства и мобилизационной подготовки.

17.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии, факсограммы, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

17.2.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида доку­ментов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации.

Все документы отчетного и информационного характера по ис­полнению акта Президента Российской Федерации или Правитель­ства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшива­ются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянно­го срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количе­ство копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник документа.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Документы коллегии Россельхознадзора группируются в два де­ла: протоколы и решения коллегии и документы к заседаниям кол­легии отдельно.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Положения, инструкции, регламенты, утвержденные распоряди­тельными документами, являются приложениями к ним и группи­руются вместе с указанными документами, утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы — отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступ­ления.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Россельхознадзора и все документы по их рассмотрению и испол­нению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возоб­новлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в пре­дыдущем году, документы включаются в дело текущего года с ука­занием индекса дела предыдущего года.

17.2.6. Дела Управления подлежат оформлению при их за­ведении и по завершении года.

Оформление дела — подготовка к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной над­писи. Оформление дел проводится гражданскими служащими со­ответствующих управлений, в обязанность которых входят заведение и формирование дел, при методической помощи и под контро­лем архива Россельхознадзора.

17.2.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или
частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела
постоянного, временного (более десяти лет) хранения и по личному
составу.

Полное оформление дела предусматривает оформление рекви­зитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку или пере­плет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

17.2.8. Обложка дела постоянного, временного (более десяти лет)
хранения и по личному составу оформляется по установленной
форме (приложение №18). На обложке дела оформляются рекви­зиты: наименование фондообразователя с указанием его подчиненности, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр де­ла.

Наименование Управления указывается полностью в име­нительном падеже с указанием официально принятого сокращен­ного наименования, которое заключается в скобки после полного наименования.

Наименование структурного подразделения — записывается название отдела в соответствии с утвержденной структурой.

Номер дела — проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел управления.

Заголовок дела — переносится из номенклатуры дел соответст­вующего управления.

Дата дела — указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную до­кументацию, а также дел, состоящих из нескольких томов, являют­ся крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) ре­гистрации (составления) самого раннего и самого позднего доку­мента, включенного в дело. Датой приложения к делу, сформиро­ванному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка распо­ложения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются простым каран­дашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нуме­руются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером — каждое вложение в кон­верте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверитель-ная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение № 19 ), в ней цифрами и прописью указываются коли­чество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с расшифровкой подписи, указани­ем должности и даты составления. Количество листов в деле про­ставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Россельхознадзора, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения про­ставляется в архиве Россельхознадзора черными чернилами только

после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, ут­вержденных ЭПК соответствующего федерального архива (до это­го он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается ме­сто для наименования федерального архива, в который будут пере­даваться дела, кодов федерального архива и Россельхознадзора по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов государст­венной власти и управления (ОКОГУ).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного хранения (более десяти лет) вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

17.2.9. Для учета документов определенных категорий постоян­ного и временного сроков хранения (более десяти лет), учет кото­рых вызывается спецификой данной документации (особо ценные,
личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов
дела (приложение № 20).

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного хранения (свыше десяти лет), если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов дела подписывается составите­лем с расшифровкой подписи, указанием должности и даты состав­ления описи. Заверенная составителем внутренняя опись докумен­тов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне ли­цевой обложки дела.

17.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре
прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с уче­том возможного свободного чтения текста всех документов. При
подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления
(булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного хранения (до десяти лет включительно) допус­кается хранить в скоросшивателях, не нужно проводить пересисте­матизацию документов в деле, нумеровать листы дела, составлять заверительные надписи.

17.3. Организация оперативного хранения документов

17.3.1. С момента заведения и до передачи в архив Россельхознадзора дела хранятся по месту их формирования.

Начальники отделов и лица, ответственные за ведение дело­производства, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела рас­полагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Но­менклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней сто­роне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклату­ре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного сроков хра­нения (более десяти лет) хранятся по месту их формирования в те­чение трех лет, а затем сдаются в архив Управления.

17.3.2. Выдача дел для работы осуществляется с разрешения руко­водителя Управления, под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются управление, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвра­щения, предусматриваются графы для расписок в получении и
приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование гражданским служа­щим отделов на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хра­нения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их пись­менных запросов с разрешения руководителя.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руково­дителя управления с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи под­линника.