Одноминутный Менеджер рабочего процесса

Я многократно давал "экспресс-интервью" по радио и телевидению, на которые обычно выделяют около пятидесяти трёх секунд времени для того, чтобы сообщить ключевые факторы достижения здоровья, богатства и счастья. Они вынудили меня ужать моё сообщение и оставить только вещи первой необходимости. Типичный вопрос звучал так: "Дэвид, какую единственную вещь мы должны делать, чтобы попасть на путь увеличения собственной продуктивности?". Вот мой ответ:

"Это не одна вещь, а пять вещей, взаимосвязанных друг с другом: Люди держат информацию в своих головах. Они не решают, что именно они должны сделать относительно своей информации, хотя и знают, что сделать что-то надо. Они не организуют напоминания о действиях и не поддерживают расположение материалов в функциональных категориях. Они не ведут и периодически не просматривают полный и объективный перечень своих обязательств. Поэтому они тратят впустую энергию и изнемогают, позволяя рулить собой самым последним или "горящим" делам, надеясь, что они делают правильный выбор из всех возможных вариантов, но никогда не чувствуют в этом уверенности".

Что я сделал? Я просто подчеркнул худшую практику для каждой из пяти стадий управления рабочим процессом (сбор, обработка, организация, обзор и выполнение). Я не могу дать интервьюеру более подробное описание этой проблемы. Вы можете по-настоящему хорошо делать работу на четырёх стадиях управления рабочим процессом, но позволить пятому ускользнуть от вас, и в результате всё управление выскользнет из под вашего контроля. Процесс управления настолько же хорош, как самое слабое звено в этой цепи.

Если это не контролировать, работа будет перетекать к квалифицированному человеку пока полностью не потопит его.

Чарльз Бойл

Когда жизнь требует от людей больше, чем они требуют от жизни — обычное дело — результатом будет озлобленность, почти столь же глубокая, как и страх перед смертью.

Том Роббинс

Большинство людей держит информацию только в своей голове, а это мешает любому начинанию. Множество людей записывает кучу вещей, но они не решают, какое должно быть следующее конкретное действие по каждому пункту. И даже когда люди фактически думают о требующихся действиях (прежде, чем это придётся делать в запарке), они не организуют напоминания так, чтобы они были замечены, когда они находятся в том ситуационном контексте, когда эти действия можно было бы выполнить. Кроме того, большинство тех людей, которые действительно составляют такие списки и получают "взрыв" продуктивности, позволяют своим системам быстро терять актуальность и становиться противоречивыми. Как следствие, без заботы о своих инструментах управления, жизнь и работа становятся опять наполненными импульсивными действиями, вместо ясно направленного выбора из множества вариантов.

"Итак, Дэвид, что же мы должны делать вместо этого?" (некоторые интервьюеры фактически дают ещё пятьдесят три секунды для ответа на этот вопрос!).

"Это комбинация из пяти этапов управления рабочим процессом", — говорю я им, — "Выкиньте всё из головы. Принимайте решения о необходимых действиях по вопросам, как только они возникнут, а не когда они уже горят. Организуйте напоминания о своих проектах и следующих конкретных действиях по ним с помощью соответствующих категорий. Поддерживайте свою систему в актуальном и полном состоянии, просматривайте её достаточно часто, чтобы доверять собственному интуитивному выбору относительно действий в любой момент времени".

Я предполагаю, что я мог бы ответить ещё проще: "Сосредоточьтесь на положительных результатах и постоянно предпринимайте следующие конкретные действия по самым важным вопросам". Но кто этого не знает? Последовательное внедрение этого принципа, включая все аспекты нашей жизни, является самой большой задачей — и не настолько простой.

Между прочим...

Просматривали ли вы в последнее время контрольный список описания собственной работы (четыре-семь ключевых областей концентрации и ответственности)?

Делали ли вы обзор пяти-десяти областей концентрации своей личной жизни (здоровье, финансы, карьера, взаимоотношения и т.д.), чтобы убедиться, что определены все необходимые проекты, и держите ли вы их все под контролем?